WordとPDFにヘッダーやフッター、ページ番号を無料で設定する方法

はじめに

普段、WordやPDFで文書ファイルを作成する際、ヘッダーやフッターを活用することはありますか？
ヘッダー、フッターは、通常は文字が入力できないエリアですが、すべてまたは一部のページに自動的に社名やロゴ、文書のタイトルを表示したり、自動的にページ番号が表示されるように設定したりすることができる、とても便利な機能です。

また、この機能は、Google ChromeなどのWebブラウザーにもある機能で、閲覧しているウェブページのページタイトルやURLを追加して印刷したり、PDFファイルとして保存したりすることもできます。

このように、実は便利なヘッダーとフッター機能を活用することで、ワンランク上の文書を作成することができます。

ここでは、WordやPDFの文書ファイルにヘッダーやフッター、ページ番号を設定する方法、PDFelement（PDFエレメント）でPDFファイルに追加する方法と、Google Chromeでウェブページの情報を追加して保存する方法について、ご紹介します。

目次：

1. ヘッダーやフッター、ページ番号を設定する必要性は？
2. ワードで設定する方法
• ・（1）ヘッダー
• ・（2）フッター
• ・（3）ページ番号
3. PDFにヘッダーやフッター、ページ番号を設定する方法と注意点
4. ウェブページをPDFに保存するときURLを自動的にフッターで生成する方法
5. まとめ

1. ヘッダーやフッター、ページ番号を設定する必要性は？

ヘッダーは、通常は文字が入力されない、ページ上部の余白の部分です。ヘッダーには、常に用紙に印刷されるようにしておきたい社名やロゴ、文書のタイトルなどを入力しておくと便利です。

フッター、通常は文字が入力されない、ページ下部の余白の部分です。フッターには、ページの増減に関わらず用紙に印刷したいページ番号、社名やロゴなどを設定しておくと便利です。

特に、仕様書や説明書などページ数の多い文書の場合、ページ番号が入っていないと、印刷後に順番が分からなくなってしまったり、読み手が必要なページを探しづらくなってしまったりします。

反対に、資料として文書内の一部のページだけを持ち出す必要があるときなどでも、ページ番号が入っていれば、持ち出したページがどこかもすぐに確認できますし、文書のタイトルがすべてのページに入っていれば、それが何の資料か分かりやすくなります。

このように、必要な情報をあらかじめヘッダーやフッターに設定しておけば、何度も入力することなく、すべてのページに必要な情報が挿入されるのでとても効率的です。

2. ワードで設定する方法

Wordでは、「挿入」タブから、簡単に「ヘッダー」「フッター」「ページ番号」を挿入することができます。

ここでは、「ヘッダー」「フッター」「ページ番号」それぞれの設定方法について、ご紹介します。

★（1）ヘッダー

Wordでは、次の手順でヘッダーを挿入します。

【Step 1】「挿入」タブの「ヘッダー」をクリックします。

【Step 2】表示された一覧から、設定するヘッダーを選択します。

【Step 3】ヘッダーが表示されます。

文書のタイトルなど、必要な内容を入力します。

【Step 4】「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックします。

なお、設定したヘッダーを編集したいときは、「挿入」タブの「ヘッダー」から、「ヘッダーの編集」。削除したいときは、「ヘッダーの削除」をクリックします。

★（2）フッター

Wordでは、次の手順でフッターを挿入します。

【Step 1】「挿入」タブの「フッター」をクリックします。

【Step 2】表示された一覧から、設定するフッターを選択します。

【Step 3】フッターが表示されます。

• 文書のタイトルや作者名など、必要な内容を入力します。
• 「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックします。

なお、設定したフッターを編集したいときは、「挿入」タブの「フッター」から、「フッターの編集」。削除したいときは、「フッターの削除」をクリックします。

★（3）ページ番号

Wordでは、次の手順でページ番号を挿入します。

【Step 1】「挿入」タブの「ページ番号」をクリックします。

【Step 2】表示された一覧から、ページ番号を設定する位置を選択し、設定するパターンをクリックします。

【Step 3】選択した位置にページ番号が表示されます。

「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックします。

なお、設定したページ番号を編集したいときは、「挿入」タブの「ページ番号」から、「ページ番号の書式設定」。削除したいときは、「ページ番号の削除」をクリックします。

3. PDFにヘッダーやフッター、ページ番号を設定する方法と注意点

ページ数の多いPDFファイルを配布するとき、ページ番号の挿入は不可欠です。

しかし、PDFファイルにヘッダーやフッターを設定するためには、PDF編集ができるソフトが必要。そんなときに便利なのが、Wondershare社の「PDFelement」（PDFエレメント）です。

PDFelement（PDFエレメント）は、1本でPDFファイルを編集・変換・作成できる、とてもコストパフォーマンスのよいPDF編集ソフトです。

なお、PDFelementは、以下のサイトから無料でダウンロードすることができます。

PDFelement（PDFエレメント）では、ヘッダーとフッターを追加し、社名やロゴ、文書のタイトル、ページ番号などを簡単に挿入することができます。

ここでは、PDFelementを使って、PDFファイルにヘッダーやフッターを追加する方法について、ご紹介します。

【Step 1】ヘッダーやフッターを設定したいPDFファイルを開きます。

【Step 2】「編集」タブの「ヘッダー＆フッター」をクリックして、「ヘッダー＆フッターを追加」を選択します。

【Step 3】「ヘッダーとフッターを追加」画面が開きます。

「最初にテンプレートを作成してください。」をクリックします。

【Step 4】「ヘッダー＆フッター」画面が開きます。

• 「位置」で入力する場所を指定します。
• 「スタイル」の「ページ番号を追加」や「日付を追加」をクリックして設定したり、「ヘッダー＆フッター」ボックスに直接入力したりして、表示する情報を追加します。
• フォント、テキストのサイズ、色、太字、斜体字など、基本の設定も可能です。
• すべての設定が完了したら「保存」をクリックします。

【Step 5】「ヘッダーとフッターを追加」画面に戻ります。

「適用」をクリックします。

なお、挿入したヘッダーやフッターの設定を変更したい場合は、「編集」タブの「ヘッダー＆フッター」を選択して、「ヘッダー＆フッターの編集」をクリックすると修正できます。

4. ウェブページをPDFに保存するときURLを自動的にフッターで生成する方法

Webブラウザーの機能を利用すると、閲覧しているWebページに「ヘッダーとフッター」を設定し、PDFファイルとして保存することができます。

たとえば、Google Chromeでは、PDFファイルとして保存する際、「ヘッダーとフッター」をオンにすると、ヘッダーに日付と時刻、そして、ページタイトル。フッターにURLが自動的に生成されます。

Google Chrome でWebページにヘッダーとフッターを設定し、PDFファイルとして保存する方法は、次のとおりです。

【Step 1】「Google Chrome」の設定をクリックし、「印刷」を選択します。

【Step 2】「印刷」画面が開きます。

「送信先」から「PDFに保存」を選択し、「詳細設定」をクリックします。

【Step 3】「ヘッダーとフッター」をクリックしてオンにします。

• ヘッダーに日付と時刻、ページタイトル。フッターにURLが自動的に生成されます。
• 「保存」をクリックします。

【Step 4】「名前を付けて保存」ダイアログボックスが開きます。

「保存先」と「ファイル名」を指定し、「保存」をクリックします。

まとめ

今回は、WordやPDFでヘッダーやフッター、ページ番号を設定することで、読みやすく、分かりやすい文書を作成する方法について、ご紹介しました。

特に、ページ数の多い文書では、ページ番号があるか、ないかで、全く読みやすさが変わります。また、文書にタイトルや社名などを入れておくことで、文書を管理しやすくなります。

作成した文書を自分以外のメンバーやお客様などに配布するようなときは、ヘッダーやフッター、ページ番号を設定するひと手間で、印象がかなり変わります。

資料としてWebページを添付するときも、日付と時刻、ページタイトル、URLなどの情報があらかじめ表示されていれば、わざわざコメントを追加する必要もなくなります。

なお、PDFelement（PDFエレメント）のようなPDF編集ソフトがあれば、既存のPDFファイルにヘッダーやフッター、ページ番号を設定したり、設定された内容を変更、削除したりすることも可能です。

普段はなかなか使わない余白部分を利用して、ワンランク上の文書を作成しましょう。