【pdf必見】pdfの注釈が非表示になってしまう問題と解決策

PDFファイルにはテキストボックスやポップアップなどで注釈を入れることができますが、非表示になって困ってしまう場合があります。確かに注釈を入れたはずなのにどうして表示されないのかで悩んでしまうこともあるでしょう。この記事ではPDFelementを使っているときに注釈が非表示になってしまったときの具体的な対策方法を紹介します。

目次：

1. 注釈はPDF編集で便利な機能
2. PDFの注釈が表示されない原因
3. PDFで注釈を保護
4. 注釈が表示されていないときには設定を見直そう

Part 1. 注釈はPDF編集で便利な機能

電子文書としてPDF文書を利用するのが主流になり、PDFをうまく使いこなして編集できるスキルが求められるようになってきました。注釈昨日は編集をする上でとても便利な機能です。PDF状に直接コメントを入れることができるのが特徴で、文書校正をするときに修正が必要なところを指摘しながら具体的な指示をコメントで入れられます。原稿を共有して皆にコメントを入れてもらい、改善点を検討することも可能です。ポスターなどもPDFファイルにして共有すると、具体的に場所を示しながら感想や修正依頼などを記入できます。

この他にも、校閲を依頼するときに疑問点をコメントで付記しておくなど、様々な活用方法があるのが注釈機能です。だからこそ、表示されなくなってしまうと困ってしまうことがよくあります。

Part 2. PDFの注釈が表示されない原因

PDFの注釈が表示されない原因はいくつかあります。PDFを閲覧しようとしたときに表示されない場合と、画面上では表示されていても印刷すると注釈が消えてしまう場合に分けて何が原因かを解説します。PDFelementでの解決策も紹介するので、注釈が非表示になって困っているときには試してみて下さい。

問題点１：PDFを閲覧したときに注釈が表示されない

PDFをPDFelementで開いたら注釈が表示されなったときには理由が2つ考えられます。

理由１：PDFelementの設定で注釈が非表示になっていることです。

注釈は表示してあった方がコメントがわかり、修正するときには便利でしょう。しかし、PDFに何が記載されているのかを確認したり、全体像をあらためて見たりしたいときにはポップアップなどが邪魔になってしまいます。そのため、注釈を一括して非表示にする設定を行えるようになっています。PDFelementではメニューバーの「コメント」を選ぶと表示されるツールバーから、一番右にある目玉のアイコンを選択すれば表示と非表示の切り替えが可能です。

理由２：注釈用のファイルがPDFに統合されていないことです。

PDFファイルでは注釈と文書の本体とは別ファイルにしています。注釈をつけたファイルを送ってもらったのに注釈が表示されないというときには、本体だけ送られてきて注釈が統合されていなかったのが原因でしょう。注釈部分を出力して送ってもらい、コメントとして読み込めば注釈を表示させられます。

問題点２：PDFを印刷しようとしたときに注釈が表示されない

注釈付きのPDFを印刷しようとしても注釈が印刷されない場合には、印刷の設定が注釈を印刷しないようになっているのが原因です。注釈を印刷するためには、PDFelementではコメントを印刷するように設定するだけで対応可能です。「ファイル」から「印刷」を選び、印刷の設定画面を表示します。そして、印刷対象の「注釈」のチェックボックスにチェックを入れれば注釈を印刷できます。

Part 3. PDFで注釈を保護

PDFelementを使うとPDFの注釈を保護することもできます。注釈を勝手に変更されてしまわないようにするにはパスワード保護をするのが効果的ですが、PDFelementなら簡単に保護設定を行うことが可能です。メニューバーの「保護」を選ぶとツールバーに「パスワードを設定」のボタンが表示されます。これをクリックすると文書を開くパスワードと権限パスワードを自由に設定できます。注釈の追加や削除などを制限したい場合には「権限パスワード」にチェックを入れてパスワードを入力することが必要です。その際に「変更許可」の設定をしてテキストの変更ができないようにしておくのが重要です。

このようにしてパスワードを設定すれば、パスワードを知っている人しか注釈を編集することはできません。注釈付きのPDFとしてポスターなどを作成して一般に情報公開をしたいときや、自分でコメントを付けたPDFを使って会社や部署の内部で情報共有をしたいときなどに活用できる方法です。

→関連記事：PDF注釈の色を変更する方法

Part 4. 注釈が表示されていないときには設定を見直そう

PDFに注釈が付いているはずなのに表示されない場合には非表示の設定になっている可能性が高いので、設定を見直してみましょう。メールなどで送られてきたPDFの場合には注釈のファイルが統合されていないこともありますが、設定の問題で注釈が表示されていない場合がほとんどです。PDFelementなら注釈の表示と非表示を切り替えるのが簡単なので、普段使いのPDF編集ソフトとして活用していきましょう。