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2022年1月、帳簿を触れている方にとっては注目すべきイベントが発生しました。そう、「改正電子帳簿保存法」の施行です。
これまでの電子帳簿保存法は何かと要件が多く、制度に苦しめられた方は少なくないでしょう。しかし、この度の改正によって要件が大きく緩和されるようになりました。
なかでも衝撃を与えたのが、一部の文書が電子的な保存を求められるようになったこと。
帳簿と言えば、従来は紙文書での保存が当たり前でした。しかし、改正電子帳簿保存法によって、次の文書を電子保存する必要があります。
したがって、今後は紙であつかっていた文書をPDF化（電子化）して保存する行為が一般化するでしょう。
そこでこの記事では、次のポイントにフォーカスをあてて改正電子帳簿保存法について詳しく解説していきます。
改正電子帳簿保存法に対応したい方はもちろん、紙文書の電子化を検討している方はぜひチェックしてみてください。
→ 関連記事：インボイス制度と改正電子帳簿保存法との違い点は何ですか？関係をわかりやすく解説＞＞
電子帳簿保存法とは、会計業務を電子化して行うための法律。会計業務に関する記録を、電子データ形式で記録、管理、保存することができます。
電子帳簿保存法の基本的な考え方は、大きく分けると次の2つです。
従来の紙文書を電子化することで、会計業務をより迅速かつ正確に行うことが可能になります。また、電子帳簿保存法を適用することで、会計業務に関する記録を長期間保存することが可能です。
したがって、電子帳簿保存法とは記録の破損や消失を防ぐことも目的と言えます。
改正電子帳簿保存法とは、2020年2月に施行された「電子帳簿保存法」の改正版のこと。いわゆる、会計帳簿を電子的に保存することを認めたものです。
改正前の「電子帳簿保存法」では、会計帳簿を紙に印刷する必要がありましたが、改正後では、電子データを印刷なしで保存することが認められるようになりました。
また、改正によって電子帳簿を紙と同様に正当な会計帳簿として扱うことが可能です。
改正電子帳簿保存法のポイントは次の4つです。
ここでは上記４つについて掘り下げていきます。
保管基準とは電子帳簿をどのように保存するかを定めた基準のことです。保管基準としては、電子帳簿の保存場所、保管期間、バックアップ方法などを定める必要があります。
保管方法とは、電子帳簿をどのように保存するかを決めることです。保管方法としては、ハードディスク、USBメモリー、クラウドなどを使用して保管することができます。
データのバックアップとは、データを定期的に保存しておくことです。バックアップを行うと、データの破損や紛失などのリスクを防ぐことができます。
セキュリティ対策とは、電子帳簿を防犯するための対策のことです。セキュリティ対策としては、パスワードの設定やファイアウォールなどを行うことが推奨されています。
電子帳簿保存法に対応するメリットは次の5つです。
ここでは上記5つのメリットについて詳しく解説していきます。
電子帳簿保存法に対応すると紙文書を電子化できるため、データの記録および管理が容易になります。
紙文書を電子化して扱うことで、データの再利用が可能になります。これにより効率的な管理が可能になります。
文書を電子化するにことにより、データの共有が容易になります。従来の紙文書はコピーや郵送などの手間がかかりましたが、データ化することによって情報伝達がスムーズになるでしょう。
データのバックアップが可能になるので、データの損失を防止できます。
文書の電子化はデータの加工と編集が容易になります。これにより、情報を活用した分析が可能になるので様々な部分におけるクオリティが向上するでしょう。
電子帳簿保存法への対応においてキーポイントとなるのが、電子化した文書を編集するソフト。現在は多種多様なソフトがリリースされていますが、中でもおすすめなのはPDF編集ソフト「PDFエレメント」です。
「PDFエレメント」は、ソフトウェア大手のWondershareがリリースするPDF編集におけるオールインワンソフト。個人をはじめ、さまざまな企業が導入する信頼と実績がともなったPDF編集ソフトです。
そんなPDFエレメントを導入すると次の作業が可能になります。
PDFエレメントは上記のようなPDF編集に欠かせない機能を完備。それぞれの精度はきわめて高く、操作性にも優れているので初心者でも安心して利用できます。
また、PDFelement Cloud（専用のクラウドサービス）も利用できるので、電子化した書類をパソコンやスマホなど異なるデバイス間で共有・編集可。
つまり、改正電子帳簿保存法へ対応したい場合に必要不可欠なソフトと言うわけです。
なお、対応デバイスは次のとおり。
ファイルをクラウド上に保存可。異なるデバイス間で共有できる
このようにデバイスに縛られることがないので、いつでもどこまでも利用することが可能です。
PDFエレメントはペーパーレスの推進にどれぐらい効果的なのか。このような疑問を抱えている方は少なくないでしょう。
そこでペーパーレス化に効果的なPDFエレメントの機能を紹介します。
それでは掘り下げていきます。
PDFエレメントは、電子化した書類に電子署名と注釈を挿入できます。書類を開いて注釈メニューからお好みのものを使用するだけで、かんたんに電子署名や補足情報を加えることが可能です。
PDFエレメントはPDF編集に特化したソフトですが、ファイル形式は自由に設定可能です。PDFはもちろん、Word、Excel、PowerPointなど、自由自在に変換することができます。
PDFエレメントは独自のクラウドサービス「PDFelement Cloud」を搭載しています。このクラウドを使用することで、データの共有と編集がかんたんになるだけでなく、いつでもどこでも利用できるようになります。
電子帳簿保存法への対応は下準備が必要。とくに企業が対応するには、あらかじめ電子データの保存方法を決定しなければなりません。
そのため、次のポイントを押さえる必要があります。
また、上記にくわえて以下のポイントを考慮しなければなりません。
これらのポイントをクリアできれば、電子帳簿保存法への対応は万全と言っていいでしょう。
特に重要となるのは電子化した書類の編集。PDFエレメントなどをはじめとする高性能な編集ソフトを使用すれば、電子帳簿保存法への対応はよりスムーズになります。
事務作業を少しでも軽減したいのであれば、優秀なソフトを導入しましょう。
作成日： 2022-12-17 15:12:59 / 更新日： 2024-06-26 15:09:52
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