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はじめに
「契約書を電子化しようと思っていますが、まだメリットやデメリットを理解していません。さらには紙の特徴との違いなどもわからないので、わかりやすく教えてほしいです」
この記事は、こんな悩みを抱えている方が対象。
結論から言うと、契約書を電子化するメリットは保管する物理的なスペースが不要になることや、文書がデータになるので瞬時に送受信、検索ができることです。
一方でデメリットは、電子化することで不正アクセスやデータ漏洩の可能性が生じること、法律では有効でも現実では受け入れられないケースがあることです。
シンプルに言えば、契約書の電子化はメリット尽くしです。しかし、紙の契約書との違いを理解する必要がありますし、シーンによってはデメリットが多くなる可能性もあります。
この記事では、そんな契約書を電子化するメリット・デメリットと、電子化できる契約書とできない契約書の種類についてまとめました。ほかにも紙の契約書との比較や、電子化する方法、注意点について解説しています。興味がある方はぜひチェックしてみてください。
目次：
Part 1．契約書を電子化するメリット
契約書を電子化するメリットは以下のとおりです。
1. 効率性の向上
電子化をすることによって、契約書の作成、編集、送信などのアクションが速くなります。また、時間を大幅に節約することが可能です。
2. コスト削減
電子化することで紙やインク、郵送費用などが不要になるため、経済的に有利です。
3. アクセシビリティ
電子化した契約書はインターネットがあれば、どこからでも簡単にアクセスできます。したがって、必要な情報をすぐに取得することが可能です。
4. 環境への配慮
電子契約書は紙を使わないため、環境に優しいです。
5. セキュリティ強化
電子化した契約書はパスワードや暗号化を用いることが可能になるので、文書の安全性が向上します。
6. バージョン管理
電子化した契約書は変更履歴を簡単に管理できるので、どのバージョンが最新か一目でわかります。
7. 共有の容易さ
電子化した契約書は複数人での閲覧や編集が容易になります。したがって、共同作業をスムーズに行うことが可能です。
8. 法律の観点から見た有効性
電子署名を用いることで、紙の契約書と同等の法的有効性を持ちます。
このように契約書を電子化することは、数多くのメリットがあります。
Part2．契約書を電子化するデメリット
契約書を電子化するデメリットは以下のとおりです。
1. 技術的なハードル
すべての関係者が電子化されたシステムを使いこなせるわけではありません。つまり、相応の教育やトレーニングが必要です。
2. 初期投資
契約書を電子化するためには、電子署名の導入やセキュリティ対策など、初めてのセットアップにコストがかかります。
3. セキュリティリスク
契約書を電子化することによって、不正アクセスやデータ漏洩の可能性があります。したがって、高度なセキュリティ対策が必要です。
4. システムやネットワークの問題
電子化はシステム障害やネットワーク接続の問題と隣り合わせです。場合によっては、何らかの障害が生じて契約書にアクセスできなくなる可能性もあります。
5. 法的問題
電子契約書がすべての法的要件に適合しているか確認する必要があります。特に国際契約の場合は注意が必要です。
6. 人為的ミス
電子データを操作していると、人為的なミスが発生することもあります。たとえば、誤ってデータを削除した場合のリスクなどです。
7. 保存の課題
電子化はデータを長期にわたって安全に保存する手段が必要です。これにはコストと管理力が求められます。
このようにデメリットを見ると、契約書を電子化することは一長一短です。メリットばかリを意識せず、デメリットもしっかりと考慮する必要があります。
Part3．紙の契約書と電子契約書の特徴を比較
紙の契約書と電子契約書の特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 紙の契約書 | 電子契約書 |
| 可搬性 | 持ち運びが不便 | デジタルフォーマットで容易に持ち運び可能 |
| 保存スペース | 物理的なスペースが必要 | クラウドやデジタルストレージで簡単に保存 |
| 編集性 | 手書きやタイプでの修正が必要 | テキストエディタで簡単に修正可能 |
| コスト | 印刷、複製、郵送などで費用がかかる | 初期設定費用はあるが、運用コストは低い |
| セキュリティ | 物理的な施錠や管理が必要 | 高度な暗号化とアクセス制御が可能 |
| 署名 | 手書きの署名が必要 | 電子署名で簡単に完了 |
| 検索性 | 手動で検索が必要 | テキスト検索で瞬時に情報を見つけられる |
| 法的認知度 | 広く認知されている | 国や業界によってはまだ普及していない場合もある |
| アクセス | 物理的な場所でしかアクセスできない | インターネットがあればどこでもアクセス可能 |
| 紛失リスク | 紙が紛失すると復元が困難 | バックアップが取れるため紛失リスクは低い |
どちらにもメリット・デメリットがありますが、用途や状況によって最適な選択が変わる可能性があります。
上記の表を参考に電子化すべきかどうかを検討するといいでしょう。
Part4．契約書は電子化できるものとできないものがある
契約書は電子化できるものとできないものがあります。以下に両者をまとめたので、確認してみてください。
＜電子化できる契約書＞
1. 一般的な商取引契約
製品の購入、サービスの提供など、日常的な商取引で用いられる契約書のほとんどは電子化が可能です。
2. 労働契約
特に新しいテクノロジーが導入されている企業では、労働契約も電子化されるケースが増えています。
3. 賃貸契約
昨今ではオンラインで賃貸契約が完結するサービスも出てきており、電子化が進んでいます。
4. NDA（秘密保持契約）
ビジネスでよく用いられる秘密保持契約も、文書の内容が簡単であれば電子化が一般的です。
＜電子化できない契約書＞
1. 公正証書
不動産の売買や相続など公証人が関与するケースでは、電子化は不向きです。
2. 結婚・離婚関連の文書
結婚や離婚関連といった法的に厳格な形式が求められる文書は、電子化が困難です。
3. 移民・ビザ関連の文書
移民・ビザ関連の文書は国によって紙の形式が求められるケースが多いです。したがって、電子化が進んでいないので注意する必要があるでしょう。
4. 高額の金融取引に関する契約
大きな金額が動く契約に関しては、紙の文書が求められることが一般的です。
5. 証券取引
法的に特定の形式が必要な場合は、電子化が適用されない場合があります。
上記はあくまで一般的なケースを元にしています。国や地域、業界によっては、独自の規制や慣習が存在する場合もあるので、具体的なケースに関しては専門家から法的なアドバイスをもらいましょう。
Part5．契約書を電子化するやり方
契約書を電子化する方法はいくつかありますが、取り込みの精度を求めるならスキャナーを選びましょう。
最近のスキャナーは取り込んだデータをPDF化できるものがあります。こういった製品を活用して、紙の文書を取り込むのも良い方法です。
そして取り込んだデータの編集は、使いやすく自由度が高いPDF編集ソフトを使用しましょう。
なかでもWondershareのPDFelementは、ありとあらゆる編集ツールを搭載しているので、これ1本で理想の編集が可能です。
＜PDFelementの主な機能＞
| 機能 | 説明 |
| テキスト編集 | PDFファイル内のテキストを簡単に追加、削除、修正が可能。フォント、サイズ、スタイルも自由に変更できます。 |
| ファイル変換 | PDFファイルをJPG、Word、Excelなどのファイルに変換できます。また、その逆に変換することも可能です。 |
| 画像編集 | PDF内の画像を挿入、削除、リサイズができます。 |
| 注釈・マークアップ | ハイライト、アンダーライン、取り消し線などのテキスト注釈や、図形、手書きメモ、スタンプの挿入が可能です。 |
| フォーム作成・編集 | 既存のPDFファイルにフォームフィールドを追加したり、新しいフォームを作成できます。 |
| セキュリティ設定 | パスワードによるロック、文書の暗号化、特定の操作（印刷・編集など）を制限する機能があります。 |
| AI機能 | ChatGPTと連動したAI機能を搭載しているため、ファイル内のテキストをリライト・校正・要約・翻訳することができます。 |
このようにPDFelementを使えば、取り込んだファイルをかんたんにPDFファイルへ変換できます。さらにはテキストや電子印を追加したり、セキュリティ保護をかけたりすることも可能です。
<PDFelementとスキャナーを連動させて取り込んだデータをPDFに変換する手順>
ここではPDFelementとスキャナーを連動させて、取り込んだデータをPDFファイルに変換する手順を解説します。
1. PDFelementを起動する
2. ホーム画面から「PDF作成」をクリック
3. 「スキャナーから作成」を選択
4. スキャン専用ウィンドウが立ち上がる
5. スキャナ項目から使用するスキャナーを指定
6. 「スキャンされたPDFを最適化」からお好みのものにチェックを入れる
7. 「スキャン」をクリックする
以上で完了です。
PDFelementはスキャナーで取り込んだデータだけでなく、カメラで撮影した画像などもPDFファイルに変換・編集することができます。契約書をスムーズに電子化したい場合や、取り込んだ契約書を整えたい場合は、ぜひ「PDFelement」を試してみてください。
Part6．契約書を電子化する場合の注意点
契約書を電子化する場合の注意点は以下のとおりです。
1. 法的な要件を確認する
契約書を電子化する前に、対象となる契約書が法律で許可されているかを確認しましょう。特に公的な文書や高額取引に関する契約は細心の注意が必要です。
2. セキュリティ対策を強化する
契約書を電子化する場合は、暗号化やパスワード保護など、セキュリティ対策を十分に施す必要があります。
3. 電子署名の信頼性
電子署名が法的に有効かどうか、そのプロバイダが信頼性のあるものであるかを確認しましょう。
4. データの保存とバックアップ
電子化した契約書は紙の文書と違い、データの消失リスクがあります。したがって、バックアップ体制を整えることが重要です。
5. 閲覧性と互換性
将来も閲覧や編集ができるよう、ファイル形式やソフトウェアの互換性を確認しておきましょう。
6. 第三者の確認
重要な契約の場合は専門家に確認してもらうことで、法的な問題を未然に防ぐことができます。
7. 更新とリビジョン管理
契約書が頻繁に更新される場合は、変更履歴をきちんと管理し、最新版であることを明確にしておく必要があります。
8. 業界・地域特有のルール
特定の業界や国・地域には、独自のルールや法律があることもあります。これらは忘れずに確認しておきましょう。
このように契約書を電子化する場合は、法律やセキュリティに細心の注意を払いましょう。どんなときもリスクを減らす意識が必要です。
まとめ
契約書を電子化するメリット・デメリットや、電子化できる契約書とできない契約書などについて解説しました。
重要なポイントをおさらいします。
● 契約書の電子化は基本的にメリット尽くし
● ただしシーンによってはデメリットが増える可能性もある
● 契約書の取り込みはスキャナーを使用し、PDFelementなどの編集ソフトで仕上げる
● 重要な契約書ほどセキュリティ保護をかける
● 注意点を把握したうえで契約書の電子化を実行する
契約書は重要な書類のひとつです。法律やセキュリティを把握したうえで、正しく電子化をおこなってください。
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