学術・研究業界でPDF編集ソフトを活用するシーンとPDF編集方法とは？

目次：

Part 1. 学術・研究業界でPDF編集を利用するシーンとは

ビジネス以外にも、学術・研究業界でもオンライン上で文書を送受信したり保管したりする際にPDF形式のドキュメントが使用されます。文書の作成はWordなどのワープロソフトが使用されますが、ソフトが更新されたり製造中止になるとデータの閲覧や編集ができなくなってしまう恐れがあります。そのため、完成した文書は必ずPDFの形で保管されます。学術・研究業界では論文の投稿や学会予稿集、特許の出願などの際に弁理士と文書を受け渡しする際にPDFドキュメントが利用されています。

大学などで学生が学会発表の予稿集や論文を提出する場合には、学生が作成した原稿を研究責任者(指導を行う教授や准教授)に見せて必要があれば修正してもらいます。紙に印刷して手書きで修正内容を書き込んでもらう場合もありますが、英文の場合は半角英数字で文字が小さいので老眼の先生にとっては読みにくいというデメリットがあります。年配の教授が癖のある文字で修正内容を書き込むことがあり、先生が書き込んだ文字を解読するのに学生が苦労させられるケースがあります。

PDFドキュメントを活用すれば拡大表示ができるので老眼の先生でも裸眼でも読めますし、編集ソフトを利用して電子化された文書に文字をタイプすることができるので便利です。電子文書に書き込みをすれば、受け取った側の人が癖のある手書き文字を解読する必要がありません。外部の研究機関や企業と共著で学術論文を作成して投稿する場合にも、PDF文書で受け渡しをして修正点を指摘する方法が一般的です。ワープロソフトは相手の人が同じソフトを使用しているとは限りませんし、バージョンが違うと正しく表示することができない恐れがあるからです。

理系の研究者の中にはWindowsやMacではなく、Linuxをパソコンにインストールして利用している人もいます。論文を投稿する前に共同研究先に送信して修正作業を行う必要がありますが、昔は修正すべき点を電話で伝える方法が一般的でした。電話だとお互いに時間が拘束されますし、図を口頭で伝えることは困難です。共同研究先が欧米の研究機関であれば、言語の壁に加えて時差や電話の通話料金も気にしなければなりません。PDF編集ソフトを活用すれば、電子化された文書に書き込みをしてメールで返送することができます。海外とやり取りする場合でも、時差や通信料を一切気にする必要がありません。

Part 2. PDF編集ソフトの「PDFelement」の紹介

ワープロソフトで作成した文書データをPDFに変換するだけであればフリーソフトでもできますが、編集作業をする場合には有償の専用ツールを利用する必要があります。「PDFelement」（PDFエレメント）を活用すればワープロソフトで文書を作成・編集するような感覚で、PDFドキュメントを簡単に編集することができます。

PDF編集の手順ですが、まず最初にソフトを起動して表示されるメインウィンドウ内にドキュメントのファイルをドラッグしてオープンします。文書の内容が表示されたら文字入力をしたい場所にマウスを移動してクリックし、テキストボックスを作成します。修正をしたい場合にはマウスで文字をクリックするとカーソルが表示されるので、書き込みをしたり文字の削除をしたりすることができます。

マーカー機能を活用すれば、書き込みをした箇所を指摘するのに便利です。吹き出しでコメントを追加することができるので、文書の修正箇所に内容の解説文を挿入することもできます。マウス操作で簡単な図を描いて挿入することも可能です。学術・研究業界であれば日本語の文書であっても、図・表や引用文献・概要などを英文で作成する必要があります。

英単語のスペルミスやスペース・ピリオド・カンマなどのちょっとしたミスが見つかった場合でも、ワープロソフトで修正してから再度PDF変換の作業をやり直さなければなりません。学会発表の予稿原稿であればページ数や余白、フォントサイズなどが厳密に決められている場合がほとんどです。文章以外にも図や表などのオブジェクトを挿入しなければならないので、ワープロソフトで1文字を追加するだけでも全体のレイアウトが大きく変わってしまう場合があります。「PDFelement」は僅かなスペースがあれば全体のレイアウトを変えずに文字を追加することができるので、提出する直前の原稿を修正するのに重宝します。

学術・研究業界では学会発表や論文、出願予定の特許などをPDF文書でやり取りするケースが非常に多いです。内容の修正や追加をしたい場合には、ドキュメントを直接編集することができる「PDFelement」（PDFエレメント）があれば非常に便利です。