昨今では様々な資料がデータとして保存・管理され、他社とのやり取りもメールに資料を添付して送りあうというのが一般的ですよね。しかし、この便利さの反面、セキュリティ面には常に気をつけなくてはなりません。ビジネスの場面では当然ですが、学術・研究業界といった教育現場でもデータのセキュリティ管理には十分気をつけることが求められます。今回は学術・研究業界の様々なケースを想定してセキュリティについて考えていきましょう。
例えば学校の先生が試験問題を作りデータをパソコンやUSBに保存していたとします。当然試験問題が流出してしまっては大問題です。ここで流出するケースとして考えられるのは、例えば職員室に生徒が忍び込み、先生のパソコンから試験問題のデータをコピーして持ち帰るか、先生の机の中にある試験問題のデータが入ったUSBを盗むかなどがあります。最近ではLINEでクラス全員のグループや下手をすれば学年全員のグループがある場合もありますので、盗まれた試験問題がそのLINEグループで共有されてしまうなんてことも可能性として0ではありません。
前述のケースは中学校や高校を想定していますが、その他のケースとして例えば大学教授が大学受験の問題作成を担当していた場合を想像してみましょう。大学教授は中学校や高校の先生のように、常に学校にいるということの方が稀ですので、作成している試験問題をUSBに入れ、持ち運んでいるということが考えられます。そして万が一にもそのUSBを落としてしまった場合、誰かが広い、中を見て試験問題をSNS等で拡散してしまうということが考えられます。このようなことになってしまうと恐らくニュースになるレベルの騒動です。試験問題を拡散した犯人も罰せられるとは思いますが、落としてしまった教授も風当たりが強くなることが想像できます。こんな事態を招かないためにも、データのセキュリティ管理には細心の注意を払っていきたいものです。
職員室に忍び込まれデータを盗まれたり、USBを落としてしまうということはいくら気をつけていても起きるときには起きてしまうものだと思います。そこで「盗まれないように」や「落とさないように」というように考えるのではなく、「盗まれたり落としたとしても大丈夫なようにしておこう」と考えてみましょう。そこで役に立つのがパスワード機能です。重要なデータには常にパスワードを掛けて保存するようにしておけば、万が一誰かにデータを盗まれたり拾われたりしたとしても、パスワードを知らない人からすればなんの意味も無いデータになり、拡散の心配もありません。試験問題などは印刷向けのPDF形式で保存されていることも多いため、PDFにパスワードを掛ける方法をご紹介します。必要となるのは「PDFelement Pro」というPDF用の編集ソフトです。
このソフトはPDFにパスワードを掛けたり、使用権限を制限する機能があるため、作成した試験問題のPDFはこのソフトを使って常にパスワードを掛けておけば安心です。また、このソフトはPDFのデータを直接編集することもできるため、簡単な訂正等はわざわざWordやエクセルに変換することなく修正できる優れものです。
いかがでしたでしょうか。今回挙げたケースは可能性は低いとしても決して0ではありません。万が一のリスクを考えれば、常にパスワードを掛けておくに越したことはありませんね。セキュリティについては個人が気をつけているだけでは万全とは言えませんので、組織として取り組んでいきたいものです。
作成日： 2018-06-08 14:49:38 / 更新日： 2023-05-22 11:39:39
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