Mac:【PDFとWordの小技】Word文書を分割して別のPDFファイルとして保存!

Home > 活用Tips > Word文書を分割して別のPDFファイルとして保存する秘密方法2選

はじめに


皆さんはWordを使っている中で、会議資料でも、社内文書でも、相手から「この資料の5ページから7ページだけPDFにして送って」などと頼まれた際どういう方法で送付していますか?


PDFelementを知る前の筆者は「必要なページを1枚ずつプリントアウト(印刷)し、1枚ずつコピー機で取り込み(スキャナーの代わり)1枚ずつパソコンでPDFに変換してメールに添付して送る」と言うやり方しか知りませんでした。

皆さんも仕事上、またテレワークで作成した文書を「PDFに変換してファイルを送信してください」といった要望が頻繁にあるかと思います。送りたいWordファイルを送りたい分だけ選び出せれば便利ですよね。

そこで今回は「PDF」と「Word」の秘密をこっそり伝授、Word文書を分割して別のPDFファイルとして保存する方法2つをご紹介します。


関連記事:
* PDF作成:WordのdocデータをPDFに変換(PDF化)する方法は? >>
* 【PDF分割】一つのPDFファイルを複数のPDFに分割する5つの方法・無料で分割できる! >>


目次:

1.イチオシ!PDFelementでワードを分割してPDFとして保存する

2.Wordでワードファイルを分割してPDFとして保存する

まとめ



1.PDFelementでワードを分割してPDFとして保存する

まず「Wondershare PDFelement」の公式ホームページをクリック PDFelementtのページに青色の「無料ダウンロード」がありますので、無料ダウンロードをクリックしてダウンロードします。

※ここで、作業中のWord等を一度閉じてから、再度開きなおします。開かなくても右クリックで真ん中くらいに紺色の「+PDFに作成」を確認します。またはデスクトップ上にある「PDFelement」を開きます。素人の筆者には不思議ですが、WordのツールバーにもPDFelementが確認できるはずです。


【PDFにそのまま作成】簡単な方法を3つ


●Word文書をそのまま「エクスポートしてPDF」にします。

●Word文書を直接PDFelementで開く。

●デスクトップ上の「wondersharePDFelement」を開きトップページから「ファイル」「作成」でPDFにしたいWord文書を取り込む。


PDFelement ファイルを開く


◆「PDFelement」を開いて、Word文書を分割します。例えば「この資料の5ページから7ページだけPDFにする」としたら、「この資料、ファイル」を選択、PDFelement内にPDFとして保存します。

◆「PDFから抽出」でページ数5~7ページに指定して抽出して保存、または「PDFから分割」でも5~7ページを分割して保存する方法もあります。必要のないページを削除して必要なPDFを残す方法もありますよね。確認できたらPDFelementの中の「ファイル」で「保存」します。

◆「PDFelementフォルダ」がデスクトップ上に作成され 「Splitフォルダ」に分割され保存されています。好きな名前に変更して再度保存すれば、あなたの思い通りのWord文書を分割したPDFファイルが作成されます。簡単だと筆者は感じました。


※驚くことに今回は、ユーザーガイドを見ないまま何度かPDFelement内で、マーク(記号)と文字で何度か挑戦してみたら、WordファイルをPDFelement内で分割する事がいつの間にか完成していました。凄い!便利!PDFelementさえあれば、取り込んだデータの編集は思いのままです。


2.Wordでワードファイルを分割してPDFとして保存する


①特定のページだけをPDFにする方法(=特定のページだけを印刷する時と同じ感覚)

●PDFにしたいWord文書で、リボンタブの「ファイル」をクリック

●開いた画面で、「エクスポート」をクリック

●エクスポート画面が表示され

●「PDF/XPSドキュメントの作成」が選択されてなければクリックして選択

●「PDFまたはXPS形式で発行」のダイアログボックスが表示されるので「オプション」ボタンをクリック


word PDF option


●オプション画面で「ページ指定」をクリック

●印刷範囲を指定し「OK」をクリック「PDFまたはXPS形式で発行」画面に戻ったら、「PDFのファイル名」や「保存場所」を指定

●最後に「発行」ボタンをクリックで完成。


word PDF option


②Wordで任意のページを個別PDFファイルにするには(1ページ1ファイル)


※ 少し難しく「中級者向け」とも感じますがご紹介します。


Word文書に見出し1.2.3のように見出しを作成していた場合(さらにTabキーで字下げして①②③でも可)Word文書内での編集なら「ctrl」キーを押したまま「Enter」キーでページを下げる事ができるので、段落毎(事柄毎)でページを分けておけば、PDFへエクスポートして際に任意のページを選ぶ事もできます。
いずれにせよ、一度PDFにしてしまってから必要なページを選んでPDFに変換する方が簡単です。


会議資料などでは、見出し1.2.3で作成した各ページの空白行に「見出し1」を適用する。
「表示」タブ内の「アウトライン」をクリック、「文書の表示」をクリック、「Ctrl+A」キーでファイル内を全選択し「作成」をクリック、見出し1ごとに個々のファイルに自動分割されます。
これで「名前をつけて保存」してもOKですが、セクション区切りが不要な場合は↓の操作で一括削除できます


word PDF 分割 保存


PDF変換する範囲を指定する。
「保存」する前にPDFに変換する範囲などを指定したい場合は「オプション」をクリック、「オプションダイアログボックス」を開き、PDFに変換する範囲を設定します。



まとめ


Wordでは、PDFファイルを通常のWord文書と同様に開いたり、編集したりできます。開いたPDFファイルはWordで編集可能な状態に変換されますが、もとのレイアウトが保持されない場合もあります。レイアウトの崩れ・文字化けなどが発生する可能性があるのです。

Wordで作成した文書を分けて保存、必要分だけをメールへ添付などPDFelementさえあればすぐに解決します。

例えば、冒頭の依頼は本当にすぐに完結です。「この資料の5ページから7ページだけPDFにして送って」と頼まれれば「PDFelement」を使って5~7ページに分割してPDFとして保存。あとは送付するだけです。

だから皆さん、もっと簡単・スピーディーにWord文書を分割してPDF変換できるオールインワンソフト「PDFelement」をさあ是非お試しください。

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作成日: 2021-06-01 15:24:34 / 更新日: 2021-09-08 14:18:03

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星野

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