情報化社会において、オフィスソフトは一般事務職や経理はもちろん、さまざまな業界・業務において欠かせない存在です。技術の進歩により多くのシェアを獲得してきたMicrosoft Officeの他にも、多数のソフトが登場しています。ここでは、定番であるMicrosoft Officeの特徴やオフィスソフトの選び方、また同等の機能を備えつつ価格や利便性の面でおすすめな代替ソフトについて解説します。
目次：
オフィスソフトとは、表計算やグラフ、書類やプレゼンテーション用資料の作成に特化したアプリケーションを集めた製品です。経理・事務処理や在庫チェック、依頼先への訪問時の資料や会議用の書類作成などの日常業務において必要なソフトが揃っていることから、一揃えという意味を持つ単語「Suite」を組み合わせてオフィススイートとも呼ばれます。なお、メールの送受信や顧客管理を行うソフト、印刷物やホームページの作成を行うデザインソフトなどがセットになっている製品もあります。
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リリース当初はパソコンにインストールして利用する形式が主体でしたが、現在は端末に入れることなくクラウドサービスで使用することも可能です。デスクトップおよびノートパソコンの他に、タブレット端末やスマートフォンなどさまざまなデバイスで利用できます。
Microsoft Officeとは、アメリカの会社・マイクロソフトが開発および1983年にリリースしたビジネス用アプリケーションソフトのことです。文書作成を行うWordや表計算のためのExcel、プレゼンテーションに便利なPowerPointなどをひとまとめにした製品で、メールおよび個人情報を管理できるOutlookやメモなど情報を取りまとめるOneNote、データベースとなるAccessといったソフトが含まれることもあります。MSオフィスという略称でも呼ばれ、日本国内はもちろん全世界において高いシェア率を誇る製品です。
主流OSに対応しており、セット売りだけでなくソフト単体での販売も行われています。また、買い切り型であるパッケージ版の他に、期限が近くなると年会費を支払う必要があるものの常に最新版を利用できるクラウドサービスもあり、事業スタイルに応じて自由に選べるのが利点です。
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企業や個人事業主がオフィスソフトを選ぶ際に気をつけたいのは、利用形態です。
Microsoft Officeに限らず、多くのオフィスソフトはインストール型とクラウド型の2種類をリリースしています。所有しているパソコンやタブレットにインストールして使うタイプの場合、オンライン環境でなくても利用できるのは大きな強みです。一方、クラウド型の場合は端末と通信環境さえ揃っていれば利用できるのがメリットです。出先から顧客リストをチェックしたり、移動中の社員が素早く情報を共有できるのもクラウド型の特徴となっています。
次に、オフィスソフトを選ぶ際に見ておきたいのが、対応OSやその環境についてです。
使用しているパソコンのOSにソフトが対応しているかどうか、またバージョンにマッチしているかを確認してから導入しましょう。アプリケーションソフトには推奨環境が存在し、利用するにあたって必要なメモリやストレージの条件が提示されています。文書作成や表計算のソフトは大量にメモリを使用することはないため、さほど気にしなくても問題ありませんが、印刷物やロゴなどデザイン作成ソフトに関してはメモリを消費するソフトが多いため、導入の際には注意しましょう。
Microsoft Office以外のソフトを選ぶのであれば、互換性があるかどうかも重要になってきます。
他社とのやり取りをする際にスムーズになるため、選ぶ際にはMicrosoft Officeとの互換性も必ずチェックすることをおすすめします。
高い機能を誇るものの、それなりに費用がかかるMicrosoft Officeの代替ソフトとしておすすめなのが、PDF編集ソフト「PDFelement」です。
PDFelementとは、オフィスの効率化やクリエイティブな作業をサポートするソフトウェアを数多く扱っているワンダーシェアーが提供するシェアウェアです。このPDFelementを使えば、PDFファイルをwordやexcel、powerpointに変換できるだけでなく、PDFを直接編集したり作成したりすることもできます。つまりPDFelementがあれば、PDFに関するあらゆる作業を行うことができるのです。
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ワープロや表計算、プレゼンテーションといったソフト群を無料で利用できます。ブラウザベースであるためパソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンからでも気軽に編集およびアクセスできるのが強みです。
Microsoft Officeとの互換性が良く、PDF編集も可能なMobiSystemsが提供するオフィスソフトも人気です。画面のレイアウトやメニューウインドウ、使用感も似ているため、違和感なく利用できます。
同じく互換性が高く、価格面でも有利なKINGSOFTのオフィスアプリケーションもおすすめです。フォントも同じものに揃えているため、データをやり取りしてもレイアウトが崩れません。
また、5ユーザーまでなら無料で利用でき、主要なオフィス系ソフトが使えるZoho Docsもおすすめのオフィスソフトです。
文書作成や表計算、プレゼンテーションなどオフィスソフトには日々の業務をこなす上で便利なソフトが詰まっています。選ぶ際は価格や機能面が気になりがちですが、対応OSやスペック、利用形態なども考慮して選ぶべきです。また、Microsoft Officeの代替ソフトを導入するのであれば、PDFelementのような機能が強く、加えて互換性が高いソフトをおすすめします。
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作成日： 2021-05-12 16:07:23 / 更新日： 2024-01-26 14:37:59
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