フリーランスや個人事業主は、すべての作業を自身で行う必要があります。
そのため、さまざまな業務におけるルールを知っておくことは、とても重要です。
たとえば、ビジネスにおいて重要な役割を果たす請求書は、書き方が分からないと作成に多くの時間を費やすだけでなく、不備が発生する原因にもなります。
そこで今回は、請求書の作成から提出までに知っておくべきポイント解説するとともに、忙しいフリーランスや個人事業主の方々の効率的な請求書発行をサポートしてくれるテンプレートやツールなどもご紹介していきます。
大企業やフリーランス・個人事業主を問はず、ビジネスにおいて請求書は、とても重要な役割を果たします。
たとえば、請求書には、次のような役割があります。
・請求書により商品やサービスの提供が行われ、取引が成立したことが証明される
→ 取引後の誤解やトラブルの防止
・請求書により収益の確認や未払いの管理が行える
→ 正確な財務管理が可能
・請求書により消費税額や手数料などが明確化される
→ 税務申告に必要な情報の証明
このように、請求書は、単に支払い金額の請求するためだけの書類ではなく、ビジネスの運営や顧客との信頼関係維持、税の申告などにおいてもとても重要なものなのです。
請求書がビジネスにおいて重要な書類であるとはいえ、0から作成するとなると「どのような項目が必要か？」「見栄えの良い請求書にするにはどうしたらよいか？」など、不安な要素も多いのではないでしょうか。
そこで、ここでは、フリーランスや個人事業主の皆さんが効率的に請求書を作成するために知っておくと便利な情報をご紹介していきます。
請求書は、取引先に請求内容を正しく伝えるために作成・発行するものです。
請求書自体に決められたフォーマットはありません。
しかしながら、請求内容を正しく伝えるためには、次のような項目を必ず記載しましょう。
請求書（例）
1）請求書の題目
請求書の題目は、用紙上部の中央や左側の部分に記載します。
分かりやすく「請求書」または「ご請求書」とするのが一般的です。
2）宛名
宛名は、用紙上部の左側に記載します。
会社名とともに、必要に応じて「住所」「部署名」「担当者名」を記載するのが一般的です。
3）発行年月日
発行年月日は、用紙上部の右側に記載します。
書類を作成した日ではなく、請求書を発行した日付を記載するのが一般的です。
4）発行者の氏名または社名
発行者の氏名または社名は、題目の下部（日付の下）に記載します。
会社名、部署名、担当者名、連絡先を記載し、必要に応じて社判または担当者印を押すのが一般的です。
5）請求金額
請求金額は、取引額をすべて合わせた小計に消費税を加えた額を記載します。
単価は税抜きで記載し、消費税額は小計の後に記載するのが一般的です。
また、分かりやすいように桁区切りを加え、大きく記載するようにします。
6）振込先
振込先は、金融機関の口座情報（銀行名（銀行コード）・支店名（支店コード）・預金種別・口座番号・口座名義）を記載します。
なお、口座名義は、カタカナで記載するのが一般的です。
7）支払期日
支払期日は、契約に則った納入期限を記載します。
8）取引内容
取引内容は、「取引年月日」「品名」「単価」「数量」「金額」に分けて記載します。
さらに、「小計（すべての取引額の合計）」「消費税」「小計」に消費税を加えた合計の額も必要です。
請求書には決まった形式やフォーマットはないものの、記載すべき項目が多く、誤りがあっては困るため、0から作成すると時間や労力がかかります。
そこで便利なのが、無料で提供されている「請求書テンプレート」です。
テンプレートを使えば、必要事項を入力するだけで簡単に請求書が作成できます。また、レイアウトやデザインを変更するなど、オリジナルの請求書へのカスタマイズも可能です。
ここでは、無料で請求書のテンプレートがダウンロードできる3つのサイトをご紹介します。
Wondershare社のPDF編集ソフト「PDFelement」が提供するサービスです。
一般的な請求書テンプレートや適格請求書（インボイス）に対応した請求書テンプレートなど、豊富なビジネステンプレートをPDFでダウンロードすることができます。
Adobe社が提供するサービスです。
請求書テンプレートに必要事項を追加してダウンロードしたり、請求書テンプレートのデザインやレイアウトなどをカスタマイズしてダウンロードしたりするなど、すぐに使える請求書をPDFでダウンロードすることができます。
「bizocean」は、トライベック社が提供するサービスです。
一般的な請求書からインボイス対応の請求書、請求明細書など、用意された豊富なテンプレートをさまざまなファイル形式でダウンロードすることができます。
請求書の作成を効率化するには、「テンプレートの利用」と「ツールの利用」という2つの方法があります。
特に、請求書を電子化したいという場合には、ツールの利用が不可欠といえるでしょう。ここでは、請求書の作成を簡単にしてくれる3つのツールをご紹介します。
「PDFelement」は、請求書作成に便利なPDF編集ソフトです。
PDFファイルの作成・編集・変換など機能も豊富で、テンプレートのカスタマイズからプロフェッショナルな請求書まで簡単に作成することができます。
また、OCR機能を使ってスキャンした紙の請求書を編集したり、共有機能を使って作成した請求書をメール送信したりすることも可能です。
さらに、電子署名やセキュリティ機能を活用することで、請求書の信頼性を高めることができます。
▼PDFelement
「Misoca」は、オンラインで簡単に請求書の作成ができるクラウド請求作成ソフトです。
豊富なテンプレートが用意されており、自分に合った請求書をすばやく作成することができます。
また、請求書の発行や管理もオンラインで行えるため、ソフトをインストールする必要もありません。
さらに、請求書の自動発行やリマインダー機能で支払いの遅延を防いだり、会計ソフトと連携して会計全体を管理したりすることも可能です。
▼Misoca
freee請求書は、オンラインで簡単に請求書を作成・管理できるクラウド請求作成ソフトです。
オリジナルの請求書を簡単に作成できるだけでなく、豊富なテンプレートから選んだ請求書を必要に応じてカスタマイズすることもできます。
また、請求書の送信や履歴管理も簡単で、支払い状況をリアルタイムで確認することが可能です。
さらに、freeeの会計ソフトと連携することで、経理業務全体を効率化することができます。
▼freee 請求書
フリーランスや個人事業主の場合、業務だけでなく、請求書の作成や発行、支払管理まで、すべての工程を自分で行う必要があります。
そのため、あらかじめ、やらなければいけないことを確認しておきましょう。
なお、請求書を作成し、発行・提出するまでには、次のような工程があります。
工程１）請求書の作成
業務が完了したら、次の内容を記載した請求書を作成します。
・請求先の情報（顧客名、住所、連絡先など）
・自身の情報（氏名（名称）、住所、連絡先など）
・請求内容（提供したサービスや商品の説明、単価、数量、合計金額、支払い期限など）
工程2）請求書の確認
請求書の作成が完了したら、内容を確認します。
記載内容や金額などに誤りがないか、十分な確認が必要です。
必要に応じて、請求書を印刷したり、ファイルを保護したりするなどして提出する準備をします。
工程3）請求書の発行・提出
紙の請求書の場合は郵送や発送の手配をし、データの請求書の場合はメールやオンラインプラットフォームを通じて顧客に送信します。
発行後は、請求書を適切に管理し、リマインダーなどを上手く活用して支払い状況を定期的に確認します。
ここでは、請求書の作成から提出までの工程でよくある質問についてお答えしていきます。
Q1. 請求書の形式はどうすればいいですか？
A1. 一般的には、環境を選ばず閲覧でき、ファイルの保護がしやすいPDF形式が使用されます。ただし、請求先から指定があれば、指定されたファイル形式で提出しましょう。
Q2. 請求書を送信する際に注意点すべきことは何ですか？
A2. 最も重要なことは、正しい送り先に送信することです。そのため、送信後には受領確認を取ることをおすすめします。
Q3. 請求書の支払い期限はどのくらいに設定するのが一般的ですか？
A3. 一般的には、請求書発行日から14日〜30日程度ですが、顧客によって異なることがあるため、契約時に確認しておくことが重要です。
Q4. 未払いの場合はどうしたらよいですか？
A4. 支払期限以降も未払いの場合は、顧客に直接連絡をして支払い状況を確認しましょう。
Q5. ダウンロードしたテンプレートをそのまま使っても良いですか？
A5. ダウンロードが許可されているテンプレートは、そのまま使用しても問題ありません。必要に応じてカスタマイズしたり、情報を入力したりして使用しましょう。
今回は、請求書の作成から提出までの工程で重要な点について解説してきました。
ご紹介したテンプレートやツールなどを使えば、正確さが求められる請求書を効率的に作成できます。
たとえば、PDFelementのようなPDF編集ソフトがあれば、請求書だけでなく、必要な書類を簡単にPDFで作成できるといったメリットもあります。
どのサービスやツールが自分に合うかを十分に検討し、スムーズに請求作業が行える環境を整えてください。
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作成日： 2018-06-04 11:15:17 / 更新日： 2024-11-01 11:19:03
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