「個人事業主・フリーランス向け」個人請求書の書き方・注意点を徹底解説

個人事業主やフリーランスとして活動する際、請求書の発行は避けて通れない業務です。

しかし「何を記載すればいいのか」、「どのような形式で発行すればいいのか」など、わからないことも多いでしょう。

本記事では、個人事業主・フリーランスが知っておくべき請求書の書き方、必須記載項目、注意点、そしてPDF請求書の作成方法まで詳しく解説します。

1. 個人事業主(フリーランス)が発行する請求書とは?

個人事業主やフリーランスは、クライアント企業や個人に対してサービスや商品を提供した際、その内容と金額を明確に示すために請求書を発行します。請求書は、正確な金額の請求や取引内容の証明、さらには税務申告時の重要な証拠資料として機能します。

また、2023年10月から導入されたインボイス制度により、適格請求書の発行が消費税の仕入税額控除の要件となりました。これにより、請求書の正確性と適切な管理の重要性は一層高まっています。

請求書を発行するタイミング

・業務完了後、成果物の納品時
・月末締めの定期契約の場合は毎月決まった日
・クライアントとの契約で定められた支払いサイクルに応じたタイミング

2. 個人請求書に記載すべき項目

請求書には法律で定められた必須項目があり、これらを正確に記載することで正式な取引書類として機能します。

個人請求書の必須記載項目

・請求書の発行日：請求書を作成した日付を記載
・請求書番号：管理のために連番で番号を付ける(例:2026-001)
・取引先の名称：会社名または個人名を正式名称で記載
・発行者情報：氏名または屋号、住所、連絡先を明記
・取引内容：提供したサービスや商品の具体的な内容
・取引金額：単価、数量、小計、消費税額、合計金額
・支払期限：いつまでに支払ってもらうかを明記
・振込先情報：銀行名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義

金額の記載では桁区切りのカンマを使用し、消費税は税率とともに明記します。源泉徴収が必要な場合は、源泉徴収税額を差し引いた「お振込金額」を別途記載すると親切です。

3.個人事業主・フリーランスが請求書を発行するときの注意点

円滑な取引を行うために、個人事業主やフリーランスが請求書を発行する際は、以下の注意点を必ず確認しましょう。

その1：インボイス制度に対応する適格請求書を発行

取引先が課税事業者で消費税の仕入税額控除を受けたい場合、適格請求書が必須となります。適格請求書発行事業者として登録している場合に発行できます。

従来の請求書に加えて、以下の項目が必要です。

・適格請求書発行事業者の登録番号(T+13桁の数字)
・税率ごとに区分した消費税額および適用税率
・税率ごとに区分した取引金額の合計額

従来の請求書と比べて、最も大きな違いは登録番号の記載です。また、10%と8%の軽減税率が混在する場合は、それぞれを明確に区分して記載する必要があります。

その2：源泉徴収の有無を確認する

源泉徴収とは所得税法第183条に基づき、給与や報酬を支払う側があらかじめ税金を差し引いて代わりに税務署へ納める制度です。以下の報酬は源泉徴収が必要です。

・原稿料、講演料、デザイン料などの報酬
・弁護士、税理士、司法書士などの専門家への報酬
・プロスポーツ選手、芸能人、モデルなどへの報酬

そのため、フリーランスや個人事業主が源泉徴収の対象となるケースも少なくありません。該当する場合は、請求書に源泉徴収額の項目を明確に記載する必要があります。

源泉徴収税額の計算方法

・報酬額が100万円以下:報酬額×10.21%

・報酬額が100万円超:(100万円×10.21%)+((報酬額-100万円)×20.42%)

また、請求書には報酬総額から源泉徴収税額を差し引いた金額を「お振込金額」もしくは「合計金額」として記載すると、取引先にとってわかりやすくなります。

その3：請求書のフォーマットを確認する

取引先によっては指定の請求書フォーマットがある場合があります。初めての取引先には事前に確認しておくとスムーズです。

指定がない場合は、PDF・Excel・Word形式のいずれでも問題ありません。特にPDF形式は、修正や改ざんが難しく、電子データでの管理にも適しているため、もっとも一般的に利用されています。

どの形式にするか迷った場合は、PDF形式で請求書を作成し、クライアントに送付する方法をおすすめします。

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その4：請求書への押印

請求書への押印は法律上の義務ではありませんが、商習慣として求められることがあります。初回取引時には押印の要否を確認しましょう。

PDF形式での電子請求書の場合は押印不要とするケースも増えています。

その5：請求書の保管期間を守る

発行した請求書の控えは、税法により一定期間の保管が義務付けられています。個人事業主の場合、青色申告では7年間、白色申告では5年間の保管が必要です。

その6：重要な情報を二重チェック

やり取りのトラブルを防ぐために、合計金額・支払期日・振込先口座番号などの重要な情報は、送信前に必ず二重チェックしましょう。

また、重要な項目は太字や赤字で強調するなど、視覚的にわかりやすく工夫すると、確認ミスを防ぎやすくなります。

4.「実践編」PDFの個人請求書の作り方

PDF形式の個人請求書は、どの端末でも同じレイアウトで表示され、改ざんされにくいという大きなメリットがあります。メールでの送付が容易で、印刷コストや郵送の手間も省けるため、多くの企業で推奨されています。

そのため、今回はPDFの個人請求書を作成する方法を紹介していきます。

①PDF形式個人請求書の作り方の流れ

情報の事前確認：取引先の正式名称、業務内容と金額、支払期限、振込先情報、源泉徴収の有無、適格請求書が必要かどうかを確認します。
請求書テンプレートを選ぶ：テンプレートを利用することで、レイアウトを一から考える手間が省け、必要項目の記載漏れも防げます。オンラインの無料テンプレートサイトや、PDFソフト内蔵のテンプレートから選べます。
PDFの個人請求書に情報を書き込む：PDFファイルに直接情報を書き込むには、PDF編集専用ソフトが必要です。
その時はPDFelementやadobe acrobat pro、Foxit PDFなどのPDF編集ソフトで保存した請求書テンプレートを開き、各項目に準備した情報を正確に入力します。
個人請求書を送付する：完成したPDF請求書はメールに添付して送付します。件名は「【請求書】○月分_発行者名」などわかりやすく記載しましょう。