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製造業の見積書をPDF形式で作成

製造業の見積書をPDF形式で作成

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Part 1. 製造業で見積書を出すならPDF形式が!

製造業では、しばしば顧客に見積書を提示します。以前なら担当者が出向いたり、郵送やFAX通信で送ったりすることが多かったようですが、現在はメールに添付して送ることが多いです。便利な世の中になりました。FAX通信も瞬時に送れるため、インターネットが普及する前は便利な方法でしたが、現在はメールに添付して送信するという方法のほうが好まれます。すでにデータ化されているため、その後の扱いが楽だからです。メールに添付して送る見積書は、PDF形式にすると便利です。相手方が読み込めるであろうファイル形式だからです。

データファイルで見積書がオンライン送信されると、受け取るほうは便利ですが、読み込みが難しい文書形式になっていると面倒なことになってしまいます。顧客に対して送るわけですから、不便をかけるのは避けたいものです。PDFなら、読み込み専用のフリーソフトが広く出回っているので、読み込めないということはまずないでしょう。ワードやエクセルが使えないパソコンというのは、意外に多いものです。しかしPDFファイルが読み取れないパソコンというのは、ほとんどありません。読み込めなくても、フリーソフトを簡単に利用して読み込める状態にできます。


Part 2. 有料ソフトなら見積書の編集も簡単にできる!

見積書は、内容を変えて何度も出す場合もあります。先に作成したものを編集する形で新たな見積書が出せると、作業を効率化できます。編集には有料ソフトの「PDFelement 6 Pro」を利用するのがおすすめです。


PDFelement 6 Pro



文字はもちろん、図表やグラフおよび画像の編集も簡単におこなえます。取引先から寄せられた数多くのPDF形式の見積書を、まとめて管理することも容易にできます。「PDFelement 6 Pro」の公式サイトには、PDF見積書テンプレートが数多く用意されていて、無料でダウンロードできますが、有料ソフトを購入しておくと、それらを自由自在に編集できるので、便利です。


Part 3. 受け取った見積書の管理、検索、変換も!


製造業 見積書 PDF 編集


自社から送るのが最初からPDF形式で作成したものであっても、他社から受け取った見積書はスキャンして取り込んでPDF化したものかもしれません。その場合は、あとでまとめて管理する際に、検索ワードに引っかからずに探すのが困難になる場合があります。スキャンしたものは、文字であっても画像として認識されているからです。この有料ソフトを使うとOCR機能によって、文字は文字として認識され、テキストとして扱えるようになるため、コピーも検索もできるようになります。膨大な数の中から、検索機能ですぐ探し出せるかどうかは大きな違いとなります。

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この有料ソフトには、WordやExcelなどの他の書式に変換する機能もあります。WordやExcelで使える状態にすると便利になるということは、かなり多いでしょう。計算がたいへん楽になるということも、多そうです。書式が統一されていないというのは、経理スタッフにとって大きな悩みの種でしょう。それが一気に解決できる優秀なソフトです。


    製造業ではしばしば見積り書を出します。現在は多くの場合、それをメールに添付して、顧客に送信するようになっています。その際には、たいていの顧客が読み取れる形式であるPDF形式で作成するのが一般的です。この文書形式なら、読み込み専用のフリーソフトが広く出回っているため、いつでも読み込める状態にできます。有料ソフトを使うと、見積り書の作成や編集もできるようになります。受け取った紙の見積り書をスキャンして、PDF化することも可能です。

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編集者 カテゴリ: ビジネス活用
作成日: May 31,2018 16:02 pm / 更新日: May 31,2018 22:02 pm

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