業務効率化に欠かせない文書管理システム3選

1. 文書管理の必要性

仕事で取り扱う書類の中には、機密情報が記載されているものもあります。この様な書類の取り扱いは、閲覧や保管について細心の注意を払わなければいけません。そして、コンプライアンスを重視してなおかつ成果を上げる為には文書管理を適切に行う事が求められます。
文書や記録情報の保管から活用に廃棄までを、一元管理する事で社内の重要な情報を管理する事を目的としています。また紙ベースではなく電子化して、ウェブ上で行う事を文書管理システムと言います。

2. 文書管理システムを活用しよう

文書管理システムを活用すると業務を効率化する事が出来ます。ここからは、文書管理システムで効率化出来る事と活用シーンを紹介します。

【文書の保存と保管の効率化】

文書の管理には、使用中の文書を各課で管理する「保存」と、使用しなくなった文書を定められた年数に渡り書庫で管理する「保管」があります。A社の総務部では稟議書や出張関連、物件などの書類が溜り発見に時間が掛かっています。文書を探す為の余計な時間が、日々の業務効率化を妨げています。それが文書管理システムでは、作成時に定めた保存期間が過ぎると自動削除されるシステムが搭載されています。また文書ファイルをワンクリックで移動できるので、業務を大幅に効率化出来ます。

【ワークフローの効率化】

一つの文書において、複数人の承認を得る必要があります。しかし承認者の全員が、常に社内にいるとは限りません。そんな時はワークフロー機能を活用して、クラウドによる外出先からの文書確認とスムーズな承認を可能にします。

【共同作業の効率化】

複数の社員がファイルをダウンロードする事なく共同作業を行えます。会議の議事録やスケジュール変更など、書類を確認する作業時間を大幅に短縮します。

文書管理システムを導入すると、あらゆる業務の所要時間を短縮する事が出来ます。続いては、文書管理システムをいくつか紹介して機能と価格を比較しましょう。

3. 文書管理システムを比較しよう

社内の業務を劇的に効率化する為に、いくつかの文書管理システムについて機能や価格を比較します。

DOCUMENT MARK

【機能】:
帳票や文書をPDFファイル化する事で、保管場所を節約して分類や振り分け、廃棄を自動で行います。また必要なデータを素早く呼び出す検索機能に、各種データを紐づけするリンク機能と、光学文字読み取り機能が業務効率化を実現します。 取引先からの請求書や領収書を格納して、タイムスタンプや電子署名を付与する事でe文書法に適した形式で保管します。更に分かりやすい画面構成なので、誰でも簡単に使用できます。
【価格】:
初期費用が20万円で、月額費用は5万５千円(10GB)です。まずは、２週間の無料体験版で充実の機能と使いやすさを実感して下さい。

ひびきSm@rtDB

【機能】:
大企業や大規模組織を対象にした、Webデータベースと電子フロー化ソリューションです。プログラミングが不要でマウス操作のみでシステム化を迅速に実現します。大規模組織の改編には、考え抜かれた電子化フローが実力を発揮します。そして、最短一ヶ月のスピーディーなシステム導入が支持を得ているポイントです。
【価格】:
1,000～1,999名プラン
月額900円で最低利用人数は1,000人です。そして、最低利用期間は1年1ヶ月となっています。
2,000～2,999名プラン
月額750円で最低利用人数は1,000人です。そして、最低利用期間は1年1ヶ月です。

Fleekdrive

【機能】
複数人で進める共同作業にフォーカスしたファイルコラボレーションにより、同時編集だけではなくチャットやスタンプで円滑にコミュニケーションを取れます。そして気になるセキュリティー面は、金融機関のシステムインテグレーションのノウハウを活用しています。
【価格】
ビジネスプラン
月額1,500円/1ユーザー(200GB) 最低利用人数は10名で初期ストレージは2TBです。 チームプラン
月額500円/1ユーザー(10GB) 最低利用人数は10名で初期ストレージは100GBです。
そして、全てのプランには30日間の無料体験が付いています。

ここまで、文書管理システムの機能と価格を比較しました。大企業向けから安価で導入できるタイプまで、自社の規模や環境に合わせて検討して下さい。

業務を円滑に進めて業績を向上させるには、文書管理システムを導入する事が一番の近道です。簡単に操作する事が出来て、文書を電子化する事で消失のリスクがなくなります。導入にあたっては、無料体験を利用して企業規模に最適なシステムを選択して下さい。