【PDF 校正】PDF文書に修正コメントを書き込むには？

まずPDFelement を起動し、校正するPDF文書を開いてください。そして、画面上部のメニューから「注釈」を選択しましょう。すると、PDF校正に利用できる様々な注釈ボタンが表示されます。 では、いよいよPDF校正作業を始めましょう。PDFelement による校正は、文字に対する校正と、それ以外のものに大きく分けられます。文字に対する校正は、まず対象となる文字列を選択することから始まります。画面左上にある「選択」「手のひらツール」「編集」の中から「選択」をクリックし、文字列選択のモードにしてください。そして、修正箇所をマウスでドラッグすることで選択が可能です。その後、その文字列の側にポップアップされるメニューから内容を選ぶことで修正を加えます。このメニューにはT字にアンダーラインや取り消し線が付いたようなボタンが並んでおり、それと同様の注釈が選択箇所に加えられます。

文字への校正指示には、もう一つの入力方法があります。先に、加えたい指示内容を画面上部に並んでいるT字ボタンから選択し、その後にマウスの右ボタンをクリックして指示を書き加える文字列を選択するというやり方です。どちらのやり方でも効果は同一ですから、使いやすい方を選んでください。いずれにせよ、書き込んだアンダーラインなどが何を意味するのかが相手に伝わるよう、簡単なルールを決めた上で、それを別のファイルやメールなどで分かりやすく伝えるような配慮あった方がよいでしょう。

これらの校正内容の内、使い方に注意が必要なのはTの右下に折れ線マークが付いた「キャレット」です。これは、マークの付いた箇所に、テキストによって校正のコメントを書き込む機能です。まず文字列にキャレットを打ちましょう。すると、画面の注釈のサブウィンドウにテキストの入力ボックスが開きますから、それをダブルクリックし、書き込むコメント内容を入力します。

PDFelement には、文字列ではなくページ内の任意の位置に注釈やコメントを書き込む機能もあります。上部メニューの真ん中には線や図形のアイコンが並んでおり、これらをクリックすることで描画ソフトのように線や図形を書き込むことができます。この機能を使う際には、書き込んだ図形が具体的に何を意味するのか相手に伝わるように簡単なルールを取り決めておく必要があるでしょう。他にも、「メモ」によって好きな位置にテキストによるノート注釈を書き込んだり、「スタンプ」で既定のスタンプを押すことができます。スタンプは、自分で好きなスタンプを作成するカスタム機能もあります。

PDFelement の注釈機能は便利ですから、ついつい余計なことまで書き込んでしまいそうになりますが、それでは受け取る相手にとって見にくくなってしまいかねません。見やすさと、指示内容の伝わりやすさを考え、使う機能と使い方を絞っておくことが重要です。その上で、PDFelement では「注釈」メニューの中に「注釈を非表示」ボタンが用意されているので、一時的に注釈を消去できることも覚えておくとよいでしょう。