デジタルドキュメントの注釈は、合意書への記入、学生の論文評価、ドキュメントの校正、読書中のメモ取りなどさまざまな場面で役立ちます。デジタルツールを使用して文書に注釈を付けることは、ペーパーレス化するだけでなく、非常に便利です。
効率的なデバイスとインターネット接続があれば、PDFに簡単にコメントを追加できます。さらに、PDFのコメントをExcelにエクスポートすることも可能です。PDFコメントをExcelに簡単にエクスポートする4つの方法をご紹介します！
PDFコメントの概要
PDFコメントは、PDF注釈とも呼ばれています。さまざまな無料のPDF注釈ツールがあり、PDFにグラフィック、テキスト、オブジェクトを追加したり、テキストボックスや付箋メモを挿入したりすることができます。
これらの追加機能は、文書のレビューおよび承認プロセス中に重要であり、デジタル編集ツールの使用は作業を容易にし、迅速にします。エラーやミスを見つけた場合、最終稿を提出する前に修正できるように、他のユーザーがソフトウェアを使用してコメントを変更できるようにすると良いでしょう。
注釈を付けたいデジタル文書内のコンテンツは固定されているため、変更することは非常に困難です。専門の注釈ソフトウェアを使用すると、オリジナルのコンテンツをそのままにしながらフィードバックを残すことが容易になります。PDFにコメントを残すことで、混乱を避け、すべてのフィードバックが含まれたPDFを送信することができます。
PDFファイルに注釈を付けるために使用する主な機能には、次のものが含まれます。
- PDFマークアップツール
- フリードローアプツール
- ハイライトツール
- コメントツール
- テキストの取り消し線機能
- テキストのコピーおよびペーストツール
PDFのコメントをExcelに抽出する方法
PDFコメントが何であり、なぜ重要なのかわかったら、PDFからExcelにコメントを抽出する方法を見てみましょう。4つの方法について説明しますので、自分にとって最も便利な方法を選択しましょう。
方法1. PDFelementを使用してPDFのコメントをExcelに抽出する
PDFelement は、PDFに注釈を追加するための便利なツールです。署名、付箋、図形、スタンプの追加や、テキストのハイライトなどが可能です。
デスクトップ版は無料でダウンロードできますが、一部の機能は有料です。また、オンラインバージョンも利用可能で、ソフトウェアのダウンロードが不要なため、手軽に使えます。さらに、Windows、macOS、iOSなど、さまざまなデバイスに対応しています。
以下では、PDFelementを使ってPDFコメントをExcelにエクスポートする具体的な手順を詳しく紹介します。
ステップ1. 抽出するコメントを含むPDFを開き、「注釈」タブをクリックします。上から3番目のアイコンである「コメントリスト」アイコンを選択します。「コメントをエクスポート」を選択します。
ステップ2. ファイルを.xfdf形式で保存するように選択し、「保存」をクリックします。
ステップ3. Excelソフトウェアを起動します。開いているウィンドウから、ダウンロードした.xfdfファイルを開きます。
ステップ4. ポップアップウィンドウが表示されます。このファイルをXMLテーブルとして開くと指定し、「OK」をクリックします。
ステップ5. XMLソースが参照しているものがないため、ExcelがXMLソースデータに基づいたスキーマを作成するという内容のダイアログボックスが表示されます。「OK」をクリックします。
ステップ6. ExcelがXMLファイルをインポートするのを待ち、「OK」をクリックします。
ステップ7. これで、Excelファイルを表示する準備が整いました。
方法2. Adobe AcrobatでPDFコメントをExcelにエクスポート
Adobe Acrobatを使用しても、PDFからExcelスプレッドシートにコメントをエクスポートすることができます。このプラットフォームは前述のものほど手頃な価格ではありませんが、それでもかなり簡単に使用できます。
Adobe Acrobatを使用してPDFからExcelにコメントをエクスポートする方法を学びましょう。
ステップ1.コメントをエクスポートしたいPDFを開き、PDFファイルの右側にある「コメント」をクリックします。
ステップ2. エクスポートしたいコメントをハイライトします。
ステップ3.「オプション」タブをクリックし、「選択したものをデータファイルにエクスポート」を選択します。 「コメントをエクスポート」ダイアログボックスが表示されます。
ステップ4. 作成するドキュメントのファイル名を選択します。
ステップ5. 変更を適用するために保存ボタンを押します。
次の手順は方法1と似ています。エクスポートした.fdfファイルをExcelで開き、コメントをExcelファイルにインポートできます。
方法3. PDF Studioを使用してPDFコメントをExcelファイルにエクスポート
PDFコメントをExcelファイルに抽出する3つ目のツールは、PDF Studioです。
PDF Studioは、Qoppa Softwareによって開発され、ユーザーがデジタルドキュメントを簡単に作成、注釈付け、編集、変換、確認できるように設計されています。Linux、IBM AIX、Windows、macOS、Solarisなど、さまざまなOSで利用可能です。
以下に、PDF Studioを使ってPDFのコメントをExcelファイルとしてエクスポートする手順を紹介します。
ステップ1. コメントをエクスポートしたいドキュメントを開きます。
ステップ2.「コメント」タブをクリックし、「コメントのエクスポート」を選択します。または、「コメント」をクリックして、「XML」を選択することもできます。
ステップ3. 新しいXMLファイルを保存したい場所を指定し、保存ボタンを押します。
方法4. Foxit PDF Readerを使用してPDFコメントをExcelとして保存する
最後に紹介するFoxitです。Foxitは、フォーマットや作業の品質を気にせずにPDFを管理・編集できる、機能豊富なプラットフォームです。PDFからコメントをエクスポートする機能も備えています。
以下に、Foxit PDF Readerを使ってPDFコメントをExcelとして保存する詳しい手順を紹介します。
ステップ1. Foxitホームページに移動し、「コメント」タブをクリックし、「エクスポート」を選択します。「名前を付けて保存」のダイアログボックスが表示されるのを待ちます。
ステップ2. ドキュメントに「ファイル名」を入力します。
ステップ3. 変更を適用するために、「保存」をクリックしてください。
以下の手順は、方法1および2とも似ています。エクセルにエクスポートされた.fdfファイルを開いて、コメントをエクセルファイルにインポートすることができます。
PDFコメントに関するよくある質問
ここまで、各ツールを使ってPDFのコメントをExcelスプレッドシートにエクスポートする方法を紹介しました。この部分では、PDFコメントについてのよくある質問に回答します。
Q1. コメントやマークアップを含んだPDFを印刷する方法は？
PDFにコメントを追加した後は、デジタルコピーを他のユーザーに送信したり、ハードコピーを印刷することができます。コメントが含まれたPDFを印刷する方法についてよくわからないかもしれませんが、コメントのないPDFを印刷するのとそれほど変わりません。コメントやマークアップが含まれたPDFを印刷する手順については、以下のガイドをご覧ください。
ステップ1. ページの上部にある「印刷」アイコンをクリックしてください。
ステップ2. プリンター、印刷コンテンツ、向きなどを設定してください。「印刷する内容」セクションで「コメント」オプションにチェックを入れることを忘れないでください。
ステップ3. ページの下部にある「印刷」を選択してください。
Q2. PDFのコメントはどこにありますか？
PDFのコメントは一目で見えるかもしれません。一方、編集者はコメントを隠したり見えなくしたりして、読者をそらさないようにしたり、受取人が文書を閲覧する際に邪魔にならないようにしたりすることがあります。理想的には、PDFのコメントは左側のコメントパネルにあります。コメントをクリックすると、コメントを編集したり削除したり返信したりしたり、満足するまでコメントを並べ替えたりすることができます。
以下では、PDFelementを使ってPDFのコメントに返信、編集、削除、並べ替えを行う方法を詳しく説明します。
ステップ1. コメントリストアイコンをクリックします。
ステップ2. 「...」をクリックして、別のドロップダウンメニューを表示します。コメントに返信したり削除したり編集したりすることができます。
Q3. コメントを共有する方法
PDF文書にコメントを付けた後、共有機能を使用してデジタルコピーを同僚や友人に簡単に送信することができます。PDFelementを使用すれば、ボタンをクリックするだけでコメント付きのPDFを共有することができます。このソフトを使用して、編集可能なPDFを共有可能なリンク付きで誰にでも送信することができます。
共有可能なリンクを使用してコメント付きのPDFを共有するには、すべての編集が完了したらページの上部にある共有アイコンをクリックします。
まとめ
技術を使用することの多くのデメリットにもかかわらず、技術がさまざまな方法で私たちの仕事をはるかに楽にしてくれたという事実を否定することはできません。テクノロジー時代の前は、たくさんの文書を取捨選択して整理し、フィードバックを提出する前に蛍光ペンを使用する必要がありました。
今日、必要なのはラップトップを起動して効率的な編集と注釈ツールを使用するだけです。この記事を読んでコメントについてもっと学び、PDFコメントをExcelにエクスポートする方法を知ることができたと思います。