インフォグラフィックでわかる「PDFを活用する理由とPDFのメリット」

インフォグラフィックでわかる「ビジネスシーンでPDFを活用する理由とPDFのメリット」

ビジネスの場面では、書類をデータでやりとりする場合、WordやExcelで作成した文書であっても、取引先に送信する際などにはPDFに変換するのが一般的です。なぜビジネスシーンでPDFが多用されるのでしょうか。それはこの形式が持つ特徴に多くのメリットが存在するからです。ここではPDFを活用する理由とメリットについて紹介します。

ビジネスシーンでPDF形式のメリット
インフォグラフィックでPDFのメリットを理解しよう！

PDFを活用する理由とメリット

1.フォントやレイアウトが崩れず便利

パソコン上で作成したファイルは、多くの場合作成された機器の環境に依存しています。他人から送られたファイルを開くとレイアウトが歪んでしまっていたり、逆に相手にファイルを送った後で「文字化けしている」と言われたことは誰もが一度は経験があるでしょう。
PDFでは、フォントとレイアウトを埋め込む方法でファイルが作成されますので、ファイルの作成・閲覧環境に左右されることがありません。多くの人に配布して閲覧してもらう場合に、作成者のパソコンで見えているのと同じフォント・レイアウトで表示させることができるのです。

2.どんな端末やOSでも閲覧できる汎用性

民間企業の事務であれば、ほとんどの会社ではOSがWindowsだと思います。しかしデザイナーなどクリエイティブな仕事をしている人はMacを使用している頻度が高く、両者でWord文書をやり取りしようとするとMac側でソフトを導入しなければならず、手間やコストがかかってしまいます。
PDFは閲覧用に開発された形式ですので、どちらでもブラウザや無料の閲覧ソフトで見ることができます。また例えば携帯電話でもiPhoneでは閲覧できる環境が整っており、スマートフォンなどどんな端末でも見ることができるというメリットもあります。

3.印刷がスムーズで仕上がりもイメージしやすい

ファイルを印刷する際に、WordやExcelだと思っていたのと違う仕上がりになって困った経験がある人も少なくないはずです。ページ設定や印刷範囲の関係で、ファイル作成後に各種の設定やプリンターのオプションと毎回格闘しているという人もいるでしょう。
PDFは印刷にも便利で、ファイルを開いてそのまま印刷すれば、表示された通りの仕上がりでプリントアウトすることができます。閲覧や配布用のファイルでない場合も、一度PDFにしてみて最終確認をすることで、レイアウトや誤字脱字等のミスを発見しやすくなります。

4.サイズ圧縮でスムーズな転送を実現

WordにしろExcelにしろ、入力されたデータや文章量が多ければ多いほど当然ファイルサイズも大きくなってしまいます。分量の大きい報告書や論文、図面の多く入ったファイルを他人のパソコンとやり取りしなければならない場合、送信に時間がかかったり、相手のメール設定で受信できなかったりしてストレスが発生するリスクがあります。
PDFはサイズ調整を自由にすることができます。送受信に最適化したファイルサイズで扱うことが可能となることも大きなメリットの1つと言えるでしょう。

PDFサイズを圧縮するには、PDFソフト、オンラインPDF処理サイト使うのが必要です。ここでは、PDF圧縮機能付きのPDFエレメントをおすすめします。

無料ダウンロード

5.編集のしやすさと安全性の両立

PDFは閲覧に特化した形式でファイルの編集には向かないと思われがちですが、実はWordと同様に自由度の高い編集が可能です。添削したりレイアウトを整えたりといった作業はそのままできるので、元の形式に戻して編集する必要はありません。
一方でPDFは高い安全性も確立されており、パスワードやセキュリティをかけて様々なリスクを防止することができるようになっています。一部の編集ソフトでは印刷や編集にロックをかけることもできるため、社外に配布した後に改ざんされてしまう心配もありません。PDFエレメントはPDF編集ソフトとしてPDF編集機能があるだけでなく、PDFファイルにパスワード設定する機能も備えています。ぜひ試してください。

インフォグラフィックでPDFのメリットを理解しよう！

PDFを活用する理由とメリットのインフォグラフィック

ここまで見てきたように、PDFを活用することには様々なメリットが存在します。ビジネスシーンで普段から使用している人も、意外と気づかない、あるいは知らなかった利点もあったのではないでしょうか。仕事だけではなく学校やプライベートの場面でもPDFを使用することにより改善することはたくさんありますので、積極的に活用してみましょう。