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OCR機能活用事例作業や業務の効率性を高めるためには、todoリストの管理と実行が大事だと言われています。社会では働き方改革が叫ばれており、会社でも上司などから効率の良い仕事が求められます。同時に多くの会社では、todoリストの作成を指導されるものです。そこで当記事では、改めで「todoリストとは何か」を明らかにし、そのメリットと使い方について解説することにします。
目次：
todoリストとは
そもそも「todo」とは、「将来すべきこと」を意味します。スケジュールは日時を決めて立てますが、todoには「今週中」や「来週まで」のように、期限に幅があるのが特徴です。そして、このtodoをリストにしたのがtodoリストです。同リストを作成するのは、やるべきことを整理して確実に実行するのが目的です。また、やるべきことを整理することで、新たな課題などが見えてくるものです。それによって、課題の優先順位が付けられるようになり、効率的に作業が進められるようになります。
todoリストを使うメリット
• todoリストを使うメリットは色々ありますが、何よりも作業漏れがなくなることが大きなメリットです。人は仕事や作業の課題が増えると、優先順位の低いものは忘れがちになります。優先順位が低い項目でも、放置してしまうと後で仕事や業務に支障をきたす可能性があります。それを防ぐためにも、課題をリスト化して管理することは大事です。
• todoリストでは、やるべき課題の全体像を見渡せるのも大きなメリットです。それにより優先課題をクリアしながら、関連する項目も同時に進められるようになります。それが作業の効率性を高め、リスト項目の消化スピードをアップさせます。先を見通すことで残りの作業ボリュームを把握でき、クリアするモチベーションの向上にもつながるものです。
• todoリストを使うメリットで忘れてならないのが、仕事や課題に集中できるようになることです。頭の中に複数の課題が残ったままでは、脳内に余計な負荷がかかり一つの作業に集中できなくなります。それらの課題をリスト化しておけば、存分に一つの課題に向き合うことが出来ます。タスクをリストに追加する際には、作業内容を明確にすることが大事です。長期にわたるタスクの場合、作業内容が漠然となりやすいからです。作業内容を明確にすることで、時間が経過しても具体的な行動につなげられるものです。また、会社などの業務ではタスクを簡潔に記載することが肝心です。他のメンバーと共有する際に、タスクが鮮明に視覚化される必要があるからです。
PDF形式のtodoリストのメリット
パソコンやスマホなどでpdf形式のtodoリストを作成すれば、メモ帳やノートにはない様々なメリットが発生します。
• 先ず挙げられるメリットは、ビジネスタスクの管理を効率化できることです。メモ帳やノートでは手書きとなるため、消化と未消化の区別がつきにくくなります。また、作業課題が多岐にわたると、優先課題とそれ以外の課題の参照にも時間がかかってしまいます。それに対してpdf形式で管理すれば、完了した課題などは簡単にリストから消去できます。
• 加えて、他のフォルダに残せることもpdf形式のtodo リストのメリットです。それによって、後々の参考資料としても活用できます。
PDFelementを使ってtodoリストを作る手順
パソコンやスマホでは、「PDFelement」(PDFエレメント)を使ってpdf形式のtodoリストを作成することが出来ます。pdf文書内のオブジェクトの編集が簡単に行え、テキストや画像の挿入・削除も可能です。文字の大きさやフォント、色の調整も自由に行えます。さらにテキストハイライトや付箋、アンダーラインなど注釈機能も備わっています。*スマホでtodoリストを作成する
PDFelementによるtodoリストの作り方としては、先ずテンプレットをダウンロードして、PDFelementは多種類のtodoリストを提供しますので、ダウンロードして、todoリストをつくてみましょう！
次のステップとして、テキストフィールドにpdf文書を追加します。タスクをグループで共有する場合は、署名の画像を挿入することも可能です。、PDF形式のtodo リストをオンラインで共有する流れとなります。DropboxやGoogleドライブ、iCloudドライブなどを活用すれば、pdf文書を簡単に共有することが出来ます。
→関連記事：todoリストの活用方法
→関連記事：PDFをDropbox・Evernote・Google driveなどのクラウドにアップロードする方法
まとめ
PDF形式のtodo リストの作り方では、要点を簡潔にまとめることが肝心です。自分が使いやすくなるだけでなく、共有するメンバーも参照しやすくするためです。情報を追加する場合でも、視覚的に分かり易い表現にするのがポイントとなります。「PDFelement」(PDFエレメント)には作業に役立つテンプレートが色々揃っており、todo リストを効率的に活用することが可能となります。
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