遠隔化が進む現状とデータ管理の課題

リモートワークの実施に必要なデジタル化
書類のデジタル化や管理に関する現状
ペーパーレス化を実現するための対策

働き方改革や社会情勢の影響を受けてリモートワークを取り入れる企業が増えました。遠隔地からのデータ処理も増えていますが、現状としては多様な課題が残されています。その実態と対策について詳細な理解をしておきましょう。

1.リモートワークの実施に必要なデジタル化

従業員の働き方としてリモートワークを本格的に取り入れている企業も多くなりました。社会情勢の影響を受けて早急に取り入れなければならないと判断して断行した企業も少なくありません。
しかし、スムーズに大々的なリモートワークの導入に成功しているケースは決して多くはありません。リモートワークの実施にはデジタル化が不可欠であるにもかかわらず、完全なデジタル化ができている企業は日本ではかなり少ないからです。

リモートワークで効率的に業務を行うためには書類のやり取りを迅速化する必要があります。契約書を一つ締結するにしても稟議をするのに書類を全部郵送で送っていたのでは何日かかってしまうかわかりません。
メールの利用は既にほとんどの企業で浸透しているので、リモートワークでも従業員同士のコミュニケーションはメールでできるでしょう。
しかし、書面のやり取りとなると郵送では遅くてビジネスの展開を妨げる原因になってしまいます。場合によっては取引先から不満を持たれてしまって契約ができなくなるような事態も起こり得るため、迅速な書類対応が可能な基盤を作らなければなりません。

その基本となるのが文書のデジタル化です。紙を使用しないことよって資源を大切にしようというCSR活動としての位置付けでペーパーレス化に取り組んできた企業もあります。
公的機関や学校などでも紙の使用を減らす努力を続けてきていますが、紙に印刷された文書をベースにした業務フローが確立されてしまっている影響でなかなかペーパーレス化の完全な浸透に至っている企業はありません。
そのため、リモートワークをしようとしたときにもデジタル化された書類のやり取りで困ってしまっているケースが多いのが実態です。

2.書類のデジタル化や管理に関する現状

実際にはどの程度書類のデジタル化が進んでいてデジタル管理ができるようになっているのでしょうか。日本企業の総務担当者500名を対象にした調査によると、ペーパーレスにして書類の完全なデジタル管理をしていると答えたのはわずか11％でした。
逆に書類を必ずプリントして回覧することでチェックする仕組みを運用しているのが67.4％にも上っています。三分の二以上の企業ではリモートワークをしている決裁者がいたとすると自宅に郵送するか、出社日を待つか、自宅まで書類を持っていかなければならない状況があるのです。
さらに9割近くの企業では完全なペーパーレス化が進んでいないので、リモートワークをしようとしてもどうやって書類を扱ったら良いかがわからずに困っているケースも多いことが示唆されています。

この調査によってデジタル化を想定した管理基盤も構築されていないことがわかりました。デジタル化されたデータをどこで管理するかは大きな問題です。
社内サーバーで管理するとリモートワークではVPN接続などをしなければならず、そのためのネットワーク基盤を構築しなければなりません。災害が起こったり、クラッシュなどが発生したりしたことによってサーバーが使えなくなったら業務が停止するだけでなく、顧客情報や事業状況、財務情報なども全て失われてしまうでしょう。
この対策として遠隔地へのデータバックアップも重要になります。しかし、この調査によると遠隔地バックアップの導入率はわずか32％だったと示されているのです。

バックアップ自体は68.4％の企業で行われていたため、デジタル化への意識は向いていることがわかります。しかし、本格的にペーパーレス化を実施し、リモートワークも円滑に行えるような基盤を整備する段階からは程遠い企業が多いのが現状です。

3.ペーパーレス化を実現するための対策

このような現状を踏まえてリモートワークでも円滑に業務を推進できるペーパーレス化された体制を整えるにはどうしたら良いのでしょうか。
企業として最も重要なのは文書管理のデジタル化を推進することです。完全なデジタル化を実現できればリモートワークでもスムーズな業務遂行が可能になります。
ただ、そのためには従業員にも前向きにデジタル化に取り組んでもらわなければなりません。文書の取り扱いや管理はデジタル化しても簡単にできると思ってもらえるようなツールを導入するのが合理的な対策でしょう。文書管理ではPDFを使用するのが常識化されているので、いかにして簡単にPDFを取り扱える環境を提供するかを考えるのが効果的な対策です。

PDFelementはPDFによってデジタル化された書類を取り扱う上で重要なソリューションになります。効率化を考えるとたった一つのソフトウェがあれば文書に関わる全ての作業を行えるようにするのが理想的です。
PDFelementはオールインワンのPDFソリューションで、作成も編集も全て行うことができます。ファイル形式の変化や複数のPDFファイルの結合、ファイルサイズに圧縮など書類を取り扱う上で必要なことはPDFelement一つで行えるのが魅力です。
さらに、注釈機能もあるのでPDFファイルにコメントを付したり、マーカーを引いたりすることもできるので、使い慣れてしまえば紙の書類に勝るとも劣らない使いやすさがあります。

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取引先によってはまだペーパーレス化が進んでいなくて紙による書類のやり取りが必要になることもあるでしょう。先方から送られてきた書類をOCRで取り込むこともPDFelementならできます。
このようなPDF文書の運用に使えるオールインワンソリューションを手に入れることで従業員にデジタル文書の取り扱いを浸透させられるでしょう。これと合わせてクラウドストレージサービスの利用を開始して、作成した文書の保管場所として運用すれば遠隔地バックアップも実現できます。
まだデジタル化が進行していない現場なら、PDFelementの導入と合わせてクラウドストレージの利用も進めることで一貫した業務フローの変更として従業員に受け入れてもらえるでしょう。

日本の企業ではリモートワークの導入が進んでいるにもかかわらず、書類のデジタル化は完全に進行していない場合がほとんどです。本格的なペーパーレス化は社会貢献になるだけでなく業務の円滑化にも寄与する重要な取り組みです。PDFelementを導入して迅速なペーパーレス化を実現しましょう。