スキャンした文書をOCRで検索、編集可能なPDFにするには？

紙の文書をそのまま管理するとなると、文書の量が増えれば増えるほど保管スペースの問題も出てくる上に、必要な文書を必要な時にすぐに探し出すことが大変になります。

しかし、現在ではスキャンした紙の文書を、検索可能な、もしくは編集可能なPDFに変換するという便利な方法があります。

紙の文書をパソコンで検索可能な文書にできれば、なにかと便利なものですが、手作業でおこなうとなると、かなりの労力を要します。その作業を人に頼むとしたら、人件費は相当なものとなります。しかし、技術の進歩で現在ではOCRという光学式文字読み取り装置が利用できるようになりました。紙に印刷された文字を、光を当てて読み取り、テキストデータに変換できるという優れものです。テキストデータにしたあとは、PDFelement（PDFエレメント）というソフトを使って、PDFファイルで出力することもできます。

目次：

1. 紙の文書をOCRでPDF化する方法
2. 操作動画：OCR機能を使用する方法
3. スキャンした紙の文書をPDF化した後、PDF文書を編集、注釈・画像を追加する方法

紙の文書をOCRでPDF化する方法

スキャンされたPDF VS OCR施策後、効果を実検！

下記の対比図を見れば分かるでしょう。
元のスキャンされたPDFでテキスト「Word」を検索すると、結果が0件に対して、OCR施策後のPDFで同じテキストを検索すると、すべての結果が表示されるようになりました。同時に、PDFの自由編集ができるようになりました。

紙の文書をテキストファイルにするメリットは、いろいろあります。その中で特に大きなメリットと言えるのが、検索が可能になるということでしょう。そもそも、人々が未知の機器であったワープロやパソコンを使おうした大きな動機のひとつが、検索機能の利用であったことは明らかです。
PDFelement（PDFエレメント）でも、紙の文書をスキャンして作成したPDF文書を開くとき、検索モードにするか、編集モードにするかを選択できるようになっています。検索に、非常に多くの需要があるゆえです。ただ、検索モードを選択すると、PDF文書内での文字検索は可能になりますが、テキストの修正はできなくなります。編集モードを選ぶと、PDFで出力したあとも編集が可能になります。編集するつもりはなく、ただ、検索できる状態にすることだけが目的である場合と、編集をしていくつもりである場合とでは、手続きが違ってきますので要注意です。

Step 1：スキャンされたPDFファイルを開く

下記のように、スキャンされたPDFを「PDFelement Pro」にドラッグ＆ドロップの操作で取り込みます；

Step 2：OCR処理を実行する

スキャンされたPDFが取り込まれたら、ソフトウェアが自動的にそれを検出し、そして「スキャンされたPDFを検出されました。スキャンされたPDFからコピー、編集、テキストを検索するためはOCR機能をご利用ください」のメッセージが表示されます。

「OCRを実行します」をクリックし、OCRの設定画面になります。ここでOCR言語の変更、OCR処理を行いたいページの指定も設定できます。
例えば、スキャンされたPDFの内容が英語の場合、言語を英語に設定した方がいいでしょう。そして特定ページだけにOCR処理を行いたい場合、そのページナンバーを入力するだけでいいです。

設定が完了したら、「次」をクリックし、OCR処理が始めます。

Step 3：OCR処理が完了後、PDF内容を検索、編集する

OCR機能によって、会議資料などで配布された紙の文書を、スキャンしてPDF化し、それをパソコンで検索をかけられるようになります。

環境への配慮やコスト削減の目的から、多くの企業でペーパーレス化が進んでいますが、日本企業の中には、会議や打ち合わせで使う資料を紙で用意するところが現在でも残っています。そのような組織では資料の管理が大変で、バインダーなどに紙を整理して入れるという原始的な手法を採用している企業もあります。OCR機能を持つPDFelementをパソコンにインストールすれば、紙の資料をスキャンしてPDFファイルにし、すべてソフトで管理を行うことが可能になります。