【塾講師必見】生徒対応の時間の大幅捻出につながる「PDF編集ソフト」活用法

目次

1. 塾講師が業務に追われる要因とは？
• （１）膨大な業務量
• （２）各業務の処理時間
2. 学習の指導時間を大幅捻出するポイント
3. 作業効率UP！- PDFelement
• （１）インストール手順
• （２）操作方法
4. まとめ

塾で働いていると、「生徒のために時間を使いたいけれど、やるべきことが多過ぎる」「授業に専念したいのに、どうしても他の業務に追われてしまう」と、思ったことはありませんか？

「塾講師」や「先生」と聞くと、世間一般的には「授業が主たる業務」と思われがちです。

しかし、実際、働いてみると、説明会の運営や面談、チラシ作成、営業計画、報告書作成、HP更新、請求管理、成績管理…等々、授業以外にやるべき業務がたくさんあります。

本来であれば、生徒の成績UPに直結するような補習や授業計画、カリキュラム作成、問題作成等、教務に専念したくても、中々その時間を捻出できず、残業や休日返上でその埋め合わせをしている先生方も少なくないはずです。

教えることが大好きで、生徒の成長に力を尽くしたくて塾講師になったけれど、気が付いたら「生徒と対面している時間より、事務処理でパソコンの画面に向かっている時間の方が長い」と、理想と現実にギャップを感じている先生方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、今回は、このような多くの塾講師にとっての悩みである「指導や教務時間の確保」を解決する具体的な手段やPDF編集ツール「PDFelement」（PDFエレメント）をご紹介していきます。

塾講師が業務に追われる要因とは？

では、具体的な解決手段を紹介する前に、「なぜ、塾講師は教務や指導に充てる時間の捻出に苦労しているか」ということについて、少し掘り下げていきたいと思います。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

膨大な業務量

➫まず、1つ目の業務量についてですが、これについては、塾というビジネスの形態上、ある程度「仕方のないこと」と結論付けています。

というのも、塾の規模や運営方針にもよりますが、基本的に塾の運営は、個別や集団に関係なく、ほとんどの教室において正社員の配置は2～5名程度であり、この少ない人員構成で、日々の授業や関連業務をすべて回していく必要があるからです。

そして、一つの教室運営を成立させるためには、集客業務や経理、労務の管理、事務作業、上長や部下への報告業務…等々、教室運営における一通りの業務を全てマネジメントする必要があり、これらを数名の正社員でこなしていくことになります。

学校の先生が行事や部活動の運営管理をしているように、塾の教室を一つの学校やお店と考えれば、ある程度の業務負担量は避けることができないということが分かると思います。

各業務の処理時間

では、業務の効率化を諦めるべきかというと、そうではありません。

➫塾講師の業務の幅が広く、量が多いということは、各業務に関連して作成、保存、管理する書類やデータも膨大になるということを意味しています。

また、塾講師は、一人で何十、何百もの生徒情報を管理する必要があり、加えて、指導に用いる教材も複数扱うことからも、作成、管理する書類やデータの量は必然的に多くなります。

そして、これらの関連書類やデータについては、大きく分けて、紙媒体もしくはPC上で作成、保存、管理することになり、その多くはPC上で行うことになるはずです。

生徒の答案用紙や回収した定期試験の問題コピー、申込書の原本等、紙媒体のものであっても、PDFで管理することも可能ですから、ほとんどの作業はPCで完結します。
言い換えれば、PC上での作業効率がUPすれば、各業務の処理時間を大幅に短縮することができ、結果として「指導や教務時間の確保」に繋がるというわけです。

→関連記事：PDFとは何なのか？PDFの意味とメリットを解説！

時間を大幅捻出するポイントは○○

ご自身のPC内にあるデータにざっと目を通してみてください。そこにはword、Excel、PowerPoint、PDF、jpeg等、様々な拡張子の付いたデータがあるはずです。恐らく、用途に応じて

複数の編集ソフトを活用したり、組み合わせたりして、作成、保存、管理をされているのではないでしょうか。

→関連記事：Microsoft Officeの特徴とおすすめの代替ソフト5選

私も、実際、数学の専任講師をしていましたので、「PDFの一部をスクリーンショットで切り取り、Excelに貼り付け、一枚の問題用紙を作成する」といった具合に、複数の編集ファイルを閉じたり、開いたりしながら作業を進めていました。微妙に印刷サイズやレイアウトが違うことにヤキモキしながら、逐一調整を加え、それを当たり前だと思ってやっていたのです。

しかし、よくよく考えてみると、一回一回の編集ソフトの切り替えに掛かる時間は、ほんの数秒でも、それを毎日、何十回、何百回と繰り返していたら、その時間は相当な量です。
仮に、一回あたりのソフト切り替えに4～6秒かかるとして、それを一日50回程、繰り返したら、一日で約5分のロスです。一日5分のロスを年間240日続ければ1200分、年間約20時間、講師5人であれば約100時間に相当することになります。

一人の生徒に充てる月間の授業時間を計算すれば、これが、どれほど貴重な時間であるか、

では、実際に、データを一元管理するのに必要なツールや導入手順、操作方法を見ていきましょう。

作業効率UP！- PDFelement

インストール手順

まず、必要になるのは、こちらの「PDFelement」（PDFエレメント）というPDF編集ソフトです。このソフトでは、PDFの作成、編集、wordやExcel、PowerPointへの変換・データの結合・圧縮、署名、OCR等の機能を1本で行うことができます。

以下のボタンをクリックして無料体験版をダウンロードし、インストーラーを実行してください。表示の指示に従い、インストールを進めるだけでOKです。

インストールされると、PDFの表示アイコンが、このようなアイコンに切り替わります。任意で、どれかPDFのデータを開いてみましょう。

こちらが、PDFelement (PDFエレメント)上の操作画面になります。各機能の詳しい解説や具体的な使用例等については、ここで確認できます。

操作方法

今回は、例として、PDFからword、Excel、PowerPoint等へ変換する方法を紹介していきます。

PDFで開いたデータを、wordやExcel、PowerPointとして保存したい場合は、

①メニューバーの「変換」をクリック
②wordやexcel、PowerPoint等、任意の形式を選択・クリック

すると、このように保存先を指定する画面が表示されますので、ファイルの種類を確認し、保存をクリックすれば、変換完了です。とても簡単ですね。

このように、「PDFelement」（PDFエレメント）を使用すれば、PDFで開いたデータをwordやExcel、PowerPointに変換して保存できることは勿論、PDFのまま編集することも可能ですし、wordやExcel、PowerPointをPDFとして一元管理することもできます。

まとめ

塾の本質は、やはり「授業」と、それによる「学力向上」です。それには、確かな授業力と圧倒的な指導経験がなくてはなりません。しかし、授業力を上げるにも、指導経験を積むにしても、「指導に費やす時間」そのものがなくては、話になりません。

生徒一人一人に合ったカリキュラム作成や学習計画に掛ける時間を大幅UPさせ、生徒の学力を向上させることができれば、

といった相乗効果が期待できますし、その結果として、一塾講師としてのあなたの評判が良くなることは勿論のこと、社内からも評価が上がり、担当生徒数の増加や職位が上がり、年収UP、キャリアUPに大きく貢献するはずです。

今回ご紹介したPDF編集ソフトの「PDFelement」（PDFエレメント）には、無料体験版があるので、気になる方は、是非一度お試しください。

次回以降は、塾講師の業務内容により特化した内容で、各種機能や作業手順の解説をしていきますので、お役立て頂ければ幸いです。