スキャンされた製造業でのPDFをOCR機能でExcelに変換

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紙の文書をスキャンしてPDFにしよう
紙の資料をデータとして保存するメリット
PDFの資料をエクセルに変換して使用する

製造業の現場には多くの紙の書類が管理されていて業務効率が悪化し、これらの資料の管理のためコストがかかっている現実があります。そのため近年多くの企業が業務効率化として取り組んでいるが文書管理の電子化です。製造業の現場においては報告書や設計図や製造指示書などの一般的に取り扱う紙資料や、これらに付随する補足資料などが大量に発生しています。会議資料は一定期間を過ぎれば廃棄できますが設計図などはリピート品が多いこともあり、廃番にならないと廃棄することができません。製造部門や検査部門などの部門別で同じ資料を持っているような場合には、少しでも図面に変更があると双方の資料を直す必要があるため、これらの資料を紙で扱っているとかなりの手間や時間が掛かると考えられます。そのため現在紙で扱っている資料をデータとして管理することで様々なコストを削減できると考えられます。

Part 1. 紙の文書をスキャンしてPDFにしよう

一言で「資料をデータで管理しよう」と言っても、既に紙としてしか存在しない資料をわざわざWordやExcelで作成し直すというのは時間がどれだけあっても足りませんよね。そこで最も時間効率が良いのが、紙の資料をスキャンしてPDFに変換してしまうことです。資料の数が多ければ当然スキャンをするにも時間が掛かりますが、一から作成し直すことに比べればおそらくその時間は10分の1以下になるでしょう。特に製造業の現場では作業報告書が大量にあるかと思いますのでそれらをデータとして保存しておくことは非常に有効です。

Part 2. 紙の資料をデータとして保存するメリット

紙の資料をデータとして保存するメリットはいくつかあります。①保存場所を取らない、②会社全体で資料をリアルタイムで共有することができる、③誰かが閲覧し終わるまで自分はその資料を見ることはできないなんてことは起こらない(複数人が同時に閲覧可能)、④検索機能を使って必要な資料をすぐに見つけられる、⑤検索機能を使って資料内のキーワードから見たい場所がすぐに見つけられる、などが挙げられます。特に④⑤については非常に役立ちます。

まず膨大の紙の資料から必要なものを見つけるには時間がかかってしまいますよね。たとえジャンル毎にあいうえお順に本棚に入れていたとしても、パソコンで検索する速度には敵いません。また、開いているファイルの中から必要な箇所をキーワード検索できることもデータの利点です。PDFの場合、キーワード検索をするためにはOCR機能のあるスキャナーでスキャンをしておく必要はありますが、とても重宝するため1台は会社で所有されることをオススメいたします。

Part 3. PDFの資料をエクセルに変換して使用する

資料をPDFで保存してしまうと、いざ編集して使用したい時に編集ができなくて困るのでは？とお思いになられる方もいるでしょう。でもご安心ください。専用のPDF編集ツールを使用すればPDFをそのまま編集することもできますし、他のデータに変換して編集することも可能です。PDF編集ツールでオススメなのが「PDFelement Pro」というソフトです。

これ1つあればPDFをエクセル、ワード、パワーポイントなどあらゆる形式に変換することができます。例えば製造業の現場の場合、PDFとして保存した注文書の様式を一度エクセルに変換しておけば、以後そのエクセルデータをドラフトのフォーマットとして使い回すことができますね。

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