日本では、契約書を作成するときをはじめとして、様々な場面でハンコを使用してビジネスを進める傾向があります。しかし、この習慣は働き方改革や環境問題に対する配慮の関係から、徐々に改善するべきだという風潮が強くなってきている状態です。ここでは、日本におけるハンコの意味、そして脱ハンコを進めることのメリットとデメリットについてご紹介します。
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企業間の重要な契約書に登録した特別なハンコを押したり、手書きのサインを施すというのは日本のみならず、海外においても行われる習慣です。しかし、日本では日常的にビジネスで発生する契約書や申請書、請求書をはじめとして、会議の記録などの稟議書、そしてビジネスに関わらない生活の場においても頻繁にハンコを押すことが求められます。これは日本独特であり、日本のハンコ文化と言っていいでしょう。
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日本において、ハンコ文化が根強く残っている理由は様々あります。
その一つが、ハンコに対する信頼性の高さです。基本的に法律上では契約は契約書を作成し、印鑑を押さなかったとしても成立します。口約束であっても成立するものですが、しっかりとした形に証拠として残すことで後々のトラブルを回避することができます。このことから、ビジネス上で契約書とその押印は非常に重要な意味を持っています。
もし、ハンコが押されていないと受け取った会社は本当にその書類が正式なものなのか、相手の会社が発行したものなのかを確認することが難しくなります。会社が発行していたとしても、もしかしたら担当者が不正に発行したのではないかと疑われる可能性もあるでしょう。これらの不信感を解消する手段がハンコです。ビジネス上で重要な書類に使用するハンコは役所や銀行などで登録したものが一般的なため、書類を改ざんすることは非常に難しくなります。書類の信用度も高まることから、取引がスムーズに進むでしょう。
しかし、ただ習慣となっているからという理由でハンコ文化が残り続けている面もあります。日本では長らく書類にはハンコを押すという行為が続いてきました。そのため、ハンコを押していない書類に対して違和感を感じる人も多く、マナーとして押すというケースも多いです。
脱ハンコにはメリットもあれば、デメリットもあります。その両方を知り、どのような形でビジネスを進めていくかをしっかりと考える必要があります。
脱ハンコのメリットの一つは、生産性が向上するということです。
ハンコ文化が根強く残ることから、特に意味もなくハンコを押す必要があり、ハンコを押さなければ仕事が進まないといったことも多くあります。脱ハンコをすることによって無駄な作業を省くことができるため、その分他の作業に注力することができて、結果的に生産性が向上することに繋がるでしょう。
二つ目のメリットは、多様な働き方ができるということです。
紙の書類にハンコを押さなければならないとなると、そのためだけに会社に出社しなければならなかったり、書類を郵送する手続きをしなければならないといったことに繋がります。脱ハンコが進めばこの作業がなくなるため、いつでもどこからでも申請と承認の作業を行うことができるようになり、結果としてリモートワークを進めることが可能です。
また、コストの削減というメリットもあります。ハンコを押すということは契約書を紙にするということで、さらにはそれらを人の手を使って運搬する必要もあります。書類の印刷費やそのための維持費、郵送費などの無駄なコストがかかりますが、脱ハンコにすればこれらをなくすことが可能です。
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脱ハンコのデメリットの一つは、セキュリティ面の不安です。
ハンコが押されていないということは、いつどのような経緯で誰が作成し、誰が認めた書類なのかがわかりにくいでしょう。誰でも作成できる書類はその分信用性も低くなるので、セキュリティ面や契約上の信用性が心配されます。
また、取引先の同意が必要であるという点もデメリットです。契約書は一方の意見だけではなく、契約を交わす双方が納得する必要があります。一方が脱ハンコを目指したとしても、もう一方の会社で同意がなければなかなか進まず、却ってコストがかかるといった事態になりかねません。
脱ハンコで必要とされているものが、電子契約の存在です。
電子契約とは、電子データをインターネット上で交換し、電子署名あるいは電子サインを施すことによって契約を締結させていく形の契約のことを言います。電子契約をすることができる電子書類の種類は多種多様で、ワードの文書やPDF文書でも利用可能です。
なお、契約したそれらのデータは企業のサーバーやクラウド上で保管することになります。紙の契約とは異なり、印刷する必要もなければ書棚で保管する必要もありません。紙の契約書では、ハンコの契印や割印によって改ざんを防止しますが、電子契約ではタイムスタンプと呼ばれるその時刻に電子文書が存在していたことを証明する技術によって改ざんを防止します。
電子契約に必要となる電子署名には、大きく二つの種類があります。
一つ目が立会い型の電子サインです。
メール認証などの認証システムログを活用して本人確認をする仕組みのことで、契約サービスに登録してメールアドレスを持つことで利用することができます。比較的導入しやすい電子署名と言えるでしょう。
もう一つが当事者型の電子署名です。
署名する本人が電子証明書を利用して本人であることを担保する仕組みであり、第三者機関が厳正な審査のもと電子証明書を発行します。電子証明書は電子署名法において法的効力の高い本人確認であり、信用度が高いです。
また、電子署名を作成するにはセキュリティが高い編集ソフトが必要です。代表的なのはPDFelementです。
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何をするにしてもハンコが求められる日本のハンコ文化は時に必要なこともありますが、無駄が多いものとしても知られています。脱ハンコを進めるためには、電子署名を使用した電子契約を普及させる必要があります。電子契約は信用度が少ないと感じる人もいますが、タイムラインや電子証明書などによって安全性を確保していますので、この機会にぜひ安全性が高いPDFelementを無料ダウンロードして脱ハンコを進めてみてください。
作成日： 2021-05-13 15:02:04 / 更新日： 2024-01-26 14:38:00
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