会議の議事録の作成方法は？さらに無料テンプレートをダウンロード可能！

はじめに

会議において必要不可欠な議事録。議事録は、会議の内容を正確に記録、保存し、共有するために作成する文書です。

議事録は、会議の内容を参加者だけでなく、参加していない人にも共有できるよう、わかりやすく、漏れのないように作成することが重要です。

会議の議事録には、会議内容を正確に共有するために必要となる項目や書き方があるため、あらかじめ必要や項目を指定したテンプレートを作成しておくことをお勧めします。

ここでは、会議の議事録をテンプレートがない状況で1から作成する方法と、PDFでダウンロードできる無料の素材を紹介し、さらにPDFelement（PDFエレメント）を使って効率的に作成する方法についてご紹介します。

目次：

1. 会議の議事録とは？
• ・①概念
• ・②目的
• ・①なぜ必要？
2. 会議の議事録の書き方
• ・①構成要素
• ・②書き方
3. 便利＆無料の素材
• ・①PDFテンプレート
• ・②Wordテンプレート
4. 議事録を作成するときの注意点
5. まとめ

1.会議の議事録とは？

議事録が必要なことは分かっていても、実際に作成するとなると「テンプレートがなくてどのように作成してよいか分からない！」ということはありませんか？

議事録を作成するには、そもそも議事録とはそもそもどのようなもので、議事録を作成することによりどのような効果が期待できるのかを理解しておく必要があります。

ここでは、議事録とは何か？なぜ必要なのか？といった、会議の議事録の概念と作成する目的について解説します。

（1）概念

議事録とは、会議や打ち合わせの内容を文字で記録したものです。

議事録では、会議や打ち合わせの経過や内容、結論などを記録としてまとめ、共有できるようにします。

（2）目的

議事録を作成する目的は、議論された内容や決定事項などを正確に記録し、会議の参会者や関係者などと共有することです。

そのため、実際に参加していないメンバーも内容を正しく把握できるように作成することが重要です。

（3）なぜ必要？

議事録には、参加者にとっては備忘録であり、聞き逃しや認識の相違がないようにするために残す記録の役割があります。

また、参加していなかった人に対し、口頭で内容を伝えると、食い違いや勘違いが発生する場合があります。

議事録は、参加者も参加していない人も、すべての関係者が正確に情報を共有するために必要となる文書です。

2.会議の議事録の書き方

（1）構成要素

議事録を作成する際には、次のような項目を設けて「いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように」話し合ったのかを明確にします。

また、次回の会議の日程や議題、それまでに行うタスクなども記載します。

なお、単なるメモになってしまったり、情報に抜けがあったりすることのないよう、議事録に必要な構成要素をあらかじめ設定しておき、共有しておく必要があります。

（2）書き方

1）標題

標題は、会議の概略が明確になるように表記します。

例）在庫管理システムの機能追加に関する会議議事録

2）日時

会議が開催された正確な日付を「西暦」で、時間を「２４時間表示」で表記します。

なお、会議の開始時間と終了時間は、何分単位まで表記します。

例）日時：2021年12月14日（火）　15時05分～16時45分

3）場所

会議が開催された場所を正確に表記します。

場所：株式会社東シス商事　本社12Ｆ会議室

4）出席者

先方（お客様）から役職順に記載します。なお、部署・役職も併せて表記します。

例）出席者：先方　東シス商事　総務部　山本部長、長谷川課長

当方　営業部　佐藤部長、倉本課長、佐々木

5）決定事項

内容の要旨を3点にまとめます。その際、方法や数字などを具体的に明記する必要があります。

例）要旨：

① 在庫切れ防止機能の追加開発のご要望

在庫が指定数より下回った際のアラート機能を2月末までに在庫管理システムに追加する。

② 在庫数の指定について

製品に対する指定在庫数を1月中旬に提出。

③ 開発費用とスケジュール

費用350万、2月末納品予定にて合意。

6）会議内容

会議の内容を時系列で詳細に説明します。

決定に至った経緯、発言者名がわかるように表記します。

7）次回会議日程・議題

次回の日程についても、具体的に表記します。ここでも、「西暦」「２４時間表記」を用い、「曜日」や会議室の場所まで、詳細に記入しましょう。また、併せて参加者についても表記しておきましょう。

例）

日程：2022年1月14日（金）15時～16時30分

場所：株式会社東シス商事　本社12Ｆ会議室

内容：製品に対する指定在庫数について

出席者：今回と同じ

8）備考

参考資料や次回会議までに必要な作業などを表記します。

3.便利＆無料の素材

社内に議事録用のテンプレートがない場合、1から作成することになります。

会議の内容をまとめるのも大変なうえ、フォーマットも1から作成するとなると、時間も手間もかかってしまいます。そのようなときは、Webサイトから入手できる無料のテンプレートを使用することをお勧めします。

ここでは、Webサイトからダウンロードできる便利な無料の素材をご紹介します。

（1）PDFテンプレート

PDFelement（PDFエレメント）のサイトでは、PDFのテンプレートが無料でダウンロードできます。

また、ダウンロードしたPDFテンプレートは、同じサイトで提供されている無料でダウンロードできるソフトPDFelementを使って編集することもできます。

【Step 1】「会議の議事録テンプレート＞＞」を開きます。

【Step 2】使用するテンプレートの下の「無料ダウンロード」をクリックします。

【Step 3】ブラウザの「ダウンロード」ボタンをクリックします。

（2）Wordテンプレート

Office製品のテンプレートダウンロードサイトから、議事録のテンプレートをダウンロードすることができます。ダウンロードしたファイルは、ダブルクリックして開き、Wordで編集することができます。

【Step 1】Microsoftホームページの議事録テンプレートページに入ります。

【Step 2】ダウンロードするテンプレートを開き、「ダウンロード」をクリックします。

4.議事録を作成するときの注意点

議事録に必要なのは正確性です。会議の内容を正確に、抜けがないように記載されている必要があります。正確性を保つために、録音などを利用するのもよいでしょう。 加えて、次のような点に注意して作成しましょう。

・会議の目的や結論が明確に伝わるようにする

・発言内容は、発言者を明確にし、わかりやすく要約する

・客観的な視点で記載する

・議事録は24時間以内に作成する

5.まとめ

議事録は、正確さが重要です。会議に参加した人だけでなく、参加していなかった人も、会議の内容や決定事項を齟齬なく、正確に把握できるよう、客観的な視点で作成することが重要です。

また、議事録で大切なのは内容。そのため、作成すること自体に手間暇がかかることは好ましくありません。そのようなときは、無料でダウンロードできる議事録のテンプレートなどを使用するとよいでしょう。

たとえば、PDFelement（PDFエレメント）のサイトでは、さまざまなテンプレートに加え、PDFファイルを編集できるアプリもダウンロード可能です。是非、活用してみてください。