人生の節目に必要な在職証明書の書き方と注意点をご紹介

目次：

1. 在職証明書とは何か？
2. 在職証明書が必要なシーン
3. 在職証明書の書き方と注意点
4. お薦めの在職証明書テンプレート

就職して一定のキャリアを積んだ後に、そのまま定年まで働かずに転職する方が多くなりました。それまでとは違う業種に挑戦する場合や、収入アップ等転職する理由は人それぞれです。近年では、転職エージェントと呼ばれる専門家に依頼する事で、キャリアアップへのハードルがグッと下がりました。そして、転職する際に必要な書類の中に在職証明書があります。今回はいざという時の為に、在職証明書が必要なシーンと在職証明書作成時に留意すべき事項について説明します。

在職証明書とは何か？

在職証明書とは、企業に在籍している、もしくは在籍していたことを証明する書類です。企業によって、就労証明書・雇用証明書等と呼称する場合もあります。企業の人事課が発行しますが、指定のフォーマットがあるわけではないので、記載項目は企業の裁量に委ねられています。ただし、提出先から記載項目を指定されるケースが存在するため、在職者・退職者の方は事前に確認を怠らないようにしましょう。

在職証明書がどのような場面で必要か？

在職証明書とは何かがわかったところで、次にどのような場面で必要かということを述べていきます。

【保育園や保育所への申し込み】

共働き世帯の増加に伴い、子どもを保育園や保育所に預けて働く女性も増加してきました。保育園や保育所に子どもを預けるには、就労しているという事実を証明しなければなりません。そこで、保育園や保育所に在職証明書の提出を求められます。認可外保育所の場合、空きがあれば在職証明書の提出をせずに入園できるケースもあるようです。
浩さん(仮名)は現在30歳で、高校時代の同級生と結婚しました。 1男1女に恵まれて、家族4人で仕事と子育てに奮闘しています。長男が3歳になり職場復帰が近付いたので、保育園に入園する事になりました。入園にあたって保育園へ在職証明書を提出します。その理由は、認可保育園には定員があるので親の仕事の状況を証明する必要があるからです。現在の職場へ入社した年月日や、勤務時間、仕事の内容等を記載した在職証明書を提出します。

【転職活動】

転職先の企業に、履歴書と共に提出します。企業側としては、履歴書の内容と照合し、正確な情報か否かを判断する材料になります。外資系の企業に就職する場合であれば、英文の在職証明書が必要になるため要注意です。また、アルバイト先でも在職証明書は発行可能なので、新卒の学生の方は内定先の企業からこうした要求があった場合の参考にしてください。
私は6年間勤務した会社から自身のスキルアップの為に転職しました。その際に再就職した会社から、履歴書に記載された経歴を確認する為に、在職証明書の提出を求められました。在職証明書にて前職での所属部署や業務内容を確認して、採用・不採用の判断基準の一つにしている様です。

【ビザの申請・更新】

昨今、日本でも外国人労働者を目にする機会が多くなってきました。在留資格がなければ、外国人が日本で働くことはできません。在留資格の申請時に、在職証明書の提出は必須条件となります。

ここまで、在職証明書の提出を求められるシーンについて、具体的な事例を交えて紹介しました。続いては実践編として、在職証明書の書き方や注意点とお薦めのテンプレートを紹介します。

実践編　在職証明書の書き方と注意点

ここからは、在職証明書が必要なシーンを具体的な事例を交えて紹介します。

【記載する事項】

それでは、在職証明書に記載すべき項目について解説します。在職証明書には、請求者の氏名、住所、生年月日を記載します。 そして、自身の仕事に関する雇用の形態と期間、業務内容、勤務地、役職を書きます。最後に、発行元の企業名と住所に証明印を記載します。

基本的な記載項目は以下の通りです。 在職者(退職者)の
・氏名や性別
・生年月日
・住所
・採用した年月日
・雇用期間
・雇用形態
・仕事内容や役職名
・就労形態
・勤務日数や就労時間帯
・勤務地
・給与支給の総額や月毎の給与

上記の項目を記載した後、最後に会社の捺印を押して正式な書類になります。重要な点は、在職証明書に記入する項目は全て在職時の情報だということです。そのため、退職後に引っ越しをされた方や結婚された方は、記入内容が履歴書と異なるケースもあります。

英文で作成する場合であっても、要領は変わりません。在職証明書のことを英語で「Certificate of Employment」と呼称します。用紙の右上に企業名や企業の住所が記載され、発行年月日が続きます。次に「Certificate of Employment」とタイトルを入れ、その下に在職者の氏名や住所、職務内容といった本文が記されます。最後に作成担当者の氏名とサイン、会社の捺印で完了です。

【在職証明書が必要な時は余裕を持って準備しよう 】

在職証明書が必要な場面に遭遇し、人事課に作成を依頼しても時間がかかることがあります。なぜ在職証明書の即時発行は難しいのでしょうか？

・在職証明書はオーダーメイドで作成される
理由の一つは、先述したように在職証明書には指定されたフォーマットはなく、オーダーメイドで作成されるからです。提出先の企業によって記載項目が微妙に異なるので、作成担当者は一つ一つの項目を慎重に確認しなければなりません。そのため、作成には時間を要します。

・個人情報の管理状況
もう一つの理由は、在職証明書には個人情報が関係しているからです。エクセルであったり、紙であったり、個人情報の管理状況は会社によって差異がありますが、個人情報の資料整理は労力を使います。

これらを踏まえて、在職証明書の作成を依頼する時は余裕を持って依頼しましょう。提出期限の2週間前を目安にしてください。

【注意点】

在職証明書に関する注意点は、依頼から発行されるまで時間が掛かる事です。その理由は、各個人の要望に沿って記載事項が決められるからです。一人ずつの完全オーダーメイドなので、間違いなく記載する事が求められます。またExcel等で管理している個人情報を記載する際に、整理と確認する事も理由の一つです。

お薦めの在職証明書テンプレート

自身で手軽に作成したい方へ、Wondershare社のPDF在職証明書テンプレートを紹介します。幅広い要望に対応する6種類のテンプレートを紹介します。

・シンプル型
氏名、住所、生年月日、入社年月日、所属部署をシンプルに記載出来ます。

・一行ごと記入型
項目ごとの記載箇所がとても書きやすくかつ見やすくなっています。 また勤務時間と、所属部署、役職、職務内容を証明する事が出来ます。

・欄記入型
職務の内容について、記入スペースが広いので詳細な証明が可能です。また、勤務時間を記入する欄がある事が特徴です。

・白黒基調
記載項目が白黒で強調されているので、とても見やすくなっています。雇用期間や勤務時間など、仕事について詳細に証明したい方に最適です。

・一目瞭然型
とてもシンプルな構成なので、必要な事項が分かりやすく一目瞭然です。その為、短時間で作成する事が出来ます。

・フォーム型
勤務年数や就業場所に所属部署など、自身の仕事について詳細な証明を行う事が出来ます。 転職した方が新たな職場に提出すると、実績をアピールする事が出来ます。

ここまで紹介したPDF在職証明書テンプレートは、Wondershare社のウェブサイト（https://pdf.wondershare.jp/templates/work-certificate-template.html）からPDFテンプレート→PDF在職証明書テンプレートの順にアクセスして無料でダウンロード出来ます。6種類のテンプレートから、自身の提出先や目的に合わせて選択して下さい。

いかがでしたでしょうか？今回は、在職証明書作成時に留意すべき事項について説明しました。在職証明書は今すぐに必要でなくとも、誰しもが必要な場面に遭遇する可能性がある書類です。いつか実際に在職証明書を提出しなければならなくなった時に、この文章がお役に立つことができれば幸いです。
在職証明書は就職や転職、子どもの保育園入園時など人生の節目に必要となる大切な書類です。その為、今回紹介した在職証明書を作成する際の記載事項や注意点を、一度じっくりとお読み頂けたらと思います。そして、Wondershare社のPDF在職証明書テンプレートを無料ダウンロードして活用してください。