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ファイルのやり取りにPDFを利用する

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社内での、もしくは取引先との各種ドキュメントのやり取りに使う形式には、PDFがよく使われます。今や紙の書類でやり取りされることはむしろ珍しくなりつつあり、データの状態にしてインターネットを通じてやり取りするのが一般的になっています。人が持ち運んで配る必要がなくなったため、便利ではありますが、手書きすら可能であった紙媒体と違い、データ化してどこでも読み取れる状態にするという手間はかかります。読み取りしやすい形式として好まれているのがPDF形式です。読み取り専用のフリーソフトが簡単に手に入ることもあり、広く普及している形式です。


Part 1. PDF編集ソフト「PDFelement 6 Pro」

PDF用のフリーソフトでは読み込みはできるものの、編集はできません。変換や編集、作成などの作業は有料のソフトを使用します。有料編集ソフトとしておすすめなのが、PDFelement 6 Proです。社内および取引先とのやり取りに使う書類を作成するときは、PDFelement 6 Proを使うとたいへん楽です。無料体験版が利用できますので、公式サイトからダウンロードして使ってみましょう。そこで使い勝手を試してから、有料版を購入できます。購入費用は、年間更新ライセンスだと、個人法人に関わらず、1台のPCにつき税込み8,280円となります。永久ライセンスなら税込み9,980円です。


やり取り PDF



無料体験版で編集や作成をしたファイルには、透かしが入ります。そうなると、特に取引先に渡すファイルとしては使いづらくなることもあるでしょう。無料体験版では本格的な作業をしづらくなります。できれば業務の一環として試用版を使えたほうが効率的です。この有料ソフトには、無料体験版の利用中に入った透かしを除去する機能があります。透かしが消えれば、取引先にも堂々と出せます。無料体験版でおこなった作業が無駄にならずに済み、便利な機能となっています。


Part 2. スキャンしてからのPDF化も!

ほとんどの人がパソコンに慣れているというわけではなく、今も紙媒体のほうに親しんでいるという人はかなりいます。そうした人々は紙で書類を作成しがちです。多くの職場では書類をデータ化して管理するようになっていますし、社内および取引先とのやり取りでもデータの状態であったほうが都合がいいことが多くなっています。それでも紙で作成される書類というのはあるわけですが、それを一から手入力してデータファイルとして作成していくのはたいへんです。PDFelement 6 Proには、スキャンした画像をPDF化する機能がありますから、あっという間にデータ化できます。


Part 3. 後からの追加が楽々で可能!


やり取り PDF


作成したファイルには、図形や注釈などを次々と追加していけます。読み取り専用のフリーソフトだけを使っていると、ファイルは変え難いものというイメージが定着してしまいますが、この有料ソフトを使うと、自由自在にいくらでも加工できるものだとわかって驚くことでしょう。テキストファイルで文章を添削するのと同じくらいの気安さで、画像もグラフも編集できます。慣れてくると、手書きで操作しているのと同じくらいの自由度と感じるようになるでしょう。データ処理が面倒だからと手書きを好んでいる人も、このソフトで慣れてしまえばデータを好むようになると見られます。


    社内であれ外部とであれ、書類のやり取りはデータ化したファイルでおこなうようになっています。その際によく使われるファイル形式がPDFです。PDFelement 6 Proのような有料ソフトを使えば、手書きと同じように簡単にファイル作成や編集ができるようになります。

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編集者 カテゴリ: ビジネス活用
作成日: Jun 04,2018 10:30 am / 更新日: Jun 04,2018 17:17 pm

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