ビジネスシーンにおけるDropbox共有リンクへのパスワード設定方法
ビジネスシーンにおけるファイル共有は、なるべく手間をかけずに行いたいものです。そこで、Dropboxにおけるファイル共有を提案します。その理由は、相手がDropboxのアカウントを持っていなくてもリンクを共有するだけで、写真や動画から大容量のCADファイルまで各種のデータを送信することが出来ます。またファイル共有はPC、スマートフォン、タブレットとあらゆる端末で行えます。今回は、Dropboxの共有リンクにてパスワードを設定する方法を紹介します。
1.Dropboxの共有リンク機能の紹介
ビジネスシーンで活用したいDropboxのファイル共有について便利な機能を紹介します。
【ファイルサイズの心配不要】
メールソフトで添付ファイルとして、データを送信する際はファイルサイズを気にしなければいけません。 それに対して、Dropboxの場合はサイズの心配が不要となります。それぞれのDropboxで、利用しているクラウドストレージ容量(2GBかそれ以上)が共有できるサイズの上限となります。
【共有ファイルの更新状況をリアルタイムで把握できる】
Dropboxのクラウドファイル共有サービスなら、オンラインファイルへの追記、編集、名前の変更、移動を誰が行ったのかすぐに確認することが出来ます。 共有ファイルへ変更があった際は、自動的にデータが更新されて共有フォルダを通じて全員の端末で同期されます。
【共有フォルダの整理】
共有フォルダ
複数のファイルを扱うプロジェクトに、複数のメンバーで取り組んでいるなら共有フォルダを活用しましょう。 コンテンツのアップロード、ファイルの共有、フォルダの説明の追加、タスクの割り当てといった機能によりメンバー間でプロジェクトの進捗を管理できます。
グループ
作成したグループにメンバーを追加して、共有フォルダに招待すると簡単にファイルを共有出来ます。
【共有オプションと管理機能】
ファイルをメールに添付して送信すると、安全性が脅かされる危険性があります。 それに対してDropboxでは、ファイルやフォルダのリンクに読み取り専用権限を設定することが出来ます。 また共有リンクへのパスワード保護の追加、有効期限の設定、ダウンロードの無効化などを設定することが出来ます。 続いては、Dropboxの共有リンクへパスワードを設定する方法を紹介します。
2. Dropboxの共有リンクへパスワードを設定しよう
Dropboxユーザーの皆さんへ、共有リンクにパスワードを設定する方法を紹介します。これは、PDFファイルにパスワードを設定することと同様の効果が得られます。
【パスワードを設定する手順】
リンクの設定
ブラウザ版のDropboxを開いて、設定するファイルにカーソルを合わせると表示される「共有」をクリックします。 続いて、「リンクを作成」をクリックして次に表示される画面で「リンクの設定」をクリックします。
パスワードの設定
リンクの設定にて、閲覧できるユーザーをパスワードの所有者に切り替えて任意のパスワードを入力後に「設定を保存」クリックします。 なお共有リンクに有効期限を設定する場合は、ここで「このリンクに有効期限を追加しますか？」の問いに対して「はい」を選択します。 これで、共有リンクにパスワードが設定されて正しく入力しないとファイルを閲覧することが出来ません。
パスワードの変更方法
設定したパスワードを忘れてしまった場合は、これから紹介する手順で変更してリンクを共有している仲間に伝えましょう。
パスワードの変更は、「リンクの設定」画面にて行います。パスワード欄の入力スペースに新しいパスワードを打ち込んで、「変更」をクリックするだけです。 新しいパスワードは、忘れない様にメモなどに控えておくと良いでしょう。 ここまで、Dropboxの共有リンクにパスワードを設定する手順を紹介しました。 とても簡単なのでぜひ実践してみて下さい。
ビジネスでは、職務別に契約書や見積書など機密性の高い文書をやり取りします。あなたがプロジェクトの担当者なら、第三者に情報が漏れることを防ぐ努力をします。 その為には、今回紹介した手順でDropboxの共有リンクにパスワードを設定して下さい。それによって、あなた自身はもちろん会社への信用にも繋がります。
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