IT導入事例！個人も組織も効率アップできるNotionで任務を管理

はじめに

日々仕事を進めていくにあたり、ITツールは必要不可欠な存在になっています。

特に、クラウド型のITツールは、リモートワークが増えてきたことで、その重要性がさらに大きくなりました。

例えばちょっとしたメモやアイデアを書き留めておけるEvernoteや、ドキュメント管理を行うGoogleドライブやDropbox、タスク管理を行うTrelloやBacklog、コミュニケーションツールのChatworkやSlackなど、業務を効率的に進めるためのツールが数多く提供されています。

Q：でも、用途ごとにツールを使い分けなくてはならないのは、ちょっと面倒だと思いませんか？
A：そんな悩みを解決してくれるのが、［Notion］です。

この記事では、［Notion］でどんなことができるのか、［Notion］を使うことでチームにどんなメリットがあるのか、［Notion］の魅力をお伝えしていきます。

目次：

1. 個人も組織も効率アップできるNotionとは？
2. Notionテンプレートギャラリー
3. Notionでチームのコミュニケーションを強化する機能
• ・① チームwiki
• ・② プロジェクトとタスク
• ・③ メモとドキュメント
4. まとめ

1. 個人も組織も効率アップできるNotionとは？

複数のアプリケーションを使い、情報をコピー＆ペーストで、つぎはぎして使っている環境から卒業し、必要な機能を組み合わせてひとつに集約することで、ひとりひとりが自分に合ったワークスペースで仕事ができるようにした［Notion］。

［Notion］は、公式ページで［All-in-one workspace］と表現されているように、仕事で必要なさまざまな機能をまるっと1か所に集約して使うことができる、大変便利なツールです。

［Notion］では、覚えておきたいことを書き留めておく［メモ］や、今日行う仕事を整理する［タスク管理］、日々の予定を書き込む［カレンダー］や、提案書、見積書、契約書などの資料を保管する［ファイル管理］などはもちろん、製品やサービスなど、知識の共有とバージョンアップのためのナレッジデータベースとしての［社内wiki］や、プライベートの想い出を綴る［日記］など、さまざまなデータベースを作成し、情報を蓄積することで、個人だけでなく、チームで活用していくことができます。

リモートワークを行う個人は、どこで仕事をしていても、［Notion］を使うことで、チームメンバーとともに仕事を進めていくことができます。

そして、組織におけるチームでの情報のやりとりをスムーズにし、日々の業務はもちろん、プロジェクトの完遂に向けて、全員の足並みを揃えることができます。

 でも、自由にワークスペースを構築できるがゆえに、「何から始めたらよいのかわからない」と感じてしまう方もいるのではないでしょうか。

そんな方にも安心なのが、豊富に用意されている［テンプレート］です。

［デザイン］［エンジニアリング］［人事］など、カテゴリ別にさまざまなテンプレートを手軽に利用することができますので、まずは、気になるテンプレートを使ってみることから始めてみるのもよいでしょう。

2. Notionテンプレートギャラリー

 ［Notion］は、ユーザー登録をすることで基本機能を無料で試してみることができます。

個人で使う場合の［パーソナル］［パーソナルPro］と、チームで使う場合の［チーム］［エンタープライズ］という、４つの料金プランがあり、無料で使えるのは［パーソナル］プランです。

組織やチームで使いたいときは、コンテンツ容量の上限に制限がありますが、［チーム］プランを無料体験することも可能です。

 ［チーム］は、1ユーザーにつき、月額［$8］で利用することができます。有料プランを契約すると、チームメンバー無制限で、管理者機能を使ってメンバーの権限管理を行うことができたり、［同時編集］の機能を使って、複数人で協力して仕事を進めたりすることが可能になります。

3. ここが便利！Notionでチームのコミュニケーションを強化する機能

（1）チームwiki

［チームwiki］として、カテゴリごとの情報をひとつの場所にまとめて管理することができます。

カテゴリとは、例えば［会社］だったり［製品］だったり、［技術］だったり、さまざまです。

 たとえば、会社の製品プロダクトに関する情報をまとめておき、社員がいつでも情報を追加したり、確認したりすることができれば、複数の部署で同じような情報を作成してしまう無駄を防ぐことができますし、新しく入社したメンバーの教育に同じレベル感の情報で教育することができます。

また、会社のイントラネットとして利用することも可能です。

社員に共有したい会社の［ミッション・ビジョン］の共有や［福利厚生］［経費の利用方法］などの情報を、いつでも確認できるように、公開しておくことで、社員の利便性を高めることができます。

（2）プロジェクトとタスク

［プロジェクト］や［タスク］も［Notion］で作業も管理もひとつに集約して、効率的に進めることができます。

関連するチームの作業を［見える化］して、［期日］［ステータス］［メモ］［担当者］など、プロジェクトに関わるあらゆる情報を誰もがすばやく確認することができ、全体の管理を行うことが可能ですので、必要な情報を見逃すことがありません。

また、新しくプロジェクトに参加したメンバーへの情報共有も、漏れなくスムーズに行うことができます。

［Notion］は、使っている途中でも、その構造を手軽に作り替えるができるため、状況に合わせて、柔軟に変更することが可能です。

プロジェクトの中でも重要な［タスク］管理画面も、用途に合わせて作ることができます。

たとえば、プロジェクト全体のタスクの中から、自分のチームのタスクだけを表示できるビューを作ることで、チームのタスクを管理しやすくなりますし、個人ごとのビューを作ることもできるのが、個人個人のタスク管理ツールとして使うこともできます。

会社全体または特定のチームのタスクを作成。なお、こちらのテンプレートを使用するといいかもしれません。このテンプレートを使えば、全員のタスクがリスト化され、関連するプロジェクトに割り当てることができます。

（3）メモとドキュメント

議事録やちょっとした覚書等を［メモ］として［Notion］に残しておくこともできます。

会議をしながら、［Notion］の議事録に記録をし、さらにその議事録を画面共有すれば、お互いの認識も確認することができますので、抜け漏れもその場で確認できますし、思い違いをすり合わせることもできるようになり、効率的です。

また、［タグ］をつけておけば、会議の種類ごとに分類することができますので、後から必要な［メモ］を探すのも簡単です。

また、議事録も含め、チームで作成した資料は、全員がいつでも確認できる場所に保管しておくことで、仕事がスムーズに進みます。

そのためには、［ドキュメント］を管理するデータベースがオススメです。

ビジネスマンが、1年間に［探し物］にかけている時間がどれぐらいか、ご存知ですか？

実は、およそ150時間もの時間をかけているそうです。

この時間の中には、もちろん［ドキュメント］を探している時間も含まれています。

打ち合わせによって、メールやチャットで資料が共有されていたり、担当者によって保存場所が異なっていたりすると、どの資料がどこにあるのか、探すのに手間がかかります。

しかし、共有したいドキュメントは、必ず［Notion］で共有することにより、［探す］という雑務に仕事を中断されることがなくなります。

［探し物］にかける時間を、減らすことができますね。

まとめ

いかがでしたか。

リモートワークを行う個人は、どこで仕事をしていても、［Notion］を使うことで、チームメンバーとともに仕事を進めていくことができます。

そして、組織におけるチームでの情報のやりとりをスムーズにし、日々の業務はもちろん、プロジェクトの完遂に向けて、全員の足並みを揃えることができます。