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PDFの基礎知識や開き方、変換方法について

Home > 情報 > PDFの基礎知識や開き方、変換方法

ペーパーレス化に欠かせないPDF。PDFファイルを使いこなすことが出来ると作業の効率化や、文書のやり取りが楽になると言われています。そこでPDFファイルの開き方や変換方法、よく使われているツールについて紹介します。

目次:


PDFファイルとは?

PDFファイルとはPortable Document Formatの略で、電子文書として様々なオフィスで使われているファイルの一つです。作成した文書を紙に印刷したものと同じような感覚で保存することができ、パソコンの種類に関係なく開くことが可能です。オフィスでよく利用されているWordやEXCELで作成された文書は同じソフトでしか開くことが出来ませんが、PDFは違うソフトを使っていても開けます。開いたときにレイアウトが崩れたりせずに、保存したときのまま表示されるのがメリットです。また電子文書なので気軽に編集することもでき、紙の書類と同じように感覚的に作業が出来るのはPDFファイルならではです。

企業がペーパーレス化をする上で徐々にPDFが広間っていったのです。印刷用の紙やインクの削減にもなるので、多くの会社で採用されています。メールに簡単に添付することもでき、取引先とのやり取りも便利になっています。


PDFの開き方とは

PDFファイルを開くときには、PDFファイルをブラウザから閲覧する専用のソフトウェアから開く方法があります。

1. ブラウザでPDFを開く

まずはファイルがどういったものなのかを大まかに確認する為、開いてみましょう。今回はインターネットブラウザのグーグルクロームから直接開いてみます。 グーグルクロームを起動して該当サイト(例えば、説明書PDFのダウンロードページ)にアクセスします。PDFの項目が出ましたらそちらのダウンロードをクリックします。するとインターネット上でPDFファイルが閲覧することができます。こちらは編集などには向きませんが一応閲覧できるといった状態になります。ページ数などの表示があり、わかりやすく閲覧することができ、拡大表示や縮小は勿論の事、印刷することもできます。尚、この時右上に表示されているダウンロード項目(↓)をクリックして保存することができます。

2.PDFソフトで開く

PDFファイルを閲覧するときによく利用されているのが、「PDFelement」(PDFエレメント)になります。PDFelementです。PDFファイルの表示や検索、印刷などをすることが出来るツールです。

インターネットをブラウザで見ているときにPDFファイルを開きたいと思ったら、ファイルをクリックします。パソコンの設定によって違いはありますが、PDFファイルがダウンロードされるので専用のソフトウェアで開くのです。あらかじめ用意された報告書などを開くときには、ソフトウェアで直接開けます。ソフトウェアのアイコンをダブルクリックして、メニューの「ファイル」からパソコンに保存してあるファイルを選択する手順です。保存してあるファイルを選ぶだけで、画面に表示される仕組みです。


PDFファイルに変換することについて

Wordで文書を作成して、PDFファイルに変換したいときには保存のときにPDFファイルでの保存を選ぶだけです。Wordで通常通り文書を作成して、保存をします。保存の画面では「名前をつけて保存」を選び、ファイルの種類を「PDF」にします。保存をする前に変換する範囲を決めたいときには「オプション」をクリックして、範囲を手動で設定します。プレビューで確認出来るので、きちんと変換されているのか不安なときはチェックしましょう。エクスポートして変換することも可能で、Wordで「ファイル」をクリックしてエクスポートをします。「PDF/XPSの作成」を押して、ファイルがPDFになったら終わりです。

→関連記事:PDFをWordに変換する三つの方法

EXCELの文書をPDFに変化したい場合は、ファイルを作成したら「名前をつけて保存」をします。EXCELの左上にあるメニューから「ファイル」の項目をクリックして、「名前をつけて保存」を選択してから保存先の決定をします。ファイル名を入力した、プルダウンメニューの「EXCELブック」を「PDF」に変えるだけです。

→関連記事:PDFをエクセルに変換する5つの方法

jpgなど画像ファイルをPDFに変えたいときには、専用のソフトウェアを使う方法やインターネット上で変換するやり方があります。専用のソフトウェアなら画像をアップロードしたりする必要はなく、素早く変換することが出来るのが魅力です。ソフトによっては複数の画像を一つのPDFにまとめたりと、変換だけでなく編集機能が備わっています。インターネット上のサービスでも変換してくれるものもあり、画像を貼り付けるとPDFに変えてくれるのです。

→関連記事:PDFをjpeg画像形式に変換する五つの方法

PDFファイルに変換


PDFファイルのメリット

✎PDFのセキュリティ性が高い

PDFファイルについて少しだけ詳しい内容になりますが、セキュリティ性も高く電子手紙としても有能だとされています。生成段階では改ざんできない部分や電子署名といった機能を使うと外部の方は閲覧できなくなるため、社内情報などセキュリティの面でも、安心ということが考えられます。こういった機能はWordなどにはないので(それぞれ良さはありますが)上位互換である面も兼ねそろえています。ではWordファイルとPDFファイルではどちらが優れているのかといいますと、WordとPDFそれぞれが良さを持っているということなので、用途に合わせた使い方をする事が効率化に繋がると考えられます。

✎様々なことが出来る

用途としまして、電子説明書といった使い方、手紙としての使い方、効率化を図るため何枚もの文章を1つのファイルにまとめる為、などが上がりました。そういった使われ方をしていますがこれからも末永く使われていく形式として残っていくことかと思います。なのでパソコン初心者の方やPDFやWordに対する知識が少しでもあったほうがいいかなと思います。パソコンを業務で塚以外にもプライベートなどで使用していても使うことが多いと思いますので基礎やなんとなくでも便利なものと認識していただければと思います。


まとめ

PDFファイルは文書をコンパクトにまとめたり、誰でも簡単に閲覧することが出来るファイルでもありますが、書き込みや情報収集などにも使えます。文書の一部に注釈を入れて情報を補足したり、書き込み機能を利用すれば他者からの意見を集められます。PDFファイルを使いこなすことが出来れば、業務の幅も広がるのです。

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作成日: 2020-10-09 17:57:05 / 更新日: 2020-10-10 17:47:17

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