紙に最も近い形で電子データを残せるのがPDF形式です。パソコン、スマートフォン、タブレットなどあらゆるデバイスやWindows、MacのOSに対応していますが、内容の変更が難しいのが難点でした。これを解決するのが注釈機能です。注釈機能を使えば文書にコメントを追加したり、付箋を貼るようにメモを残したりできます。ここでは無料で使えるAdobe Acrobat DCを例にとり、使い方を説明します。
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文書を電子データとして作成することが主流になってきた現在、保存も紙に印刷せずデータのままで残すことが多くなりました。紙に印刷しないことによって紙やインクなど、資源のコスト削減や、紙を印刷して郵送する手間や経費の削減にもつながります。紙の書類を保存するスーペースの確保も必要なくなって、オフィスを広く使えるなどの利点もあります。
印刷に最も近い形のデータがPDFファイルです。PDFファイルとして残すことも多いのですが、テキスト形式やWordなどの文書に比べて変更が難しく、変更を加えたくない請求書や契約書には便利です。
注釈機能を使えば文書そのものを変更するのではなく、変更の指示を出すことができます。
PDFの編集を行うソフトには様々なものがありますが、ここでは無料で注釈機能を使えるAdobe Acrobat DCを例に説明します。
Adobe Acrobat DCが対応しているのはWindows、MacとAndroidデバイスです。Adobe Acrobat DCを開いたとき画面右側のツールバーに注釈が表示されなければ、画面左上の「ツール」から「注釈」や「描画マークアップツール」など必要なものを選びアイコンをクリックします。
文書にメモやコメントを付けたいときには「ノート注釈」を使います。最も一般的に使われる機能で、任意のページや場所に付箋のように注釈を付けることができます。スペースないときや常に表示する必要がないときに便利で、あとから他の人がコメントを付け足すこともできます。
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文書の修正や置き換えなどの変更を、文書の中に直接書き込みたいときに使うのが「テキスト注釈」です。フォントの種類や色、大きさなども変更できます。
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線や円などを使って視覚効果を出したいときには「描画マークアップツール」を使います。長方形や矢印、多角形ツールなど目的に応じた使い方が可能です。テキストに枠をつけたいときは「テキストボックス」を、さらに矢印をつけたいときは「引き出し線付きテキストボックス」が使えます。
スタンプツールにはあらかじめスタンプが用意されています。スタンプの透明度や大きさを変更できます。スタンプを自作することも可能です。
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注釈としてファイルを添付することができます。ファイルはPDF文書に埋め込まれ、他のコンピュータ上でも参照可能です。「音声ファイル添付」をクリックすると、添付する音声ファイルが選べるほか、その場で録音して送ることもできます。
注釈のアイコンは色と不透明度を変更可能です。変更したい注釈を選んで右クリックし、「プロパティ」を開きます。好みで設定を変更したら「OK」をクリックします。すべての注釈の表示設定を変更したい場合には「OK」の左隣にある「プロパティをデフォルトとして使用」をチェックしてください。
PDFの編集を制限して、変更されないように保護することができます。PDFファイルをAdobe Acrobat DCで開き、メニューの「ファイル」から「パスワードを使用して保護」「編集」の順に選びます。パスワードを設定し「適用」をクリックすると、ファイルが保護されたことを確認するメッセージが表示されます。
また、印刷には2通りの方法があります。文書と注釈を両方印刷するには環境設定と同じく「編集」「環境設定」「注釈」の順に開き「注釈の表示」の中の「ノートとポップアップを印刷」を選び「OK」をクリックします。メニューの「ファイル」を開き「印刷」をクリック。印刷画面の「注釈とフォーム」で「文書と注釈」になっていることを確認して「OK」をクリックです。この設定では、見えているままの状態で印刷されます。重なっている注釈や表示されていない注釈は印刷されません。
一方、注釈の一覧を印刷したい場合は「ファイル」から「印刷」を選び「注釈の一覧」をクリックします。「印刷する文書に注釈の一覧テキストを含めますか？」と表示されたら「はい」を選んで「OK」すれば印刷が始まります。
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変更が難しいPDFファイルも、注釈の機能を使えば変更を加えたい場所を簡単に指示できたり「描画マークアップツール」で視覚的な効果を狙ったり、文書にファイルや音声ファイルを埋め込んだりすることができます。PDF文書を共有して使うのに便利な注釈機能は、紙の見やすさも備えた優れものです。ハイライト機能を使えばマーカーのようなラインも引けます。Adobe Acrobat DCの注釈機能を使いこなせるまで時間が結構かかりますので、今度は初心者向けのPDFelementを使ってはいかがでしょうか。
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作成日： 2021-05-07 10:45:14 / 更新日： 2023-05-22 11:39:39
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