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PDFをエクセルに貼り付ける方法のまとめ、キレイで貼り付けるコツも説明

PDFに載っている表やデータを、エクセルへ貼り付けて編集したいと思ったことはないでしょうか。コピペだけで簡単にできそうなのにレイアウトが崩れたり、列がズレたり文字がバラバラになったりなど、意外とうまくいかないことも少なくありません。

この記事では、PDFをエクセルに貼り付ける基本的な方法から、できるだけキレイに貼り付けるためのコツまでを分かりやすく解説します。

PDFをカンタンにエクセルに貼り付け可能！

PDFをエクセルに貼り付ける方法はいくつかありますが、見た目重視なのかデータとして編集したいのかによって適切な方法が異なります。ここでは、PDFをエクセルへ貼り付ける代表的な3つの方法と、それぞれどんな場面に向いているのかをまとめました。

方法の名称	おすすめの活用シーン	注意点
方法1：PDFをオブジェクトとしてエクセルに挿入する	PDFを資料として添付したいとき、元データをExcelと一緒に管理・共有したいときに向いています。	基本的に1ページ目のプレビュー表示のみで、内容の直接編集や一部分だけの切り出しには向きません。
方法2：PDFファイルを画像としてエクセルに貼り付ける	表や図の見た目をそのまま見せたい資料、レイアウト重視の共有・説明資料におすすめです。	画像扱いになるため、文字・数値の編集や計算はできません。
方法3：PDFをエクセルに変換してから内容を貼り付ける	表データや数値を再利用したいとき、Excel上で編集・集計・並び替えしたいときに最適です。	変換精度は元のPDFの作りに左右され、レイアウト確認や微調整が必要になる場合があります。

方法1：PDFをオブジェクトとしてエクセルに挿入する

PDFファイルをオブジェクトとしてエクセルに挿入可能です。挿入すると、PDFファイルの1ページ目がエクセルシート上に表示されます。表示されたPDFは、画像のように大きさや配置を自由に調整できるので、資料内に収まりよく配置することが可能です。

また、挿入したPDFはクリックもしくはダブルクリックするだけで、元のPDFファイルを開いて閲覧できます。エクセルファイルとPDFをひとまとめに管理できるので、内容を編集せず資料として添付したいとき、元データを確認できる形で残したいときにおすすめの方法です。

実際にPDFをオブジェクトとしてエクセルに挿入する手順を確認してみましょう。

エクセルを起動したら「挿入」メニューの中から『オブジェクト』を選択してください。

オブジェクトの挿入画面が開いたら「ファイルから」タブを選択し、挿入したいPDFファイルを指定します。この画面で「リンク」と「アイコンで表示」にチェックが入っていたら、チェックを外してください。

これでPDFがエクセルに挿入されました。1ページ目がプレビューとして表示されます。

オブジェクトとしてPDFをエクセルに貼り付ける時の注意点

PDFをオブジェクトとしてエクセルに挿入する方法は便利ですが、使い方によっては扱いづらく感じることもあります。注意点をあらかじめ確認しておきましょう。

注意点1：PDFの1ページ目しか貼り付けられない

PDFをオブジェクトとしてエクセルに挿入した場合、画面に表示されるのはPDFの1ページ目のみになります。2ページ目以降を指定して貼り付けたり、複数ページを同時に表示したりすることはできません。

貼り付けたPDFは画像の一部分だけをトリミングすることもできないため、「この表だけ使いたい」「一部分だけ抜き出したい」といった用途には向いていないでしょう。

注意点2：貼り付けるとPDFのプレビュー画像がぼやける

PDFをオブジェクトとしてエクセルへ挿入すると、表示されるプレビューは簡易的なサムネイル画像になるため、拡大すると文字や表がぼやけて見えることがあります。

これはエクセル側の仕様によるもので、画質を細かく調整することはできません。見た目のキレイさや画質を重視したい場合は、PDFを画像として貼り付ける方法や、PDFをエクセルに変換して利用する方法がおすすめです。

注意点3：PDFファイルのリンク付き、もしくはそのものをエクセルに貼り付けるか

PDFをオブジェクトとしてエクセルへ挿入するときは「リンク」という項目にチェックを入れるかどうかで挙動が変わります。

チェックを入れるとエクセルファイル自体は軽くなりますが、別途、元のPDFファイルが必要となります。また、PDFの保存場所を変更したり削除したりすると、リンクが切れて開けなくなるので注意が必要です。チェックを入れるのは、社内で共有する場合や、常に同じ場所へ保存されているPDFを使う場合に適しているでしょう。

一方、チェックを入れない場合は、PDFファイル自体がエクセルに埋め込まれます。エクセルファイル単体でPDFも開けるので、メールに添付したいときや。エクセルと一緒にPDFを渡したいシーンで活用できるでしょう。ただし、PDFファイルを直接埋め込むため、エクセルのファイルサイズが重くなる点に注意が必要です。

このようにチェックの有無で挙動が変わってくるので、用途や共有方法に応じて、使い分けるのがポイントです。

注意点4：PDFのプレビュー画像ではなく、アイコンとして貼り付けたい？

PDFをオブジェクトとしてエクセルに挿入すると、通常だと1ページ目のプレビューが表示されますが、設定によってはPDFアイコンのみが表示されることがあります。

これは、PDF挿入時に「アイコンで表示」にチェックを入れていることが原因です。プレビュー表示にしたい場合は、PDF挿入時の設定画面で「アイコンで表示」のチェックを外すことで、PDFの1ページ目が表示されるようになります。

見た目をシンプルにしたいときや、エクセルの作業スペースを確保したいときなどは、あえてアイコン表示を選ぶのもいいでしょう。

方法2：PDFファイルを画像としてエクセルに貼り付ける

PDFのページや一部をそのまま画像としてエクセルに貼り付け可能です。PDFのレイアウトやデザインを崩さずに表示できるので、見た目を重視したエクセル資料作成に向いています。数値の計算や文字の編集には不向きですが、PDF内の表や図を資料としてそのまま載せたいときなどにおすすめの方法です。

この方法は、WindowsやMacといったパソコンに標準搭載された機能でも対応できますし、よりきれいに切り出したい場合は、PDFを画像として書き出せるPDFelementなどの専用ツールを利用するのがいいでしょう。

①WinとMacのスクリーンショット機能を使う

WindowsやMacなどのパソコンに標準搭載されているスクリーンショット機能を使えば、PDFの表示画面をそのまま画像として撮影し、エクセルへ貼り付けできます。追加でソフトを準備する必要がないので、いつでも手軽に試せる方法です。

Windowsの場合は、下記手順でスクリーンショットを撮影してエクセルへ貼り付けできます。

Windowsキー + Shift + S を押す
範囲をドラッグしてキャプチャする
エクセルを開き、Ctrl + V で貼り付ける

続いてMacの場合は、下記手順となります。

command + shift + 4 を押す
範囲をドラッグしてキャプチャする
エクセルを開き、command + V で貼り付ける

スクリーンショットでエクセルへ貼り付けたPDF画像は、エクセル上でサイズ調整や配置変更が自由にできます。ただし、文字や数値は画像扱いになるため、編集や計算はできないので注意してください。

②「オススメ」PDFelementを使う

PDFelementは、PDFの閲覧はもちろん、編集・変換・画像書き出しまで対応した多機能なPDF編集ソフトです。PDFのページや一部を高画質な画像として抽出できるので、PDFのレイアウトを保ったままエクセルへ貼り付けたい場合に向いています。

PDFelementは通常のスクリーンショットと違い、画面解像度に左右されにくく、文字や表がくっきりした状態で画像化できるのが大きな特長です。見た目重視の資料を作るときや、PDF内容の表や図をそのままきれいに使いたいときにおすすめです。

ここからは、PDFelementを使ってPDFから画像を抽出して、エクセルに貼り付ける方法を具体的に紹介していきます。

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その1：「スクリーンショット機能」を利用する

スクリーンショット機能を利用する方法は、PDFファイルの一部だけをエクセルに貼り付けたいときに最適な方法です。PDFelementでスクリーンショット機能を使うには、左側メニューの「ツール」から「スクリーンショット」メニューを選ぶことで利用できます。

PDFelementでスクリーンショットメニューを開くと、マウスで囲んだ範囲をキャプチャすることができます。
キャプチャした範囲は画像としてクリップボードにコピーされるので、そのままエクセルへ貼り付け可能です。

その2：PDFにある画像を抽出してエクセルに貼り付ける

PDFファイルに画像が含まれており、その画像を劣化させずにエクセルへ貼り付けたいのであれば、PDFelementを使ってPDFにある画像を抽出するのがおすすめです。具体的に操作手順を解説します。

PDFelementでは、画像を抽出してエクセルへ貼り付ける方法が「画像ファイルとして保存する」か「クリップボードへコピーする」の2種類あります。いずれもPDF内に含まれる画像をクリックし、表示されるメニューの中から選択できます。
クリップボードへコピーすれば直接エクセルへ貼り付けることができますが、他の用途や複数のエクセルファイルに貼り付けたいときなどは、画像ファイルとして保存するのがおすすめです。