ペーパーレスが進まない原因から取り組み方を検討しよう!

ペーパーレス化が世界的に進められている状況がありますが、まだ自分の働いている現場ではあまりペーパーレス化ができていないこともあるでしょう。その際の取り組み方を原因からわかりやすく解説します。

ペーパーレス化が進まない現状
ペーパーレス化が進まない三つの原因
原因に応じた対策
PDFelementを導入してペーパーレス化する
インフォグラフィックからペーパーレス化をもっと見る！

Part 1. ペーパーレス化が進まない現状

ペーパーレス化は地球社会環境を守っていくために欠かせない取り組みの一つとして企業でも学校でも推進されてきています。ただ、ペーパーレス化が重要だという話ばかりが先行していて日本ではまだ紙媒体が活発に使用されているのが実態です。
ペーパーレスにする取り組みが活発になる前の20世紀終わりごろには年間11,000,000トンほどの印刷用紙や情報用紙が日本の職場では使われていました。確かにその状況からの改善は見られていて、2010年には10％少々の削減が実現されています。

しかし、2017年の時点でも9,000,000トン程度というのが実情で、高く見積もっても20％ほどしか削減できていません。このような状況を鑑みてどの職場でももっと活発なペーパーレス化を推進する必要があります。

Part 2. ペーパーレス化が進まない三つの原因

なぜ日本の職場ではペーパーレス化があまり進んでいないのでしょうか。紙媒体を使用する状況から電子化を進めていくのは良い方法だという意見はありますが、なかなか浸透しないのには理由があります。ペーパーレス化が進まない代表的な三つの原因をまずは確認しておきましょう。

＃紙媒体に慣れていると使いづらい

もともと日本の職場では紙媒体を使う習慣があり、パソコンが普及してからも印刷した書類で契約や情報の保管などをする仕組みを維持している傾向があります。端的に言ってしまえば紙媒体に慣れ過ぎてしまっていて、電子化された文書は使いづらいという現場の声が強いのがペーパーレスにできない理由です。
作業効率が低下してしまったり、現場からの不満の声が上がったりしてしまってペーパーレス化を推進するのが困難な状況になっています。情報リテラシーが浸透していない現場では運用に不安もあるのが問題になりがちです。

＃セキュリティー面の不安がある

電子化して書類を取り扱っていくにはセキュリティー面の不安があるのもペーパーレス化が進みにくい原因です。
まだネットワーク技術に慣れていない人が多い現場や、セキュリティーが十分と言える社内環境を整えていない職場では特に不安が大きい点でしょう。クラウドサービスも利用でき、文書を保管するのにも適していることから活用が進められています。
しかし、本当にクラウドストレージに保存していたファイルは漏洩するリスクがないのかと考え始めると心配になり、なかなか導入を進められずにいることが多いのが実態です。

＃メモを取りにくい

紙媒体に比べると電子化された書類にはメモを取りにくいことから完全な電子化ができずにいる職場もたくさんあります。
紙媒体に慣れているのと同じような原因ですが、やはり手元に印刷された用紙があって気軽にペンで書き込めると便利だと考える人は確かに多いのです。作業効率の低下が引き起こされるリスクも考慮すると、上層部としてもあまり積極的にペーパーレス化ができずにいることもよくあります。

Part 3. 原因に応じた対策

このようにペーパーレス化が進まない原因がわかれば対策をすることは可能です。上記の三つの原因についてそれぞれ対応する形で対応策を紹介します。どのような取り組みをしていけばペーパーレスの職場を作り上げることができるかを確認しておきましょう。

＃ITに慣れる機会を作りつつ啓蒙する

まずは紙媒体に慣れている状況から電子化された書類に慣れるように教育するのが重要です。電子化された書面の扱いに慣れてしまえば紙媒体にこだわる必要がなくなります。
重要なのは紙の書類を電子化する手順や、電子化した後の取り扱い方などをマニュアル化して整えることだけではありません。研修機会を作ってやり方を実践的に学んでもらうことで浸透率が高まります。また、社会貢献としてペーパーレス化に取り組むことが必要だと明確に伝えて啓蒙する機会も作ると意識的に紙を使わない努力をしてくれるようになっていくでしょう。

＃セキュリティー対策を実施する

セキュリティー面の不安を解決するには直接的な対策をする他ありません。セキュリティーが万全とは言えないようなサービスは一切使用しないのが基本です。
インターネット上で提供されているサービスには無料のものがたくさんありますが、セキュリティー面を徹底するためにはコストがかかるので無料でサービスを提供するのは困難です。
そのため、極力無料のサイトやツールは使用せず、コストがかかったとしてもセキュリティーの保証があるものを選んで利用しましょう。また、情報リテラシー教育を定期的に実施して、社員や職員が原因で情報漏洩が起こらないようにすることも大切です。

＃メモしやすいツールを導入する

電子化してしまうとメモの便利さは紙媒体に劣ると思われてしまいがちですが、電子化された書類もツール次第でかなり利便性が高くなります。
注釈機能やマーカー機能などが付いているツールを使用すれば、ペンで書き込みをするようなイメージでメモをすることが可能です。機能が十分にあって直感的に操作できるインターフェースになっている文書ツールを導入すれば、きっと電子化してもメモを取りやすいと考えてもらえるようになります。
電子化された書類へのメモは消せる、コピーできるといったメリットもあるので生かしていきましょう。

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Part 4. PDFelementを導入してペーパーレス化する

ペーパーレス化するときのツールとして魅力的なのがPDFelementです。
PDFelementはPDFファイルの取り扱いについて優れているソフトで、自由に編集できるだけでなく注釈も簡単な操作でつけることができます。
また、セキュリティー対策も徹底して行える仕様になっているので安心して運用することが可能です。ペーパーレスを推進するためのオールインワンPDF作業ソフトと銘打っているだけあって、PDFを取り扱う上で欲しいと思われるような機能は網羅的に搭載されています。OCR機能もあるのでスキャンによって編集しやすい文書を簡単に取り込めるのもメリットです。