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WordやExcelをPDFに変換できる?WordをPDF形式に変換する七つの方法

Home > PDF作成 > WordをPDFに変換する →

PDFファイルの普及により、社内文書や企画書、見積書などの書類をPDFで作成・保存する事が多くなりました。それに伴い仕事で取引先などから、「以前、Wordファイルで作成した文書をPDF形式に変換して欲しい」と依頼される事は多いと思います。

ビジネスシーンにおいてWordやExcelのファイルをPDFに変換することがあります。例えばWordファイルは、Microsoft Wordソフトがあれば容易に実現できるはずです。記事ではWordファイルをPDFに変換する方法を詳しく紹介します。またWordやExcelをPDF変換する際には注意点もあるので、合わせて参考にしてください。

目次:

Office 2019、2016、2013、2007などのWord文書をPDFに変換する方法をお探しですか。PDFはドキュメント形式の一種として広く普及しているため、Word文書をPDFに変換する場合は多くなります。学校や職場で、WordをPDFに変換して保存しなければならないことがあります。変換方法をまだご存じない方は、以下の四つの方法をご参考ください。



方法① PDF変換・作成ソフトを使ってWordをPDFに変換:


まず、WordをPDFに変換するにはPDF変換・作成ソフトが必要ですが、Google検索すると、かなりの数の検索結果が表示されてうんざりしてしまいます。筆者は色々試して最適なツールを探しましたので、ここでPDFelement をおすすめします。操作が簡単で、2 回のクリックだけで、WordファイルをPDFに変換することができます。 以下のステップで、PDFelementのWord PDF変換方法を説明します。

Step1. ソフトを起動、WordをPDFに変換

ダウンロードのリンクをクリックして、PDFelement の無料体験版をダウンロードします。.exe ファイルをダブルクリックして、お使いのコンピュータにインストールして起動します。PDFelementを起動させて、スタートメニューで「PDF作成」 アイコンをクリックします。


Word PDF 変換


Wordファイルを選択し、ダイアログボックスの右下にある「開く」をクリックします。数秒後、自動的にPDFになります。


Word PDF 変換


Step2. Wordから変換されたPDFファイルを編集

PDF ファイルをエクスポートするには、テキストの変更や画像の挿入、透かしの追加などが必要になるかもしれません。WordからPDFへの変換以外にも、PDFelement のPDF編集機能を少しご紹介します。
1.PDF テキストの変更、挿入。作成した PDF ファイルのテキストの変更や挿入が必要な場合は、[編集] タブをクリックして、編集をしたいテキストのところへマウスを移動させます。テキストブロックを右クリックして、テキストを入力します。
2.画像または透かしの追加。PDF ファイルに画像を追加してプロフェッショナルな仕上がりにするためには、[編集]タブで、[画像を追加] をクリックして既存の画像を追加します。ブランドの認知度向上を図るには、[透かし] アイコンをクリックして、作成した PDF フォームにスタイリッシュなテキストや画像の透かしを追加しましょう。
3.PDF ファイルのパスワード保護。契約書、論文、学術論文などの重要ファイルを PDF で作成した場合、ユーザーアクセスを制限する必要があるかもしれません。[パスワード] アイコンをクリックして、PDFファイルを保護するためにパスワードを追加します。また、ユーザーアクセスも制限できます。


Word PDF 変換


Step3. PDFを保存

PDF編集完了後、編集画面の左上に「保存」アイコンをクリックして、ファイルを保存します。これが PDFelementでWord ドキュメントをPDF形式に変換する方法です。


Word PDF 変換


Word文書だけでなく、他の種類のファイルを単一の PDF に結合する必要がある場合は、スタートメニューに[PDF結合] をクリックします。 そして、[ファイル結合] のウィンドウ内で [ファイルの追加] をクリックして、必要なファイルをすべて追加してください。画像ファイルやエクセル、パワポファイルはサポートされています。[結合] をクリックして、単一の PDF ファイルに保存します。*複数のファイルをPDFに結合する方法について詳しくはこちらです >>



方法② Microsoft Officeを使って無料でWordをPDFに変換:


通常のword(Windows版)をpdf形式に変換する方法を紹介していきます。WordをPDF形式に変換するには、「名前を付けて保存」もしくは、「エクスポート」から行うのが一般的です。
Microsoft Office Wordのエクスポート機能を知ってますか?あなたのWordファイルを開いてメニュバーの「ファイル」中の「エクスポート」機能でPDFに変換できます。変換手順詳しくはこちらです:「無料でOffice2016/2013のWordをPDFに変換する方法」>>


Word PDF 変換


・「名前を付けて保存」でPDF変換

Microsoft Wordソフトで、対象となるWordファイルを開いてください。次に上部メニューから「ファイル」を選択します。さらに、サイドメニューから「名前を付けて保存」を選ぶのです。すると、「ファイルの種類」を選択できる画面が表示されるので、プルダウンメニューから「PDF」を選択します。最後に「保存」ボタンを押して、PDF変換の完了です。

PDF変換する範囲を指定できる。ページが複数あるWordファイルの場合、その中の一部分のみをPDF変換できます。「ファイルの種類」を選ぶ画面にて、「オプション」ボタンをクリックしてください。すると、オプションダイアログボックスが開きます。この画面で「ページ範囲」を指定すると、任意の部分のみPDF変換できるのです。


詳しいステップのまとめは下記内容をご覧ください。

1.Wordを起動して、PDF形式に変換したいデータを用意します。
2.「ファイル」タブ→「名前を付けて保存」をクリックして、保存先を選択します。
3.「ファイルの種類」のプルダウンメニューをクリックし、一覧から「PDF」を選択します。
4.「ファイルの種類」がWord文書からPDF形式に変更された事を確認し、「保存」をクリックします。


・「エクスポート」でPDF変換

まずは、Microsoft WordソフトでWordファイルを開きます。次に、上部メニューから「ファイル」をクリックしてください。さらに、サイドメニューから「エクスポート」を選択します。すると、「PDF/XPSの作成」を選ぶことが出来るようになるはずです。最後に「ファイルの種類」のプルダウンメニューからPDFを選択して、「発行」ボタンをクリックすると、PDF変換が完了します。


詳しいステップは下記内容をご覧ください。

1.上記と同様、PDF形式に変換したいデータを用意して、「ファイル」タブを開きます。
2.「エクスポート」をクリックして、「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択します。
3.保存先を選択し、プルダウンメニューから「PDF」をクリックします。
4.PDF形式に変更された事を再度確認して、「発行」をクリックします。


・「印刷」でPDF変換

パソコンのOSがWindows10であれば、「印刷」を利用したPDF変換が可能です。まず、Microsoft WordソフトでWordファイルを開きます。次に上部メニューから「ファイル」を選んでください。さらに、サイドメニューから「印刷」を選びます。
すると「プリンター」のプルダウンメニューから「Microsoft Print to PDF」を選択できるでしょう。こちらを選んだ上で、「印刷」ボタンをクリックするとPDF変換が完了します。


・PDFに変換する範囲を選択したい場合

もし、PDFに変換する範囲やページを選択したい場合は、以下の操作を行ってください。
1.PDFの選択後、「ファイルの種類」の下にある「オプション」をクリックします。
2.オプションダイヤログが表示されるので、PDFに変換する範囲にチェックを付けます。※基本の状態では、ページ範囲が「すべて」に設定されています。
3.「OK」をクリックして、変更内容を保存します。



方法③ウェブ上の無料サービスを利用してPDF変換


Microsoft Wordソフトを持っていなくてもWordファイルをPDFファイルに変換して内容を閲覧できます。ウェブ上のサービスを利用してPDF変換する方法です。

・Hipdf

 Hipdfは無料のPDF変換・作成・編集サイトです。WordからPDFへ変換するのは初心者でも簡単操作できます。Hipdfの公式サイトへ行って、「Word PDF 変換」をクリックします。


Word PDF 変換


 Wordファイルをドラッグすると変換作業が自動開始します。


Word PDF 変換


 変換完了後、PDFファイルをダウンロードします。


Word PDF 変換


・Smallpdf

Smallpdfというウェブサービスにアクセスします。するとWordファイルを選択またはドロップするエリアが表示されるので、該当するWordファイルをアップロードしてください。これで、WordファイルがPDFに変換されます。



方法④ Google Drive、Google documentでWordをPDFに変換:


Google Drive、Google documentはオンラインの無料サービスです。Wordファイルをgoogleドライブにアップロードして読み込んで、PDFとしてダウンロードできます。このようにGoogleを利用してWordをPDFに変換する方法について詳しくはこちらです:「Googleドキュメントで電子書類をPDFに変換する方法」 >>


Word PDF 変換



方法⑤ MacでWordファイルをPDF形式に変換する方法:


続いて、MacでWord(Word2011・2016・2019 for Mac)をPDF形式に変換する方法を紹介します。 ちなみにMac版のWord(Word for Mac)は、Windowsとは異なり有料となっています。 そのため、お使いのPCにWordが見当たらない場合は、Microsoft公式サイトから購入する必要があります。

1.まずは、いずれかのバージョンのWord for Macを起動して、PDF形式に変換するデータを準備します。

2.画面上部の「ファイル」タブ→「名前を付けて保存」を選択し、ファイル名を入力します。

3.「ファイル形式」をクリックして、各ファイル一覧から「PDF」を選択します。

4.「印刷に最適」にチェックを付け、「エクスポート」を選択して変換を開始します。 ※変換後、他のデバイスで編集・閲覧などを行う場合は、「電子配布とアクセシビリティの向上に最適」にチェックをしておきます。

5.完了後は、ちゃんとPDF形式に変換されているか確認します。



方法⑥ Acrobat ReaderでWordをPDFに変換する方法:


また、お使いのMac PCにAdobe Acrobat Readerがインストールされている場合、そこから直接、以前作成したWordをPDFに変換する事もできます。 手順は以下の通りです。

1.Mac PCを立ち上げて、メニューからAdobe Acrobat Readerを起動します。

2.「ホーム」もしくは、「ツール」を選択し、「PDFを作成」アイコンをクリックします。

3.「PDFに作成するファイルを選択」をクリックして、PDFに変換したいWordを選択します。

4.後は「変換」をクリックして、PDFへの変換を開始します。



方法⑦ フリーソフトを利用してPDF変換


ウェブで配布されているフリーソフトを使用して、PDF変換ができます。そのひとつがCube PDFです。
まず、Cube PDFの公式サイトにアクセスして、該当するフリーソフトをダウンロードしてください。インストールソフトを実行するとセットアップが始まります。案内される手順に従ってインストール作業が済んだらMicrosoft WordソフトでWordファイルを開きます。


次に上部メニューから「ファイル」を選択してください。さらにサイドメニューから「印刷」を選びます。すると「プリンター」のプルダウンメニューから「Cube PDF」が選択できるようになっているはずです。


これを選択後、「印刷」ボタンをクリックするとCube PDFの設定画面が表示されます。
この設定画面ではPDFのバージョンを選択したり、解像度を選択したり、ページの向きを変更したり、ファイルにパスワードをかけて保護したり、タイトルや作成者といった文書プロパティの内容を編集したりできるのです。
これらの設定を決めたら、「変換」ボタンを押すことで、PDF変換が完了します。



WordやExcelをPDFに変換する時に気をつけること


PDFとはPortable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)のイニシャルを取った言葉です。スマートフォンやタブレット、パソコンなど、コンピューター上で紙の文書と同じように表示できる特徴があります。そのためペーパーレス化を推進する目的で利用されることも多いでしょう。使用上の注意点は、PDFファイルを閲覧するには、それ専用のソフトが必要ということです。しかし、多くのコンピューター端末には、購入時からデフォルト機能としてPDF閲覧ソフトがインストールされていることが多いので、あまり心配する必要もありません。


また、WordやExcelのファイルをPDF変換すると、PDFファイルの容量が大きくなりがちです。そのため、メールに添付して送る際には、容量オーバーにならないよう気をつけましょう。さらに、ExcelファイルをPDF変換する際には、ページの区切り位置にも注意が必要です。意図しない場所で改ページされないよう、プレビューなどでPDF変換後のイメージを確認することをおすすめします。



WordがPDF変換できない原因と対処方法


WordファイルがPDF変換できない原因のひとつが、使用フォントに問題がある場合です。例えばウェブ上で配布されているフリーフォントなどを使用している場合、エラーが発生してPDF変換できないことがあります。そのような場合は、Windowsなどに最初から搭載されている標準フォントに置き換えてからPDF変換してください。
また、何らかの理由でMicrosoft WordソフトやWindowsなどのパソコンOSなどに問題が発生している場合もあります。そのような場合にはPCの再起動が効果的です。



皆さん、いかがでしたでしょうか?今回ご紹介した方法で操作すれば、取引先から依頼された時でも簡単にWordファイルをPDF形式に変換する事ができます。仕事などで日常的にWordを利用しているという方は、この機会に変換の手順を覚えておきましょう。 もし、Wordを持っていない場合は、PDFelementやHipdfなどの変換ツール・サービスを利用するのもオススメです。


WordやExcelはPDF変換すると安心!WordやExcelはビジネスシーンで一般的に利用されているファイルです。便利である一方、利用環境が整っていない場合は、閲覧できない可能性もあります。そのような事態を避けるには、より汎用性が高いPDFファイルに変換すると良いでしょう。PDF閲覧ソフトは、多くのパソコンやスマホ、タブレットなどに標準装備されているからです。

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作成日: 2017-08-15 18:22:59 / 更新日: 2020-09-27 13:58:47

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