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デジタル化の進展とともに従来は紙媒体でやりとりされていた資料が電子化されるようになってきていますが、その際に用いられる電子署名について詳しく理解している方は少ないのではないでしょうか。ビジネスにおいて契約とは非常に重要なものであり、契約が締結したことを示す印鑑や署名もおろそかにできるものではありません。以下では、近年注目を浴びている電子契約と電子署名について紹介します。電子署名の仕組みやメリットについて詳しく見ていきます。
契約とは、口約束で行っても成立するものですが、より正確性を期すために従来は紙に契約内容を記した契約書を作成することが通常でした。特に企業間の契約において、契約書の作成は当たり前のものです。この契約書を、紙ではなくインターネットを通じた電子文書のみで行い、電子上のみで行う契約のことを電子契約といいます。
電子文書による電子契約は、紙媒体の契約に比べて、改ざんの恐れがあるため、訴訟などといった場で法的効力が弱かったのですが、2000年に電子署名法ができたことによって、電子署名がある電子文書に限り紙媒体の契約書と同じ法的効力を持つこととなりました。近年は同じ電子契約ツールを使用しなくても、契約締結が可能となったこともあり、電子契約を行う企業が増えています。
1．電子署名とはどういったものか？
電子署名というと、紙に書いたサインをPDF化したようなものをイメージする人がいるかもしれませんが、そのような理解は正しくありません。正確には、電子署名とは、それが記された電子文書が正式なものであり、改竄されたものではないということを証明するためのものなのです。この電子署名の裏付けとなる法律として、2001年4月1日に「電子署名及び認証業務に関する法律」が施行されています。
この法律は、一定の要件を満たして電磁的になされた署名に法的な効力を認めるもので、それによって電子署名が付された電子データを紙の資料に替えて普及させるという目的のもとに施行されました。ビジネスにおいてインターネットが急速に利用されるようになり、請求書や契約書が電子データで作られる機会が増加したことを踏まえて、そのような法律が作られたわけですが、実際にはそれ以降も紙媒体の資料は廃れずに残り続けたため、電子署名が完全に取って代わる状況には至っていません。
→ 関連記事：契約書を電子化するメリット・デメリットとは？電子化できる契約書とできない契約書の種類をまとめて紹介＞＞
2．電子署名の役割
電子署名とは、紙の契約書における印鑑やサインに当たるものです。電子文書においては、この電子署名がつけられていることが本人承認の証明といえるでしょう。公開鍵暗号基盤を用いて、データの改ざんの検知と署名したものの特定を行うことが可能です。電子署名の役割は、大きく二つに分けることができます。ひとつが、電子署名によって、契約書を作成した日時と本人が確認したことを証明することです。電子署名とタイムスタンプが付与されることによって、いつ・誰が電子文書を作成したもので、それがなりすましでないかを確認することができます。ふたつめが、文書の改ざん防止とセキュリティ強化です。
電子署名が付与された電子文書は、第三者によって書き換えることができなくなるほか、仮に変更がなされたとしても、それを検知して警告が表示される仕組みがあります。
3.電子署名と電子サインと電子印鑑の違い
電子署名と似た言葉に、電子サインや電子印鑑という言葉があります。これらは厳密には意味が異なるので、誤解を避けるためにもしっかりと使い分けることが必要です。
電子サインとは、電子契約において意思表示をなどをするためのツールやプロセス全般のことを指します。つまり、電子署名も電子サインの一部ということです。このほかタブレットに記す自署サインにメールアドレスとパスワードの組み合わせ、ID承認なども電子サインであり、重要度が低いものは日常業務でも頻繁に使用されます。
電子署名は、電子サインの中でも法的効力もあり、実印に該当するので重要度の高い電子サインといえるでしょう。
電子印鑑とは、印影を画像データ化させて、紙文書と同じように電子文書に印影を押印することができるようにしたものです。あるいは、印影の画像データに使用者の識別情報を保存したものも電子印鑑といいます。パソコンや有料サービスで作成することができ、PDFやWord、Excelで作成した文書に押印することができます。比較的模倣が簡単なことから、トラブル時の証拠としては弱いといえるでしょう。電子署名よりも重要度が低い文書に使用します。
4.電子署名の仕組み
電子署名の仕組みについて見ていきます。はじめに、電子署名は公開鍵と秘密鍵を利用してやりとりされるということを覚えておきましょう。電子署名には、公開鍵暗号基盤という技術が使われています。公開鍵というのは、データの正確性を証明するもので、秘密鍵というのは送信されてくる暗号化されたデータを復号化するためのものです。公開鍵は広く一般に公開されていますが、秘密鍵は受信者しか知ることはできません。この公開鍵と秘密鍵がペアとなっているので、仮に第三者が文書を手に入れたとしても、秘密鍵を知ることができないため、暗号化された文書が漏洩することはないという仕組みです。
まず、データの送信者は、電子署名の信頼性を担保するための第三者である認証局に対して電子証明書の発行を申請します。認証局からは、電子証明書とともに暗号鍵と公開鍵が送られてきますので、秘密鍵を使ってデータを暗号化した上で、暗号化したデータに、公開鍵と電子証明書を添付して受信者に宛てて送信します。データの受信者は、送られてきた電子証明書の有効性を認証局に確認し、有効であることが確認できれば、公開鍵を使ってデータを復号化して内容を確認できるようになるのです。
なお、一連のプロセスにおいては、ハッシュ関数が利用されます。この関数は、電子データを40桁の英数字に変換するもので、それにより電子データを非常に固定長が小さい数値に変えた上でやりとりすることが可能になります。変換された数値はハッシュ値と呼ばれるのですが、異なるデータを同じハッシュ値に変換するのは極めて困難であるとされているため、ハッシュ値の一致を確認できれば、元となる電子データも同じであると考えられるのです。
5.電子署名のメリットとは？
ここからは、電子署名を利用することで得られるメリットについて見ていくことにしましょう。
♯契約書の電子化が可能
メリットの一つ目は、契約書を電子的に作成して取り交わせるようになるという点です。契約書を紙で取り交わす場合には、その都度署名者にサインをしてもらって相手方に郵送し、相手方がサインしたものを送り返してもらうというプロセスが必要でした。電子署名を使って電子データ化することができれば、すべてのプロセスをシステム上で完結できるようになり、このような面倒な工程が不要になるため、大幅に業務効率を向上させられるのです。また、紙の契約書を保管するために確保していた倉庫なども不要になりますので、経費の削減にも役立ちます。
♯印紙代の削減が可能
二つ目のメリットは、電子署名を使って契約書を電子化することによって、紙の契約書に必要であった収入印紙が不要になるという点です。売買契約書や請負契約書のような一定の契約書に所定の金額の収入印紙を貼付して印紙税を納付するというのは、印紙税法によって定められている義務ですので、印紙がもったいないからといって貼付しないと脱税になります。それに対して、最初から契約書を作らずに電子データのやり取りだけで契約手続きを済ませれば、印紙税は課税されないので、場合によっては数万円単位で節税できるのです。
♯ペーパレス化が実現できる
三つ目のメリットは、契約書などの書面を全て電子化することによって、ペーパーレス化が実現できるという点です。ペーパーレスになれば、前述の通り、倉庫などの収納場所が不要になりますし、紙代やインク代も要らなくなるため、企業にとっては大幅な経費削減が可能です。また、企業が持続可能な成長を遂げる上で、環境問題や社会問題、ガバナンスを表すESGや、持続可能な開発目標を表すSDGsに関する取り組みが不可欠であると考えられるようになってきている社会において、環境保護につながるペーパーレス化を積極的に推進するというのは企業のイメージを良くすることにもつながるでしょう。
6.電子署名を導入するメリット
電子署名を導入するメリットは、大きく三つあげることができます。
ひとつ目がコストの削減ができるということです。紙の契約書を作成した場合、契約書のほかに収入印紙を貼り付けなければなりません。電子署名にすれば、まずこの収入印紙代を削減することができます。紙の印刷代金や紙代、そして文書を保管するためのスペース費用、書類を郵送する際の代金などもかかりません。
ふたつ目が、業務フローがスムーズになるということです。紙の契約書の場合、署名をもらうために署名人のもとを訪れたり、郵送したりしなければなりません。電子署名ならば、時間や場所の制限をうけず署名が可能なうえに、管理も簡単です。
三つ目がセキュリティが高く信頼性があるということです。電子署名がされた文書は、改ざんされた場合検知される仕組みがあるので、原本性が担保されます。作成者も証明されるので信頼性が高まります。
以上で見てきたように、一度理解してしまえば電子署名の仕組みはそれほど難しいものではありません。一方で、利用することで得られるメリットは大きいため、契約書などの書類の管理で悩まされている方は、積極的に電子署名の利用を検討してみると良いでしょう。
電子署名は、紙の文書における実印と同等の効力を発揮する、法的効力を発揮する電子サインです。導入すれば、様々なコストが削減できるとともに、信頼性も高く、業務の効率化にも役立ちます。電子署名を用いて契約をして、ビジネスに役立ててください。
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