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日本の職場のペーパーレス化はどうなる?

Home > 情報 > 日本の職場のペーパーレス化はどうなる?

パソコンの普及に伴って、ビジネス界ではペーパーレス化が叫ばれてきました。しかし多くの職場の現状を見ると大きく進展しているとは言えない状況にも思えます。
こうした現状を鑑み、最初に現状を客観的に確認し、再度そのメリットを考え、またデメリットについても考察し、なぜドラスチックに進展しないのか、進展させるにはどうすれば良いかを考えたいと思います。


ペーパーレス化


Part 1. ペーパーレス化の概念

ペーパーレス化とは、文字通りビジネスの世界で多数存在する紙の資料をなくす事で、紙の資料に代わって、電子データーで管理・活用する事を指します。
従来の手書きで作成された紙の資料なら、スキャナで読み込み電子化し、パソコンで作成された資料ならそのままSDカードやUSBメモリーを介して保管・情報のやり取りをしたり、サーバーに保管してイントラネット等のネットワークを通して書類をやり取りすると言った方法で、紙の資料を削減しようと言うものです。
どこの企業の職場では、パソコンは行き渡り、ネットワークを構築する事もそれほど大変とは言えません。そんな中で、まだまだ不十分と思える現状について、再度深く検証したいと思います。


ペーパーレス化


Part 2. ペーパーレス化を促進する法律の後押し

国としてもペーパーレス化の必要性を認識して、従来は紙の書類を必要としていたものを、電子データーで代用できる事を法律で明確化し後押しの施策を講じています。
その具体的な内容としては、決算書類・3万円以下の取引書類・株主報告書類・労働関係書類の一部の電子化を認めたり、2016年からは3万円未満でも残されていた規制を撤廃し、さらに2017年には領収書をスマホ等で撮影して電子化する事も認められるようになった事が挙げられます。
先に記載した様にパソコンやメモリーやネットワークと言う環境と共に、法律面でも整備され後押しされているのです。


ペーパーレス化


Part 3. ペーパーレス化のメリットとデメリット


ペーパーレス化のメリット:

国も後押しするペーパーレス化のメリットについて、再度おさらいしたいと思います。メリットとしては、紙を作るための水や森林資源を節約する事ができ、環境面に良いと言う点が上げられます。
次に職場の仕事の合理化が可能な点です。紙資料をファイリングして、そこから必要なものを探し出すには平均で18分を要するものが、電子データーなら2秒でアクセス可能と言うデーターがあり、これはビジネスマンの時間節約に大きく貢献する事になります。
また紙書類をファイリングして保管するスペースは馬鹿になりませんが、これが電子化によってサーバーとメモリーに場所を取る事無く無限に保管できるのです。
さらに各種の災害からデーターを守ったり、万一の時の持ち出しも簡単と言うメリットもあります。


ペーパーレス化のデメリット:

メリットが多く、必要性も認識されているのに、ペーパーレス化が一気に進展しない阻害要因やデメリットの側面について見たいと思います。
職場の高齢者の中にはパソコン等に不慣れな人もいる為、これが一つの阻害要素となって来ました。これは年を追うごとに、自然に減少し、改善される事が期待されます。
また電子データーはネットワーク上でやり取りされる事になりますが、セキュリティー面で不安が付き纏う点が上げられます。悪意ある人により、多くの企業のネットワークに不正アクセスされると言う事件が後を絶たないのです。
こうしたデメリットが一気に進展する事を阻害していると言えるでしょう。


Part 4. 日本の職場でのペーパーレス化の現状

多くの人が必要性を認識し法律面でも後押しされており、また前項でおさらいしたようなメリットがあるペーパーレス化ですが、日本の職場での進展状況はどうなっているのでしょうか。
紙書類の保管重量の推移で見ると、1190年には950万トンであったものが、2000年から2005年に掛けて1200万トンとなり、そこから漸減して2017年には800万トンとなっています。
ピークからは漸減しているものの、未だに800万トンもの紙書類が使用・保管されているのが実態で、まだまだ十分とは言えない状況です。


ペーパーレス化


    ペーパーレス化には多くのメリットがあり、国もそれを後押ししていますが漸減しているものの、一気に進展していると言う状況ではありません。
    これは前項で記載したデメリットや阻害要素があるからです。しかし、やはり日本の職場では課題を根気強く改善し、推進し続ける必要があり、デメリットを解消するソフトやネットワークツールを積極的に導入する事も重要と言えるでしょう。

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編集者 カテゴリ: 情報
作成日: Aug 02,2018 11:50 am / 更新日: Aug 02,2018 11:58 am

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