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電子契約書は、従来の「紙と印鑑」による契約書とどういった点が異なるのでしょうか。具体的なメリットや、導入する際の注意点について理解を深め「こんなはずでは」をなくしましょう。
1．電子契約書とは
契約といえば、契約書を用意してそこにサインをしたり印鑑を押すことで交わすイメージが強いですが、現代ではこの従来の形が変わろうとしています。新しい契約の形として生まれたのが「電子契約書」です。これはインターネットや専用回線を用いて契約を結び、契約の証として書面ではなく電子データを作成する契約方法です。そもそも、契約締結に際し契約書は必須ではありません。契約は口頭でも成立するのです。しかし口約束を交わすだけでは、後になって契約内容でもめたとき、どちらが正しいのか分かりません。契約書とはいわば契約内容を見える形に残すためのものであり、それが紙か電子かはあまり問題ではないのです。
2.電子契約書と法律
契約書は電子でも問題ない、とはいえ、データ上の文章は後でいくらでも変更することができます。これでは契約書としての役割を果たすことができません。法律においてその契約書が証拠として認められるためには「作成者が本人の意思で作成したことが明確である」ことが要件とされています。契約書に印鑑を押すのはこのためなのです。電子契約書でこの印鑑の代わりを果たすのが「電子署名」です。電子署名はデータ化されたサイン、ではなく、暗号技術を利用して作成された情報のことです。電子署名の利用は難しくありませんが、本人証明、非改竄証明のためにその設計は非常に複雑にできています。この電子署名を利用することで、電子契約書は民法上の契約書の要件を満たすことになるのです。
ただし、全ての契約書が電子化できる訳ではありません。例えば定期借地契約や特定商取引法で扱われる訪問販売や連鎖販売は、消費者保護の観点から書面による契約締結や契約書交付が義務付けられています。電子契約を導入する前に、自社で扱う契約に従来の紙で行う契約がないか確認することは必須です。その他、税法上要件を満たさない場合、電子で契約しても紙で保管しなければならないというケースも存在します。電子と紙の契約書が混在すると、かえって業務が煩雑化する恐れがあることを押さえておきましょう。
3.電子契約書の種類
電子契約には「ローカル署名型」「リモート署名型」「グローバルスタンダード型」の3つのタイプがあります。2001年に電子署名法が施行されたときは、署名鍵を利用者全員が購入し、それを格納したICカード等を保有する必要がある「リモート型」が主流でした。が、利便性が低かったこともあって、このタイプはあまり普及しませんでした。その後署名鍵をクラウド上で管理できる「リモート署名型」が登場。更に現在ではクラウド事業者が署名鍵を準備する「グローバルスタンダード型」が主流となり、利便性が向上したことで電子契約書の普及が進んでいます。
4.電子契約書のメリット、導入に際し気をつけたいこと
電子契約導入のメリットとして「コスト削減」「業務効率化」「コンプライアンス強化」の3点が特に注目されています。コスト削減は言うまでもなく、印紙代や郵送代、保管費用などをカットすることができるというものです。また、原本を印刷して相手方に送り、押印してもらって送り返してもらう、という手間も省くことができ、業務を大幅に効率化することができます。また、契約書をデータで一元管理することで、業務の透明性が向上するだけではなく、抜けや漏れを防ぐこともでき、結果としてコンプライアンスを強化することにも繋がります。
電子契約にももちろんデメリットはあります。特に気をつけたいのが相手方の理解を得られるかどうかと言う点です。自社内で電子契約を浸透させたとしても、相手方がすんなり電子契約に理解を示してくれるとは限りません。結局書面での契約となり、業務が煩雑化してしまったというケースも少なくありません。また電子契約サービスによっては、相手方にも同様のサービスに加入してもらわなければならないこともあるので、余計に導入が難しくなることもあるのです。
電子契約は今後ますます普及していくことが予想されます。まずは電子契約に関する理解を深め、メリットはもちろんデメリットも把握した上で扱っていくことが大切です。そうすれば、いざ導入となったときも適切なサービスを選ぶことができるでしょう。
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