文書管理のメリットは？

資料を長期間保管することも、紙の資料では置き場に困りがちですが、電子化すれば容量の大きなストレージを用意するだけで、場所を取らずに済みます。これにより、製造から何年もたった製品の修理やメンテナンスもスムーズに行うことが可能です。

自営業や自由業・フリーランスに便利な文書管理ソフトをご紹介

自営業や自由業・フリーランスに便利な文書管理ソフト

はじめに

Q：自営業やフリーランサーの方にとって、文書管理が必要ですか？
A：自営業の場合、作業で忙殺されてしまうと、本来業務に充てる時間が圧迫され、売上が伸びない…という悪循環にもなりかねません。そのため、本来業務以外の作業は出来る限り効率良く行うことが求められます。

文書管理ソフト

いわゆる自営業やフリーランサーの方は好きなことを自分のペースで仕事にすることができるという点でサラリーマンの方から見ると羨ましく見えるかもしれません。

しかし、当然好きなことだけをしていれば良いというわけではないという側面もあることを忘れてはいけません。特に個人で自由業を営んでいる場合は仕事の本来業務だけではなく、様々な雑務も自ら行わなくてはいけません。

特に厄介なのが経理のような事務的な業務や営業資料の作成等です。自ら営業活動を行い、本来業務を行った上に経理や資料作成を行うとなると時間がいくらあっても足りません。

それらの作業で忙殺されてしまうと、本来業務に充てる時間が圧迫され、売上が伸びない…という悪循環にもなりかねません。そのため、本来業務以外の作業は出来る限り効率良く行うことが求められます。

Part 1. 営業資料はできるだけ簡単に使い回せるようにしよう！

営業資料は多くの方がパワーポイントなどを使って作成し、クライアントへ提出する際にはPDFに変換して渡すという方法を取っているかと思います。

その場合、一度PDFにした資料に修正が発生した場合、パワーポイントの資料を修正した後にまたPDFに変換して…では効率が悪いですよね。そこで「PDFelement Pro」のようなPDF編集ソフトを使い、簡単な修正はPDF上で行うようにすれば作業時間が短縮されます。

PDFelement 6 Pro

一回の作業の短縮時間は微々たるものかもしれませんが、これが積み重なると結構な時間短縮になってきます。

また、クライアント名だけを変えて他のクライアントに同じ資料を提出したいという時にも、PDFに変換した資料のクライアント名だけを直接修正することで簡単に使い回すことができるのでオススメです。

このように、資料作成に掛ける時間はなるべく抑えていきましょう。

→関連記事：
　業務効率化に欠かせない文書管理システム3選

Part 2. 資料は電子化し、ジャンル毎に文書管理しよう！

例えばまだフリーランスになりたてで、自宅を職場としているような場合には、紙の資料が非常に邪魔になってきます。部屋をスペースを占領してしまいますし、必要な資料をすぐに見つけることもできず、探している時間が非常にもったいないと感じることでしょう。そこでオススメなのが紙の資料も全て電子化し、データとして文書管理してしまうことです。

例えば税務署から渡される資料は電子化し「税務署関連フォルダ」に収めておく。クライアントAに提出した資料やもらった資料も電子化し「クライアントAフォルダ」に収めておく。

同じくクライアントB、クライアントCと分けておけば資料に部屋のスペースを圧迫される恐怖から開放されるだけでなく、簡単に資料を検索で探すことができます。

さらに資料をデータ化する際にOCR機能を持つスキャナーでPDFにしておくことで資料内のテキストも検索できるので作業効率が劇的に上がること間違いなしです。そしてPDFの資料はPDFelement　Proの編集機能で直接編集できるだけでなく、PDFからWord、Excel、PPTの好きな形式に再変換することも可能です。

変換機能