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複合機で印刷物をPDF化して取り込む方法とは?

複合機で印刷物をPDF化して取り込む方法とは?

働き方改革が様々な企業で検討されています。働き方改革の対象としては、働く時間だけでなく、働く場所についても検討が必要です。働く場所が様々となると、従来の紙媒体の資料配布というのは通用しないシーンが多くなります。こういった場合には、資料の電子化が重要であり、その資料の形態として最も利用しやすいのがPDFとなります。


文書をPDF化するための手段として、元となるものが電子ファイルであれば、PDF化するための手段は様々なものがあります。例えば最新のMicrosoftOfficeであれば、PDF化することができるようになっていますし、印刷イメージをPDFにする仮想ドライバと呼ばれるものも無料ソフトとして存在します。これらを使えば、電子ファイルをPDF変換することは容易です。それでは、紙媒体となったものをPDFにするにはどうすればよいか。これについては複合機のスキャナ機能をつかってPDF変換するのが最も簡単な方法となります。


それでは、紙媒体の資料をPDF化する具体的な方法を説明します。


コピー機や複合機のガラス面に資料を置き、スキャンボタンを押します。このとき、スキャン結果を送る宛先を選択します。コピー機や複合機のアドレス帳にメールアドレスを登録しておけば、そのアドレスにメールでスキャン結果を送ることができます。スキャンされた電子ファイルをさらにパソコン上でPDFelement 6 Proなどを使って編集します。また、アドレス帳に共有サーバーなどのフォルダ名を登録しておけば、そのフォルダにスキャン結果を置くこともできます。この時の注意点がいくつかありますので、ご紹介をします。


注意点1としては、スキャン結果の形式を選択することができる点です。例えばスキャンするものが3ページ存在した場合、これらを3ページ構成の1ファイルとするか、それとも、1ページ構成の3ファイルとするか、これを選択する必要があります。前者はマルチページ、後者はシングルページなどとも表現しますので、電子化した後の利用方法に合わせて選択するとよいでしょう。


注意点2としては、コピー機や複合機を使って電子化した結果が必ずPDF形式ではないということです。実はJPGやTIFといった形式も選択できるようになっている機器がほとんどとなっています。このため、機器の標準設定をどの形式にしてあるかが重要であり、標準以外の形式にする場合には、スキャンを行う都度、形式変更しなくてはなりません。PDFが最もポピュラーな形式ですので、標準として設定しておくとよいでしょう。JPGやTIFといった形式を選択した場合は、さらにパソコン上でPDFelement 6 Proなどを使ってPDF化します。


注意点3としては、メール添付でスキャン結果を送る場合、注意点1に示したマルチページ形式とし、そのページ数が非常に多くなってしまうと、メール添付サイズが大きくなってしまい、メールの受け取りが自動拒否される場合があることです。これは、企業やメールサービスの運用ポリシーによるものですが、あまりに多くのページをスキャンする場合には、スキャン送信を何回かに分けて送るなどの対応が必要となってきてます。


注意点4としては、共有サーバーなどにスキャン結果を送る場合、コピー機や複合機に正しい設定をしないと、アクセス権や利用権限の問題でスキャン結果を送ることができない点です。これについては、詳しくない人が対応するのは困難です。企業であれば、情報システム部門などに確認する必要があるでしょう。

    以上のように、紙媒体の文書を電子化するには、コピー機や複合機を利用するのが非常にポピュラーで便利なものですが、注意点がいくつかあります。ただし、標準設定をPDFにし、運用ポリシーに合わせて設定してあげれば、それほど注意点が気になることはないでしょう。今後加速すると思われる働き方改革において、文書の電子化は必ず必要なものであり、その中心がPDFとなることは間違いないです。コピー機や複合機を上手に活用し、働き方改革を推進していきたいものです。

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編集者 カテゴリ:
作成日: May 19,2017 14:42 pm / 更新日: Jun 09,2017 16:15 pm

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