富士ゼロックスのプリンターにスキャンされた文書をPDFにする

FUJI XEROXのプリンターにスキャンされた文章をPDFに変換する方法は極めて簡単です。具体的な手順に入る前にFUJI XEROXのプリンターとスキャンについて説明します。FUJI XEROXのプリンターには今から１０年以上前に開発したドキュワークスというソフトがインストールされています。このドキュワークスというソフトは、FUJI XEROXのプリンターや複合機にインストールすることによって、操作するメンバー全員のＰＣから操作することができます。インストールすると富士ゼロックスのプリンターや複合機に個人のドキュワークスフォルダを作成することができます。このドキュワークスというソフトはスキャンした文章をＰＣ上の専用フォルダに電子文書として作成する当時としては画期的なシステムでした。

FUJI XEROXのプリンターや複合機からコピーやＰＣから印刷物を出力すると１枚につきカラーや白黒などの種類別にメンテナンスカウンター料金がかかりますが、この専用ソフトのドキュワークスに出力した文章にはメンテナンスカウンター料金はかかりません。付け加えると、各自のＰＣ上にスキャンした文章がドキュワークスフォルダ上に電子ドキュメントとしてコピーされます。このコピーされた文章はまとまった枚数の場合はページナンバーやドキュメントの性質に応じた「重要」などのスタンプを押すことも可能です。さらに文字を付け加えるような編集も可能です。編集バーでフォントや書式、色を選択して直接電子文章に書き込むこともできます。もちろんアンダーラインを引くことも黄色いマーカーを引くことも出来ます。このようにして沢山スキャンした文章はバーチャル上のクリップで綴じてみたり、ばらして別に編集することもできます。ドキュワークスの専用フォルダにはさらに数階層に分かれていますので、電子書類を整理してバーチャル上に管理したり、社内稟議書類を作成してメールに添付して電子上で関係者に稟議承認印を押して貰うこともできます。というのもドキュワークスソフト上に電子印鑑と個人のデート印が備えられていて個人別に加工編集が可能です。もちろん機密文章であればドキュワークスフォルダ上のファイルとして暗証番号を設定しておくこともできます。これらの機能を活用して、富士ゼロックスのプリンターにスキャンされた文書をPDFに変換する方法を記載します。

１．富士ゼロックスのプリンターや複合機上にドキュワークスフォルダをインストールして作成する。

２．各自が使用するＰＣにドキュワークスフォルダをインストールする。

３．コピーやプリンターに出力する文章を印刷する。その際、ドキュワークス文書を印刷するを選択する。

４．複合機から直接スキャンする場合は、ドキュワークスフォルダを選択してドキュメントをスキャンする。

５．スキャンした文章を各自のＰＣ上にプリントアウトする。

６．電子文章に間違いがないか確認して、編集バーにあるPDFファイルに変換するを選択する。

７．ドキュワークスフォルダ上にPDFに変換されたドキュメントが出来上がる。

８．解像度を選択することも可能なのでドキュメントの性質にあわせてPDFの仕上がりを選択することができる。

９．ドキュワークスフォルダ上のPDFをPC上に移動させる

以上で完了になります。もちろん、PDFに暗証番号を設定して機密性を保つことも捜査上可能です。また、ドキュワークスでアンダーラインやマーカーを引いたり、文字を書き加えたドキュメントもPDFに変換すると、その部分も反映されます。単純な比較になりますが、他の企業のプリンターで作成した電子文章をPDFに変換するよりも、富士ゼロックスのドキュワークスソフトによって作成された電子文章をPDFファイルに変換する方が極めて正確で、解像度やセキュリテイも掛けやすいので場違いが少ないと判断出来ます。

PDFに変換されたファイルを編集したい場合は、専門的なPDFソフトを利用することをおすすめです。｢PDFelement ｣はPDF内のテキストやオブジェクトを簡単に編集、追加、削除できます。さらにPro版ならではのOCR機能を利用することでスキャンされたPDFも編集可能に。スキャンされたPDFをWordに変換できますし、ExcelやPowerpointなどの形式に変換できます。また、簡単に画像化のPDFデーダ抽出・変換もできます。「PDFelement」のOCR処理と変換機能を併用し、スキャンされたPDFファイルを編集して、大変助かります。仕事でスキャンされた文書処理があった方も、ぜひ試してみてください。