BIツールとは？メリットや選定方法をわかりやすく解説

BIツールには興味があるけれど、導入すべきか迷っているという企業も多いでしょう。ツールやソフトウェアの導入は、その機能をよく知った上で判断するべきです。

今回は「BIツール」のメリットや選定方法などを解説します。導入事例もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 一、BIツールとは？
2. 二、BIツールのメリットと留意点
3. 三、BIツールの選定方法
4. 四、BIツールの導入事例

1.BIツールとは？

"BI"は「Business Intelligence（ビジネスインテリジェンス）」の略語で、ERPや基幹システムに蓄積されたデータを分析して経営の意思決定に活用すること。そのBIを助けるためのツールが「BIツール」です。

企業内で蓄積されたデータを一箇所に集約 ⇒ 分析しやすいようにデータを成型 ⇒ 分析・モニタリング・レポート出力という一連の流れを可能にするのがBIツールの役目になります。

BIツールの機能

BIツールの機能は、大きく4つに分かれています。

●レポーティング

定点的に企業活動のパフォーマンスを観測し、その報告や定期的なレポートの作成に役立てることができます。
また何らかの異常が発生した場合には、事態が悪化する前に手段を講じる手がかりにもなります。

●OLAP分析

主にレポーティングで得たデータを多角的な観点から分析・検証を行います。問題点の要因を詳細に分析して、経営の意思決定に役立てることができます。

●データマイニング

蓄積したビッグデータをもとに未知の傾向を分析し、新たな知見や対策を見つけ出すことが目的です。 何らかの問題が発生した場合にも、その知見が役立ちます。

●プランニング

過去のデータをもとに、将来の売上や在庫などを予測します。主に、企業の予算編成に利用されます。

2.BIツールのメリットと留意点

●BIツールのメリット

１．データ分析やレポート作成の時間を削減できる

BIツールのレポート出力機能を使えば、Excelでレポートを作成するよりも作業時間を短縮できて効率的です。

２．データ管理がしやすい

ETLを利用して複数のシステムから抽出したデータを集約することも可能なので、データを管理しやすく見通しがよくなります。

また、膨大なデータをリアルタイムで更新・共有できるので、すばやく的確な意思決定を行うことが可能です。

●留意点

BIツールを導入して活用すれば、経営陣の意思決定に役立つだけなく、現場の作業効率もアップしてコストの削減にもつながります。

しかしながら「なぜBIツールを導入するのか」を明確にしておかなければ、ツール（＝道具）もうまく使えず無駄になってしまいます。 BIツールの導入には予算も必要です。経営陣はもちろん、現場のメンバーにも協力を仰いで検討することが重要です。

◇社内の課題を洗い出す

社内の問題点や課題を洗い出して、「何が必要なのか、どうすれば改善できるのか」を明確にしましょう。

◇BIツールについて勉強する

BIツールは各社さまざまな商品が存在しています。機能、価格などを事前にリサーチして、自社に合った商品を探しましょう。

◇BIツール導入後をイメージしておく

BIツールを導入したけれど、何から始めよう…とならないよう、データ分析やレポートをどのように活用するのかをイメージしておき、あらかじめ社内の体制を整備しておきましょう。

3.BIツールの選定方法

BIツールの種類や料金はさまざま。自社のインフラ環境や予算、BIツールの導入理由など、企業によって条件は異なりますが、いつかの選定ポイントがあります。

１．データ管理機能の有無

すでに社内にデータ管理システム（ETL、DWH）が存在しており、それを利用できる場合には、分析に特化したBIツールが割安です。 環境が整っていない場合は、データ管理機能が付帯しているBIツールを検討してください。

２．BIツールの導入形態

BIツールの導入形態は大きく3つに分かれています。

・クラウド

クラウドはオンライン上で作業するのでインストールの必要がなく、手軽に始められるメリットがあります。

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・デスクトップ

BIツールを使用するすべての端末へのインストールが必要ですが、オフラインで作業ができるため少人数で始めるのに適しています。

・オンプレミス

自社にサーバーなどのインフラ環境を整備してシステムを運用している場合は、そのサーバーにインストールすれば始められます。
ただし、導入やメンテナンスのコストが高めの傾向にあります。

３．導入コスト

BIツールの導入コストは、データ管理機能の有無や、導入形態によって変動します。 もしも予算をオーバーする場合には、以下のことを再考してみましょう。

・データ管理機能を他のツールで補えないか
・導入形態をクラウドやデスクトップにできないか
・アカウント数を減らせないか　など

自社が求めるBIツールを選定して活用することが重要。まずはあせらずに必要最低限の機能から始めて、徐々に規模を拡大していくのも1つの方法です。

4：BIツールの導入事例

実際にBIツールを導入して成果を上げた事例をいくつかご紹介します。

●業種：保険

◇導入前の課題：データ分析や、レポート作成に時間がかかる

Excelで月次レポートを作成していたが、その作業工数に10人日も要している上、属人化していた。 またデータ分析も非効率な方法で毎回行っていたため、時間がかかっていた。

◇成果 10人日かかっていた月次レポートは、1人時で完了するようになった。 データ分析もスムーズになり、活用頻度が格段に増えた。

●業種：不動産

◇導入前の課題：蓄積データを活用できていない膨大な蓄積データを集約して分析する仕組みがなく、目的のデータを検索するのに時間もかかっていた。

◇成果複数データをもとにした横断的な分析結果をタイムリーに確認できるようになった。

まとめ

「情報」は企業にとって貴重な資産です。自社に眠っている蓄積データがあるなら、この機会にBIツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。