PDFとは何なのか?PDFの意味とメリットを解説!【PDFの基本的な知識】

Home > 情報 > PDFファイルに関する知識ここで紹介! →

ビジネスで使用する書類を電子文書として作成する場合によく使われているのがPDFです。ここではPDFをビジネスにより効果的に活用したい人のために、PDFについての基本的な知識や活用方法について、詳しく紹介します。

Q:PDFとは?

PDFは仕事上で使用される最も便利なファイル形式として最近注目を集めています。元々は専用のアプリケーションを必要としている使いにくいファイルだとされていましたが、今ではPDFelement(PDFエレメント)のようなとても便利なソフトが出てきた事によって他のファイル形式とは違った便利なものになりました。実際に書類をやり取りするようになると従来の紙の書類では場所をとる上に編集するとなるとすぐにできなかったりするので便利とは程遠い存在でした。

しかし、PDFファイルに置き換える事でデバイスがあれば簡単に編集でき、たくさんの書類を持ち歩いたとしてもデータの記憶媒体一つですみます。
本記事では、PDFの意味は?そのようにメリットが目立つPDFファイルですが、実際のところ詳しく知っている方も少ないのでPDFの意味を詳しく紹介していきます。

目次:



1. PDFとは何か?PDFの意味


パソコンを利用している方ならPDFという言葉をご存じだと思います。
PDFは、Portable Document Format(ポータブルドキュメントフォーマット)の略称で、「電子文書」とも呼ばれていて、アドビシステムズの開発する電子文書ファイルのフォーマットです。

ビジネスで電子書類を作成する場合にもよく使用されているPDFは、デジタルファイルのフォーマット形式の一つです。Portable Document Formatが正確な名称で、これは日本語に訳すと「持ち運びが可能な文章の形式」という意味です。PDEがデジタルファイルとしてビジネスでも広く利用されているのは、紙に印刷した書類と同じようにさまざまな用途で活用できるからです。


PDF adobe

PDFは文書データを紙に印刷した時のように保存でき、どんな環境のパソコンでも文書の状態を保ったまま閲覧することが可能です。
例えばWordやExcelといったソフトで作成された文書は、同じソフトでないと当然開きません。他にも、文書を作成したパソコンとは別のパソコンで開いた場合、レイアウトやフォントが崩れてしまうことがあります。
しかし、PDFを利用することで相手がどんなパソコンでも、どんな環境でもPDFに保存してあるデータを閲覧できます。また、PDFのデータを印刷すると、PDFに表示された通りの文書が印刷されます。


一言でいうと、PDFは、印刷するページと同じ状態を保存するファイルの形式です。電子的に印刷ページを表示する事でその印刷する時と同じ状態で編集や確認をすることが出来るので、シンプルでわかりやすい上に毎回確認のプレビューをする必要がありません。PDFが生まれるまですべて紙でされていたことをPDF形式でそのまま表現出来るところが、機能的な面での大きな特徴だといえます。電子的な紙なので感覚的に編集をする事ができ、レイアウトなどを考える際にもイメージがし易いので格段に仕事効率が上がる事がよくわかります。
「PDFelement」(PDFエレメント)でもたくさんの編集機能がついており、このソフトウェアを使用すれば他の編集ソフトは必要がないとまで言われる程に機能の充実したソフトウェアです。



パソコンのファイル形式の中には、文章しか保存できないものもありますが、ビジネスで使用する書類を作成したい場合には、文字だけしか使用できないファイル形式は何かと不便です。ですが、PDFは文字の他にグラフィックも表示することができるので、文章で書いた事柄をイラストで説明するような書類を電子文書化する場合にも適しています。グラフが使用できるところも、PDFがビジネスに使用しやすいところで、会議用の資料に統計を掲載したい場合にも、PDFならば簡単にデジタルデータとして作ることができます。他のソフトで作成したグラフなども使用することができるので、ビジネスでよく使用するオフィス用のソフトとも一緒に使いやすいファイル形式です。


パソコンで作成したPDFファイルはそのままの形式で配布することもでき、メールなどに添付して送信すれば、必要なビジネス書類をネット上で送信することができます。PDFファイルを受け取った人も自分のパソコンで簡単に確認できるので、多くの人に書類を配布しなければいけない場合にも利用しやすいのがメリットです。


PDFはもともとPostScriptという言語を基本にして開発されたフォーマットですが、PostScriptにはないさまざまな機能を利用することができるファイルです。PDFファイルを作成するためには専用のソフトウェアが必要ですが、PDFが普及し始めた頃は、ファイルを作成するためのソフトは有償で高額なものが主流でした。ですがPDFが一般にも広く普及したことにより、無償で利用できるPDFの作成ソフトも開発されるようになりました。



2. PDFの始まりと普及


PDFは1990年代初めにページ記述言語、PostScript(ポストスクリプト)をベースとして開発されました。このPostScriptは、作成者がレイアウト済みの印刷用データを印刷会社などに渡すためのもので、情報交換の用途には向いていませんでした。 PDFでは印刷物と同じく高品質な情報を持っており、情報交換のためのリンク、しおり、注釈、フォームなどを共有するための機能が搭載されました。


PDFの利用が始まった頃は有料で高価なソフトウェアで、普及するには時間がかかりました。ですが、その後に値段が安価になったり、無料のPDF作成ソフトが出回るようになったりした為、利用者が増えていきました。 また、パソコン購入時にPDFを表示・印刷するソフトがインストールされており、それも普及した要因でもあります。 そして、一般ユーザーにも文書作成ソフトや表計算ソフトで手軽にPDFを作成できるようになり、現在のように普及しました。今でも手軽なのでWebページやメールで受け渡しが頻繁に行われています。


3. PDFを利用するとどんなメリットがありますか?


PDFはどんな環境でも閲覧できる以外にも多くのメリットがあり、PDFが普及した理由でもあると思います。 PDFを利用すると以下のメリットがあります。


 ・Windows、Mac、LinuxなどOSを問わず開くことができる
 ・パソコン環境に関係なくPDFを閲覧、印刷することができる
 ・ファイルサイズが小さいのでダウンロードが早く、保存しても管理しやすい
 ・印刷紙やインクの費用を削減でき、ごみが出ないので環境にやさしい
 ・メールに添付できるのでデータのやり取りが容易
 ・暗号化といったセキュリティ設定ができるので安全性が高い

 このようにPDFには多くのメリットがある為、様々な企業やWebサイトなどで広く利用されています。IT企業やWebサイトに限らず、どんな分野の企業でもPDFを利用するメリットはあると思います。



4. PDFの基本的な使い方を紹介


PDFについて詳しく紹介しましたが、PDFの使い方が分からない方もいらっしゃると思うので、基本的な操作を紹介します。


・PDFを開く方法

開き方は単純で、PDFファイルをダブルクリックするだけで開きます。 パソコン購入時にAcrobat Readerがインストールされている為、PDFを開くことが可能です。インストールされてなくても、Microsoft EdgeやGoogle Chrome、Wordなどがあれば開くことができます。

→関連記事:Google ChromeでPDFを閲覧・ダウンロードする方法とは?>>


・PDFを作成する方法

PDFを作成する方法はいくつかありますが、今回はWordを使った方法を紹介します。

1. Wordで文章を作成し、「ファイル」タブをクリックします。
2. 一覧から「名前を付けて保存」をクリックします。
3. 「参照」をクリックし、名前を付けて保存先を選択します。
4. ファイルの種類から「PDF」を選択し、「保存」をクリックします。

→関連記事:MacでどんなファイルでもPDFとして作成する>>


・PDFを編集する方法

PDFを編集するにはAcrobat や PDFelementで行う必要があります。 注意点ですがPDF編集機能は有料なので、ほとんど編集しないという方はフリー体験版をおすすめします。

関連記事:無料で使えるPDF編集ソフトベスト10>>


 1. ソフトを起動
 2. ツール画面の一覧から「PDF編集」をクリックします。
 3. 「ファイルを選択」をクリックし、編集するPDFを開きます。
 4. 編集ボタンをクリックし、文字を修正したり追加したりします。
 5. 編集の完了後、画面左上から「ファイルを保存」をクリックします。
 6. あるいはファイルボタンをクリックして、マイコンピュータから「別のフォルダーを選択」をクリックします。
 7. 保存場所を指定し、「保存」をクリックします。

以上の操作でPDFelementを使ってPDFを閲覧、作成、編集することができます。



5. PDFの閲覧と印刷


作成されたPDFをコンピュータ上で見るためには、専用のビューアーが必要になります。最新のWindowsやMacのOSがインストールされたコンピュータならば、追加でソフトをインストールしなくても、そのままPDFを閲覧することができます。古いOSの場合にはビューアーを別にインストールする必要がありますが、PDF用のビューアーとして広く使用されているのがAdobeが開発したAdobe Readerです。


PDF編集方法


Adobe Readerは無料で利用できるソフトなので、ネットからダウンロードしてインストールすれば、PDFファイルを簡単に見ることができます。Adobe Readerはさまざまなデバイスに対応したソフトが開発されていて、パソコン用の他にもスマートフォンや携帯電話で使用できるタイプのソフトもあります。これらのソフトを利用すればスマートフォンでもPDFを見ることが可能になるので、外出先でPDFを確認したい場合にも便利です。


→関連記事:無料のAdobe Acrobat ReaderでPDFに文字を入力するには?>>

PDFはデジタルデータとしてパソコンで閲覧ができるだけでなく、紙に書いた文章として読むこともできます。PDFを閲覧できるソフトの中には、紙に印刷できる機能が搭載されているソフトも多いので、パソコンで読んだものをそのまま紙の上に印刷できます。印刷のための操作もわかりやすく、ボタンをクリックするだけで印刷の工程を開始できるソフトも多いので、パソコンの操作に慣れていない人も簡単に操作できます。



6. PDF形式のファイルを開く、閲覧、編集用のPDFツールを紹介:


紹介しているPDFelementでは編集が主になっていますがそもそもPDFファイルを簡単に誰でも本格的な編集が出来るソフトウェアとして開発されました。なのでPDFファイルの強みである様々な形式に出力したり、テキストファイルのように暑かったりすることも簡単にできる上にPDFelementを使用すればすぐに変換する事が出来ます。
PDFelement での機能として紹介した物に加え、OCR技術という物が普及してきました。これは画像ファイルからスキャンをして編集可能なテキストファイルとしてPDF化するもので、PDFのフレキシブルな編集が存分に発揮できる便利な機能です。
今までは単なる画像ファイルとして扱っていた物がOCR技術を使用する事によって編集可能になるので、他の画像とくみあわせてすぐにスライドなどを作成する事ができます。このように単にPDFファイルとして扱うだけでなく、他のファイルとも連動して編集などの機能を使用出来る点が大きなメリットになっています。
加えて独自のファイル形式なのでOSなどの環境に左右される事なく、見ることの出来る環境であればどのようなデバイスでも閲覧が可能です。そこに編集ソフトをインストールするだけですぐに編集できるのでこれ以上便利な形式は無いだろうといえます。

表示されたリンクを見ると、文書内ジャンプの設定画面となっていて、文書内でジャンプさせることも出来ますし、指定のテキストに外部リンクを設定することもできます。


7. PDFってどんな時に役に立つの?


PDFファイルが最もよく利用されるのは、改変されたくなく、また印刷時に鮮明さが要求される文書と、どのようなデバイスで表示しても、美しさを保ちたいデジタルカタログにおいてと言えるでしょう。改変されたくない文書は各種申請書や請求書、約款などで、これらは印刷しても使われますから、ディスプレイ表示と近い形でプリントアウトされるPDF形式がよく用いられます。
製品カタログも大手企業を中心に幅広く用いられていて、ベクター画像でしたら拡大してもとても綺麗に表示される為、製品やサービス紹介をしっかりと行うことが可能となります。ファイルのダウンロードが手軽な点も特徴で、WEBページでしたら画像ファイルなどは分けてダウンロードされますが、PDFは写真や画像もひとまとめで保管できるので、とても便利です。

PDFelementは文章はもちろん、画像や写真も使ってハイレベルなPDFファイルを作成出来ます。今からカタログやオンライン文書を作成する必要があると言う場合には、「PDFelement」(PDFエレメント)は本家製品よりも優れた点がいくつもあるので、このソフトも考えておきたいものです。試用版があるので、これを利用してみてから、購入ソフトを考えても遅くはないでしょう。


PDFelement



8. ビジネスにおけるPDFの活用


PDFはビジネスにおけるさまざまな目的で活用できますが、ビジネス用の書類を削減したい時にも使用することができます。書類を紙に印刷すると保管するためのファイルなども必要になり何かと不便ですが、PDFならば電子ファイルとしてそのまま保管することができます。紙の書類は量が増えると、オフィスが狭い会社の場合には置き場所にも困ることがありますが、電子ファイルPDFならば大量の書類でも場所は不要です。


紙の書類を大量に保管していると、どこにどの書類が保存してあるかわからなくなる場合もありますが、PDFファイルならば書類の種類ごとに別々のフォルダに保存しておけば、ビジネスで必要になった時に簡単に取り出すことができます。電子文書化した書類は必要なときに紙に印刷して通常の書類として使用することもできるので、不要な書類はまとめて電子文書化しておけば、オフィス内に書類の置き場所が不要になります。


→関連記事:製造業で作成したエクセル・ワードをPDF変換すると便利です>>

→関連記事:弁護士や行政書士のPDF文書処理に役立つPDF編集ソフト>>


9. フォントの埋め込みとセキュリティの機能


PDFファイルには、利用する環境に左右されずにデータを表示できるメリットもありますが、これはフォントに関する情報がデータに含まれていることと関係します。HTMLを使用した文章の場合には、利用するフォントの種類によっては、コンピュータにフォントがインストールされていない場合に、正常に表示できない場合があります。ですがPDFのように、フォントの情報をデータに埋め込んでおくことで、どのような環境で閲覧する場合でも、正常にファイルを表示することができます。


PDFの用途


安全に使用できるように、PDFには各種のセキュリティの技術も導入されています。PDFは通常、閲覧者が自由に内容を編集できますが、文章の内容を変更されたくない場合には、作成者が設定であらかじめ禁止することができます。誤って配布してしまった場合でも、パスワードを設定しておけばファイルを開けることはできなくなるので、情報の漏洩を防ぐことができます。


10. PDFelementを使って出来ること


このソフトを使えば、製品カタログ用、サービス紹介ツール用、オンライン文書用と各種用途に適したPDFファイルを簡単、手軽に作ることが可能です。
文章だけの場合は、メモ帳やワードパッドで打ち込んだ文書を読み込んで、レイアウトを整えるだけで完成しますし、文章やイラストの追加も簡単に行えるので、カタログ作りもスムーズに行なえます。「PDFelement」(PDFエレメント)では行いたい動作をナビゲーションから選び、動作内容をイメージしやすいアイコンをクリックすれば良いので、初めてこの形式を扱う方でも、直感的に操作を行えるでしょう。Adobe製品に比べてリーズナブルですが、本家にはない機能も多数ありますから、この点も考慮しておきたいものです。


PDFの用途


機能性だけではなく、重要文書を扱う際には欠かせないセキュリティーの面でも、PDFelement には長所があります。PDFファイルは、用途によっては機密文書や漏洩してはならない情報、関係者以外には秘匿しておきたい事項を扱う可能性もあります。そう言った時、PDFelement にはしっかりとデジタル署名を行うことも出来ますし、ファイルをパスワード付きで暗号化することも可能。重要性が高いファイルを扱う際には、見逃せないポイントです。

ビジネスにも広く使用できるPDFは、さまざまな目的で活用できるファイル形式です。ビューアーを使用すればパソコンやスマートフォンでも簡単に閲覧することが可能で、フォントの埋め込み機能やセキュリティのための機能も搭載されています。


→関連記事:Macでも出来る!MacでPDFにパスワードをかける方法をご紹介!


まとめ

いかがでしたでしょうか?PDFとはなんですか、始まりと普及、メリットについて理解できたと思います。 PDFの開き方や作成方法、編集方法が分からないという方は、是非今回紹介した方法を参考にしてみてください。


今回紹介したPDFファイルは「PDFelement」(PDFエレメント)などの編集ソフトを使用する事でもっと便利なものとして扱えるようになりました。
PDFelementだけにかぎらずすべての編集ファイルではPDFの便利な機能を活かす事ができるので、オフィスなどでも紙の書類に変わってデジタルファイルとして使用されていく事でしょう。単に便利なだけではなく、紙に印刷するスタイルそのままで編集が出来たりプロジェクションをする事ができるので情報化社会において大切な時間的価値も大きく向上する事でしょう。オフィスの新しいパートナーとして便利なPDFを使いこなしてはいかがでしょうか。

PDF高度編集・PDFelement

Wondershare PDFelement

All-in-oneのPDF万能ソフト

Officeライクの操作感覚 初心者もすぐ使える

PDF変換、作成、編集、OCR、注釈、フォーム、保護…

・ 第19回、24回、29回Vectorプロレジ部門賞受賞

・ 標準版からプロ版まで、幅広いのニーズに対応

・ 学生向け優待価格あり

・ 7x12h体制アフターサービス

作成日: 2017-05-22 18:59:48 / 更新日: 2021-09-23 13:49:51

0 件のコメント

お問い合わせ

この文書または製品に関するご不明/ご意見がありましたら、 サポートセンター よりご連絡ください。ご指摘をお待ちしております!

All In OneのPDFソフト
ワンランク上のPDF編集体験を。
pdfelement