Home > 活用Tips > 就活に必要な成績証明書のPDF作成方法とスマホでの取得手順についてまとめました

就活に必要な成績証明書をPDF化する方法！スマホ一本でも完成可能

「成績証明書のPDF化が必要なのですが、どのように取り込めばいいのかわかりません。また、取得手順についてもわかりやすく教えて頂けると助かります」

就活が始まったけど、成績証明書をPDFで出すように求められて焦っていませんか。最近は成績証明書をオンラインで提出することが主流となり、成績証明書のPDF化が必要なケースが増えています。

この記事では、初心者向けとして成績証明書の取得手順やPDF化する方法をやさしく解説。スマホ1つあればすぐに行えるので、さっそく実践してみてください。

1.就活に必要な成績証明書とは？

成績証明書とは、大学や専門学校が発行する公的な書類で、履修科目・取得単位・評価が記載されています。就活の場では、学業への取り組みや専門分野との適性を確認する資料として提出を求められることがありますが、最近は郵送ではなく、成績証明書をPDF化して送る方法が一般的です。

そのため、成績証明書は取得するだけでなく、PDF化する方法まで準備しておくといいでしょう。

成績証明書の取得方法

成績証明書の取得方法は、主に下記3つの方法があります。

・大学や専門学校の窓口
・証明書自動発行機
・郵送やWebでの申請

それぞれの方法の特徴を理解し、状況に応じて選ぶようにしましょう。各方法の特徴を表でまとめました。

方法	概要	メリット	デメリット
窓口申請	学校の窓口で直接申請する	短時間で発行できる	平日以外は対応不可
証明書自動発行機	学内にある専用機で発行する	口が閉まっている時間でも利用できる即日で発行できてお手軽	在校生のみしか利用できないことが多い
郵送・Web申請	郵送やオンラインで申請する	来校する必要がない時間に制限されず、好きな時間に手続きができる	発行までに時間がかかる

成績証明書の発行申請には、学生証や本人確認書類が必要となります。また、郵送やWebでの申請だと1週間ほどかかることもあるため、成績証明書は就活に間に合うよう早めに手配しておきましょう。

2.成績証明書をPDF化するやり方

紙で受け取った成績証明書は、そのままだとオンライン経由での提出ができません。そこで必要になるのが成績証明書のPDF化です。成績証明書をPDF化する方法は大きく分けて3つあるため、自分に合った成績証明書をPDF化する方法を選びましょう。

その1：スキャナーで取得した成績証明書をPDFに変換する

自宅や学校にスキャナーがあるなら、成績証明書を読み取ってPDF形式で保存するのが一般的な方法です。

スキャナーで成績証明書をPDF化する最大のメリットは、高画質でPDF化できるので細部まで鮮明に保存できる点です。画質が安定しているので、提出書類としての安心感があるでしょう。

一方、デメリットとしてはスキャナー機器が必要になる点です。スキャナーを持っていない場合は、別の方法を選ぶしかありません。自宅にスキャンができるプリンター複合機がある方におすすめの方法です。

関連人気記事：おすすめのスキャナー10選！選定ポイントとツールを解説

その2：スマホを使って成績証明書をPDF化する

スキャン機能付きのアプリを使えば、成績証明書をPDF化できます。外出先でもいつでもすぐにPDF化できるのがメリットですが、撮影環境によっては影や歪みが出やすい点がデメリットともいえます。機材がない方や急ぎで成績証明書をPDF化したい場合におすすめです。

スキャン機能付きのアプリの中でも、特におすすめなのがPDFelementモバイルです。自動トリミングや傾き補正、スキャンしたテキストを鮮明化させる補正機能もあるため、成績証明書をキレイにPDF化できるでしょう。

無料ダウンロード

デスクトップ版はこちらへ

・PDFelementモバイルで成績証明書をスキャンしてPDFに保存する方法

Step1:PDFelementモバイルを使って紙の成績証明書をスキャンするには、下部メニュー「ツール」の中から『スキャン』を選択してください。スマホカメラが起動したら、成績証明書を撮影することで自動でPDF化してくれます。

Step2:スキャン後は完了ボタンをタップすることで、紙の成績証明書を自動的にPDF化してくれます。

その3：コンビニのマルチコピー機で成績証明書のPDF化を行う

コンビニにあるマルチコピー機でも、成績証明書をPDF化できます。

マルチコピー機で成績証明書をPDF化するメリットとしては、高画質でスキャンできるので画質が安定している点です。就活で成績証明書のPDFデータを送るときにぴったりと言えます。メリットがある一方で、コンビニのマルチコピー機は料金がかかる点は忘れてはいけません。

自宅にスキャンできる機器が何もないときにおすすめの方法といえます。

また、コンビニによって細かい操作方法は異なりますが、基本的にはマルチコピー機で「スキャン」のメニューから成績証明書のPDF化が行えます。

スマートフォンへの保存に対応しているマルチコピー機であれば、USBメモリを持っていなくても、成績証明書をスキャン後にすぐPDFデータとして持ち帰れます。

3.就活で成績証明書のPDF化を行う時の高度なコツ

就活で成績証明書をPDF化するときは、ただPDFデータを作成すれば良いわけではありません。成績証明書をPDF化するときは、企業にとって見やすく、扱いやすいデータにすることが重要です。

ここからは、成績証明書をPDF化するときのワンランク上に仕上げるコツをご紹介します。

コツ1：PDF形式の成績証明書を最適化する

成績証明書をPDF化するときは、ただPDFへ変換するだけでなく「見やすさ」と「容量」のバランスを整えることが大切です。就活の場では成績証明書をオンラインで提出することが基本なので、文字がぼやけていたり、PDFのファイルサイズが大きすぎたりすると、再提出になる可能性もあります。

画質を保ちつつPDFデータのサイズを抑えるには、不要な余白をトリミングすること、そして複数のページがある場合は1つのPDFにまとめておくことです。保存後は必ずPDFを開いて確認し、上下の向きや文字の鮮明さをチェックするようにしてください。

関連人気記事：PCとスマホでPDFページの余白をトリミング・切り取りする方法

・コンビニのマルチコピー機を利用する時

コンビニのマルチコピー機を利用して成績証明書をPDF化するときは、画質が高すぎるとファイルサイズが大きくなりがちなので、スキャン解像度は300dpi程度が目安となります。

また、マルチコピー機の傾き補正を有効にしておけば、まっすぐで読みやすい成績証明書のPDFデータが作れるでしょう。

・スマホでスキャンする時

スマホでスキャンして成績証明書をPDFするときは、撮影時の影や指写りを避け、カラーモードで撮影するようにしてください。よりキレイな成績証明書のPDFを作りたいのであれば、アプリに搭載された傾き補正やテキスト補正機能を使うことをおすすめします。

PDFelementモバイルに搭載された補正機能を使う場合は、「ツール」の中から『スキャンしたPDFの最適化』を開いてください。種類の中から「傾き補正」や「テキストの鮮明化」にチェックを入れて補正を行えば、紙をPDF化した成績証明書でもよりキレイに仕上がります。

無料ダウンロード

デスクトップ版はこちらへ

コツ2：成績証明書を編集可能なPDFにする

成績証明書のPDFを提出する企業によっては、大量のPDFデータを管理する都合上、テキスト検索できるPDFが望ましいケースもあるでしょう。

PDFelementモバイルに搭載されたOCR機能を使えば、スキャンしたPDFの文字を高精度で認識できます。難しい設定や操作は不要で、編集可能な成績証明書のPDFデータを作ることができます。

・PDFelementモバイルのOCRを使ってPDFのテキストを認識する

PDFelementモバイルにはOCR機能が搭載されています。PDFをOCR処理するには、「ツール」の中から「PDF OCR処理」を開いてください。OCR処理をしたい成績証明書PDFを開いたら、認識言語などを選んで「認識」ボタンをタップします。

OCR処理は短時間で終わりますが、そのわずかな時間でもPDF内のテキストを高精度で認識してくれます。これで成績証明書が編集可能なPDFになりました。

関連人気記事：無料のOCRフリーソフトおすすめ7選！選び方・使い方を解説

無料ダウンロード

デスクトップ版はこちらへ

コツ3：成績証明書の可読性を向上させる

せっかく成績証明書をPDF化しても「読みにくい」と感じられてしまうと、印象が下がってしまうことがあります。就活の場面において成績証明書は、採用担当者がわずかな時間で内容を確認するので、見やすさや整ったレイアウトにすることも大切なポイントです。

ページの向きが逆だったり、順番がバラバラだったりすると、それだけで手間をかけさせてしまうため、見やすいかどうか提出前に確認しておきましょう。PDFelementモバイルを使えば、複数ページの結合が簡単に行えます。さらに、ページの回転や欠けていたページの追加、不要ページの削除もスムーズです。

・複数のPDFを一つにまとめる

PDFelementモバイルを使って複数のPDFを一つにまとめるのであれば、マージ機能が便利です。

ツールから「PDFをマージ」を選び、まとめたいPDFにチェックを入れて「インポート」をタップしてください。

・ページの回転・追加・削除

PDFページの回転・追加・不要なページの削除も、PDFelementモバイル上ですべて行えます。

編集したいPDFを選び、下部メニューから「ページ」を選んでください。ページメニューの中では追加・回転・抽出・削除といったさまざまな編集ができます。

ちょっとしたことでも成績証明書のPDFの仕上がりは大きく変わります。細かな調整を行うことで、より丁寧で読みやすいPDFに仕上げることができるでしょう。

無料ダウンロード

デスクトップ版はこちらへ

コツ4：成績証明書ファイル名の規則化

成績証明書をPDF化したときは、ファイル名を分かりやすくするのも大切なポイントです。一例ですが「大学名-氏名-成績証明書.pdf」といったファイル名にしておけば、多くの応募書類を見ないといけない採用担当者にとって親切だといえます。

注意点としては、企業側の提出要件に従うことです。企業からファイル名を「氏名のみ」や「応募職種を含める」など指定されている場合は、そのルールを必ず優先するようにしてください。

PDFelementモバイルであれば、PDFとして保存した成績証明書のファイル名を簡単に編集できます。ホーム画面からファイル名を変更したいPDFの【…】をタップし、「名前を変更」を選んでください。

無料ダウンロード

デスクトップ版はこちらへ

4.成績証明書PDF化のよくある質問

成績証明書をPDF化するときには、さまざまな疑問が浮かぶことがあります。ここでは、成績証明書のPDF化に関するよくある質問と回答を分かりやすくまとめました。

質問1：スマホだけで成績証明書をPDF化できますか？

はい。スマホだけでも成績証明書をPDF化することができます。

PDFelementモバイルのようにスキャン機能を搭載したアプリであれば、自動トリミングや傾き補正、テキストの鮮明化といった便利な機能を活用できます。そのため、紙の成績証明書もきれいなPDFデータとして保存できるでしょう。

質問2：白黒とカラーはどちらがよい？

就活で使う成績証明書をPDF化するときは、基本的にはカラーで保存するのがおすすめです。カラーで保存しておくことで、印影や細かい文字も鮮明に残りやすくなります。

白黒でも提出可能なケースもありますが、グレー部分がつぶれてしまうこともあるため注意が必要です。企業から指定がある場合は、その指示に従うようにしましょう。

質問3：ファイルサイズはどれくらいが目安？

成績証明書をPDF化するときは、2～5MB程度のファイルサイズに収めるのが一般的です。企業によっては、PDF化した成績証明書をオンラインで提出する際にアップロード上限が設定されていることもあるので、事前に確認しておきましょう。

PDF化した成績証明書のファイルサイズが大きすぎる場合は、PDFelementなどに搭載されている圧縮機能を使うことで調整できます。ただし、圧縮しすぎると文字が読みにくくなることがあるため、画質とのバランスを意識しましょう。

まとめ：就活に必要な成績証明をPDF化するならPDFelementを使ってみよう！

就活に必要な成績証明書のPDF化するのは、決して難しい作業ではありません。窓口や自動発行機、郵送・Web申請などで成績証明書を取得したあとは、スキャナー・スマホ・コンビニのマルチコピー機などで、誰でもスムーズにPDF化できます。

近年では成績証明書をオンラインで提出するケースが増えており、ただPDFにするだけでなく、見やすさ・ファイルサイズ・ページ順・ファイル名などを整えて、採用担当者にとって見やすい成績証明書PDFにすることが重要です。

PDFelementモバイルを活用すれば、紙の成績証明書のスキャン、傾き補正、OCR、PDFの結合・圧縮・編集まで一括で対応できるため、成績証明書のPDF化をよりスムーズかつ高品質に仕上げられるでしょう。スマホ1台だけで本格的なPDF編集もできるので、就活準備の心強い味方といえます。

無料ダウンロード

デスクトップ版はこちらへ