OCRソフトの紹介
スキャン＆PDF化
スキャンPDFの編集
スキャンPDFの変換
画像化のPDFデーダ抽出
OCR機能活用事例はじめに
領収書をPDFファイル化したいけどどのような手順で保存すればいいのか分からないといった方が多いのではないでしょうか。
紙の領収書は長期間保管による劣化や紛失が起こり、作業の時間がかかりやすくなるのが課題でした。
そこで、確定申告で紙の領収書をPDF化したデータとして管理する方法があります。
領収書をPDF化することは、変換作業がシンプルになるだけでなく、PDFファイルを検索することもできるようになります。
本記事では、領収書を電子化する方法とPDFエレメントについてご紹介していきます。
目次：
１． 確定申告で領収書の提出は必要ですか？
確定申告とは、1年間の収入から会社の経費などを差し引いて所得を算出し、税務署に報告する一連の手続きのことをいいます。
確定申告において領収書の提出は必須ではありませんが、領収書は金銭のやり取りを行ったことを証明するために使用することができます。
もし、領収書を紛失した場合、代わりに金銭の取引を行った書類がなければ証明することができません。
そのため、確定申告において領収書を発行した場合、保存することがおすすめです。
２． 確定申告が完了したあと領収書の扱い方法
領収書は商品やサービスの売買取引をした際に、代金を受領したことを証明する書類です。
確定申告の手続きに領収書を提出する必要はありませんが、税法上として7年間の適切な保存が義務付けられています。
また、2022年1月に電子帳簿保存法の改正により、領収書を紙で保存する必要がなくなって電子帳票保存が可能になりました。
領収書や帳簿などをデータでの保存をする方法があります。
・紙のまま保存する
・スキャンしてPDFファイルとして保存
・電子取引での領収書のデータを受け取る
領収書の保存は従来は紙での保存が一般的でしたが、電子帳簿保存法の改正により、電子上での保存が可能となりました。
電子上での保存では文書変換ソフトや会計ソフトなどの導入コストがかかりますが、データ管理がスムーズに行えるようになるのが大きなメリットです。
ここからは、確定申告が完了した後の領収書の扱い方法について詳しく解説します。
２．１ 紙のまま保存する
確定申告の完了後、紙で発行した領収書は従来通り紙で保存することができます。
領収書を管理するのに紙に貼って管理することで領収書の再利用を防ぐことができます。
しかし、領収書を紙のまま保存する場合は、法人なら7年間の保存義務があります。
ただし、領収書が欠損金の繰越控除を利用した場合、10年間保存しないといけません。
もし、紙の領収書をスキャンする場合は電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たす必要があるためしっかり確認するようにしましょう。
２．２ スキャンしてPDFファイルとして保存する
領収書をPDFファイルとして保存する方法の一つとして、電子上で保存する方法があります。
PDFファイルを電子上で管理したい場合、PDFエレメントがおすすめです。PDFエレメントは直感的な操作でPDF文書に画像の追加や文字をクリック一つで編集ができるソフトです。
このソフトにはOCR処理と呼ばれるスキャンした文書や画像を読み取り、一括で
文書を編集可能なフォーマットに変換することができます。
OCR機能はスキャナーで画像データ上にある文字を読み取りやすく、正確性が高いのが特徴です。
PDF編集機能の中で‘PDFエレメントはOCR機能が優れており、領収書や書類をシンプルに編集することができます。
2.2-1 PDFエレメントを起動して画像データを読み込む
①PDFエレメントを起動してホーム画面を起動します。
②青いボタンの「PDFを開く」ボタンの右横に⧺ボタンをクリックしてください。
下から2番目の空白のPDFをクリックしてください。
スキャンした画像の領収書を配置していきます。
③上のバーの「編集」をクリックし、画像のボタンをクリックします。
画像をクリックしたら領収書の画像ファイルを挿入します。
④上のバーの左から3つ目の「OCR処理」のボタンをクリックします。
OCR処理をクリックしたら保存画面に入ります。
左の「透かしを付けて保存」をクリックをしたら保存完了です。
PDFエレメントはPDF文書の内容を編集できるだけでなく、他ファイル形式への変換ができます。
変換するファイルではPDFからWordとExcel・PNG・JPGなど変換することができます。また、逆にJPMGからPDFファイルへの変換も可能で、作業時間の短縮にもつながります。
２．３ 電子取引での領収書のデータを受け取る
確定申告で領収書のデータを提出する際に、2022年1月以降から電子データのまま保存することが義務付けられるようになりました。
例えば、クラウドサービスを利用して領収書を受け取ったり、WebサイトからPDFデータをダウンロードした場合などが当てはまります。
企業で領収書の紙の扱いは、領収書をファイリングして保管スペースに管理することが一般的でした。
紙の領収書の管理は劣化や破れ、紛失などのセキュリティ上のリスクがあり、管理面の不安が多かったはずです。
一方、領収書を電子取引上で保存すると会計業務の負担が軽減し、経費精算の手続きが行いやすくなります。
領収書をシステムにデータで申請する仕組みを導入することで、従業員が外出時や在宅ワーク時でも手続きを行うことができます。
従業員にとって、領収書を電子上でスキャンすることで領収書の汚れや紛失を防ぐことができるのがポイントです。
３． 確定申告で領収書に関するよくある質問
確定申告時に領収書の取り扱い方やPDF上の保存に関して分からない方が多いはずです。
領収書のデータ保管方法によっては、保存期間や適用される電子取引制度の保存要件も異なります。
そこで確定申告で領収書に関するよくある質問をまとめました。
Q1. PDF化した領収書に原本控えは有効ですか？
A. 領収書をデータ化する際に原本の控えは必要です。
紙または電子データで保管することが認められてますが、電子帳簿保存法が定めるスキャナ保存要件を満たすことが求められるため、注意点です。
現時点で企業が過年度分の領収書の控えを電子データ化を導入した場合は、税務署に申告することが必要です。
Q2. 電子化した領収書や請求書などの書類などの保管期間はどのくらいですか？
A. 電子化した領収書は確定申告が終わった後は1年以内となります。紙の領収書や請求書などは1年に1回の定期検査を行い、紙の領収書を破棄する必要があります。
また、電子化した領収書の定期検査には会計上の不正処理を処理する目的があり、原本とデータを見比べて領収書の改ざんを防止することにつながります。
領収書を電子データ上で保存することによって、検索作業や税の計算作業がシンプルに計算しやすくなります。
Q3. 個人事業の確定申告と法人としての確定申告では取り扱いが異なりますか？
A.個人事業と法人での確定申告の取り扱いは異なります。まず法人の場合は、法人税が対象となり、領収書や帳簿が必要です。
一方、個人の場合は、所得税や住民税が対象となり、個別の収支の詳細が必要です。
確定申告時には、領収書を受け取った年にすべて用意しておく必要があります。
Q4.領収書をスキャンする際に注意しなければならないことを教えてください。(例えば、用紙の解像度や画像の向きなどがスキャナ保存の要件について許容範囲と含まれているか)
A.領収書を発行する際、照合チェックで人が確認して取引の内容を鮮明に読み取れるようにスキャンしてください。
スキャナ保存の要件について用紙の向きの指定はされていないのですが、スキャン時に領収書の端が破れてたり劣化している場合、読み込みづらくなるため注意することが重要です。
確定申告で紙の領収書をスキャンする場合は、劣化をしないようしっかりファイリングして保管することが大切です。
Q5.ECサイトを運営していて、領収書や請求書を発行する場合は電子帳簿保存法対応はどのようにすればいいのでしょうか？
A. ネットショップで領収書を必ず発行しなければならないという義務はありません。領収書の発行は対価の支払いが行われると同時に処理されるのが原則です。
ネットショップで領収書を発行する際、以下の項目が必要です。
・日付 年月日を正確に記載します。
・宛名
・金額
・但し書き
・発行者
ECサイトで商品やサービスの購入で代金の支払いは、受取証書が領収書に該当します。
ECサイトで注意すべき点は、現金以外で支払った場合の領収書の管理や領収書を二重発行しないよう取り扱いに気を付けることが大切です。
まとめ
本記事では、確定申告で領収書の提出について、PDFにまとめて保存する方法についてご紹介しました。
領収書は確定申告を行う上で経費として計上することができる重要な証拠資料です。
領収書を管理する際、PDF化にまとめて保存すると作業効率が上がり、データ名で検索できるため探す手間も軽減されます。
作業効率が上がるだけでなく、紙の領収書をスキャナーで読み込み、Excelなどで管理することができるので領収書の紛失や劣化を防ぐことができます。
確定申告で領収書を電子上で保存したい方はPDFエレメントがおすすめです。PDFエレメントは写真からPDFファイルに変換することができます。
一つの写真だけでなく、OCR機能で画像データにある文字をテキストデータとして認識する機能も備わっています。
確定申告で領収書を電子化して同じ見た目で管理したい方はPDFエレメントの活用をおすすめします。
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