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製造業のPDF見積書/増産連絡書の作成、出荷管理係のPDF活用方法

製造業のPDF見積書/増産連絡書の作成、出荷管理係のPDF活用方法

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Part 1. 製造業で見積書を出すならPDF形式が!

製造業では、しばしば顧客に見積書を提示します。以前なら担当者が出向いたり、郵送やFAX通信で送ったりすることが多かったようですが、現在はメールに添付して送ることが多いです。便利な世の中になりました。FAX通信も瞬時に送れるため、インターネットが普及する前は便利な方法でしたが、現在はメールに添付して送信するという方法のほうが好まれます。すでにデータ化されているため、その後の扱いが楽だからです。メールに添付して送る見積書は、PDF形式にすると便利です。相手方が読み込めるであろうファイル形式だからです。

データファイルで見積書がオンライン送信されると、受け取るほうは便利ですが、読み込みが難しい文書形式になっていると面倒なことになってしまいます。顧客に対して送るわけですから、不便をかけるのは避けたいものです。PDFなら、読み込み専用のフリーソフトが広く出回っているので、読み込めないということはまずないでしょう。ワードやエクセルが使えないパソコンというのは、意外に多いものです。しかしPDFファイルが読み取れないパソコンというのは、ほとんどありません。読み込めなくても、フリーソフトを簡単に利用して読み込める状態にできます。


有料ソフトなら見積書の編集も簡単にできる!

見積書は、内容を変えて何度も出す場合もあります。先に作成したものを編集する形で新たな見積書が出せると、作業を効率化できます。編集には有料ソフトの「PDFelement」を利用するのがおすすめです。


PDFelement 6 Pro



文字はもちろん、図表やグラフおよび画像の編集も簡単におこなえます。取引先から寄せられた数多くのPDF形式の見積書を、まとめて管理することも容易にできます。PDFelement の公式サイトには、PDF見積書テンプレートが数多く用意されていて、無料でダウンロードできますが、有料ソフトを購入しておくと、それらを自由自在に編集できるので、便利です。


受け取った見積書の管理、検索、変換も!


製造業 見積書 PDF 編集


自社から送るのが最初からPDF形式で作成したものであっても、他社から受け取った見積書はスキャンして取り込んでPDF化したものかもしれません。その場合は、あとでまとめて管理する際に、検索ワードに引っかからずに探すのが困難になる場合があります。スキャンしたものは、文字であっても画像として認識されているからです。この有料ソフトを使うとOCR機能によって、文字は文字として認識され、テキストとして扱えるようになるため、コピーも検索もできるようになります。膨大な数の中から、検索機能ですぐ探し出せるかどうかは大きな違いとなります。


製造業 見積書 PDF 編集


この有料ソフトには、WordやExcelなどの他の書式に変換する機能もあります。WordやExcelで使える状態にすると便利になるということは、かなり多いでしょう。計算がたいへん楽になるということも、多そうです。書式が統一されていないというのは、経理スタッフにとって大きな悩みの種でしょう。それが一気に解決できる優秀なソフトです。


Part 2.出荷管理係のPDF活用方法


出荷をするには、それまでにいろいろな書類を作成しなければいけません。 受注確定をしてから出荷の指示書、出荷後の納品書や領収書などが必要になってきます。 こういう書類を作成するに当たり、紙ベースで行っていると、無駄な作業が間に入ってしまいます。 この空き時間をなくすためにも、指示書、納品書や受領書・領収書を電子書類として作成できれば、受注から出荷までをスムーズに行うことが出来ます。 作成したからと言っても気を抜くことができません。何故かと言うと、書類に間違いがあったら大変なことになりますから。 たとえばExcel形式の出荷指示書があるとします。そこで従業員の不意でキーボードに当たったら、数字が変更されるようなことも珍しくありません。ここで提案したい解決法は、すべての書類をPDF化にすることです。 そして変更できる書類と変更できない書類を、切り分けておかなければいけません。 そのためにPDF編集ソフトでパスワード設定してから編集できる人や参照のみできる人を限定することも重要です。 つまり、出荷時の書類の不備をなくすためには重要なことです。 そのセキュリティ面と、管理面で貢献してくれるのがPDFelementです。


出荷指示書/伝票を編集不可にする


パスワードの設定画面では、2種類のパスワード、そして多様の権限制限を設定することができます。
オープンパスワードとは、PDFファイルを開く際入力が必要のパスワードです。
出荷作業のとき、指示書は複数の従業員と共有するから、オープンパスワードは設定しなくてもいいでしょう。
一方、「使用許可パスワード」は、特定の機能にアクセスする際入力が必要のパスワードです。
指示書を他人に変更されたくない場合は、ここでパスワードを入力し、「変更設定」のところで「変更不可」と指定しましょう。また、指示書を印刷する必要があるので、「印刷設定」のところで「低解像度/高解像度」と設定可能です。


製造業 在庫管理 PDF


パスワード設定後の効果を検証してみましょう。


保存後のPDFを開くと、「編集」タブでのアイコンがすべて灰色になって、クリック不可になることがわかりますね。
とともに、ファイルの上に「ドキュメント制限 このドキュメントは保護され、権限パスワードを入力必要です。」のメッセージが表示されます。パスワードが分かる人のみ、パスワードを入力後、このPDFファイルを編集可能になることができます。
このように、出荷指示書/伝票の取扱上、ミスを防ぐことができるようになります。


製造業 在庫管理 PDF


Part 3. 増産連絡書について

ワードの増産連絡書を使った場合の問題点とPDFを使った場合のメリット


仕事をしているときに、どのような仕事でも追加での生産が必要になったときに増産連絡書を書く機会があると思います。 増産連絡書のフォーマットには、基本的な作りはどれもあまり変わりません。 必要なのは、そのフォーマットがは、業種ごとに大分フォーマットが変わってくる可能性があります。 そこで、テンプレートとしてはあまり出回っていないのですが、無料で使えるテンプレートを使ってから、必要な箇所の修正等を行えば、自社用の増産連絡書として利用することが出来ます。 編集をしなければいけないので、ワードやエクセルを利用してから編集を使用と考える人が多いのではないでしょうか。 この場合、ワードで確かにロゴを追加したり、社名を入れたりして保存しておけば、毎回そのテンプレートを使って必要な増産項目だけを入力してから印刷して使えます。

増産連絡書を作成した後に、編集ができてはいけない外部への提出書類や、内部で決められた増算数などがあります。 ワードなどのテンプレートを利用していると、作成した増産連絡書は、最終的にそのまま保存しておかなければいけないので、印刷をするためにPDFへ変換をしてから印刷をするという場合が多々あります。 そうすることでPDFであれば、決定後は参照のみで修正が出来ないようになるので便利です。 ただ、ワードなどでテンプレートを利用してから作成をしたものをPDF変換すると印刷時に線が欠けたりずれたりしてしまいます。 そんな時の修正は面倒です。 一度ワードで修正をして、PDFへ変換をしてから印刷をして確認をしなければいけません。 昔はこういった作成方法が多かったのですが、最近はPDF編集ソフトのほうも進化してきていて、直接PDF編集ソフトで編集をするのにワードと変わらない編集機能が付いていて、ワードを使わずにPDF編集ソフトで直接編集したほうが便利です。 さらに、PDF編集ソフトであれば、パスワードや電子署名によって、作成したPDFファイルを参照のみにしたり、許可された人以外は参照すら出来ないような設定を行うことが出来ます。


増産連絡書 PDF


増産連絡書のテンプレートを実際に使って編集した


商品動向連絡書テンプレート:https://www.bizocean.jp/doc/detail/101140/ こちらはあくまでも商品の動向を連絡するために良いされているテンプレートで、増産のテンプレートというわけではありません。 増産連絡書という形ではWEB上で公開されているテンプレートはあまり見かけません。 増産連絡書というもの事態、職種によって書き方がおおきくかわる部分があります。 テンプレートとして使える箇所と言えば、社名や相手先など決まった作成箇所だけで、」他の増産に関するフォーマットに関しては、色や会社ごとでまったく違うものになります。 テンプレートとしては、社内ごとに作成しておいてから、そのテンプレートを各部署で使うごとに一部を変更してから利用するのが、書きやすくて編集しやすい連絡書になるのではないでしょうか。

出来れば、テンプレートを利用してから変更をなるべく少なくしたいのですが、増産連絡書に関しては、固定できる部分が少ないので、空白の枠だけのテンプレートを作っておいてから、それぞれの部署で作り上げていくことが、最大のメリットではないでしょうか。 PDFでのテンプレート言うものがないというのが現状で。、ワードでのテンプレートもいくつか見つけられますが、完全に増産連絡書にあったテンプレートと言えば無いといえるのではないでしょうか。 それぞれの業種毎や業者ごとに作成してから使いまわすことで、最高の増産連絡書が出来上がります。

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作成日: May 31,2018 16:02 pm / 更新日: Aug 19,2019 22:20 pm

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