Google Docs でファイルを編集する方法を紹介

→関連記事：　Googleドキュメント、Google DriveでPDFを編集する方法

●Googleドキュメントで書式を変更する

ツールバーを使用すると作業効率がアップします。
ブラウザの画面が小さいなどの理由ですべてのメニューが表示されていない場合には、[もっと見る] ボタンをクリックしてツールバーを表示しておきましょう。

書式の変更では、以下のようなことが行えます。

・文字の形状の変更：「太字／斜体／下線」
・テキストの色の変更
・文字配置の変更：「左揃え／中央揃え／右揃え／両端揃え」

●Googleドキュメントで音声入力をする

キーボードをタイピングして文字を入力するのではなく、音声を文字に変換する機能です。マイクで話した声を認識して文字にしてくれます。

【利用条件】

・この機能は、Chromeブラウザだけで使用可能です。
・事前にパソコンのマイクをONにしておいてください。

【手順】

１．Googleドキュメントで音声入力したいページを開き、「ツール」＞「音声入力」をクリックします。

２． [マイク] アイコンを押すと、音声入力が開始されます。入力したい内容を話しましょう。

※「マイクを使用する」許可を求めている画面が表示された場合・・・このまま音声入力を継続する場合には [許可] ボタンをクリックします。

３．音声入力が完了したら、再度 [マイク] アイコンをクリックします。

●Googleドキュメントを社内で共有する

【手順】

１．共有したいファイルを開きます。

２．[ファイル] ＞ [共有] ＞ [他のユーザーと共有] を選択します。

ここで2つの方法を選択できます。

方法１）[ユーザーやグループと共有] で共有する
ファイルを共有したいユーザーのアドレスを入力すると、権限を指定する画面に切り替わります。

ファイルに対する権限を「閲覧者／閲覧者（コメント可）／編集者」から選択します。
[送信] ボタンをクリックすると、ユーザー宛に共有を知らせる通知メールが送信されます。ユーザーは、メールの内容を確認した後、ファイルへのアクセスが可能になります。

※注意：ここでグループを指定するには、あらかじめ管理者アカウントからグループを作成しておく必要があります。

方法２）[リンクを取得] で共有する
ファイルのURLを共有してアクセスしてもらう方法です。

以下のいずれかを選択し、[リンクをコピー] をクリックするとファイルのURLをコピーできます。

・「制限付き追加されたユーザーのみ」：[ユーザーやグループと共有] で直接共有しているユーザーのみがファイルやフォルダを閲覧できます。

・「リンクを知っている全員に変更」：ユーザーやグループに登録されていない人にもファイルを公開できます。

リンクをコピーしたら、メールに添付するなどの方法で共有相手に知らせましょう。

Part2：Googleドキュメントで文書にPDFを貼り付ける方法

●PDFのリンクを貼り付ける方法

共有したいPDFをGoogleドライブにアップロードしてから、そのファイルのリンクを取得する方法です。

【手順】

１．共有したいPDFをGoogleドライブにアップロードしていない場合には、まずアップロードしましょう。

マイドライブの画面右側の空いた場所で右クリック ＞ ポップアップメニューの [ファイルのアップロード] をクリックします。
任意の場所、ファイルを指定してアップロードします。

２．共有したいPDFをクリックして選択 ＞ 右クリック ＞ ポップアップメニューの [リンクを取得] をクリックしてファイルのURLを取得します。

３．リンクを貼り付けたいドキュメントを開きます。

任意の場所に取得したリンクを貼り付けます。

●PDFのデータを貼り付ける方法

PDFはそのまま貼り付けることはできないので、画像に変換する必要があります。

◇PDFを画像に変換する

【手順】

ここで利用するPDF編集ソフトは「PDFelement」（PDFエレメント）です。

以下のボタンをクリックしてPDFelementダウンロードできる

１．PDFelementを起動して、貼り付けたいPDFを開きます。

２．[ファイル] ＞ [エクスポート] ＞ [画像] を選択して、任意の場所に保存します。

複数ページある場合には、ページ単位に画像が作成されます。

→関連記事：　PDFをエクセルに変換する5つの方法

◇Googleドキュメントに画像を挿入する

貼り付け先のGoogleドキュメントを開き、『PDFを画像に変換する』で変換した画像を挿入します。

Part3：Googleドキュメントほかの役に立つ機能

●テンプレート機能

あらかじめ登録されているテンプレートを使用してドキュメントを作成することができます。

「履歴書」や「パンフレット」などのバリエーションがありますので、作成したいドキュメントのイメージに近いものがあれば流用するとよいでしょう。

◇テンプレートから作成する

【手順】

１．[ファイル] ＞ [新規作成] ＞ [テンプレートギャラリーから作成] をクリックします。

２．お好みのテンプレートをクリックすると、編集できるようになります。

※なお、オリジナルのテンプレートを追加するには管理者カウントでログインし、Google管理コンソールから「組織」を登録する必要があります。

●スペルチェック機能

Wordでお馴染みのスペルチェック機能もあります。
スペルや文法が違っていると思われる箇所（波線部分）をクリックして [その他のオプション] を選択すると、[スペルと文法] ポップアップが表示されます。

・[無視] ボタンをクリック：スペルや文法チェックの対象外となり、波線が消えます。
・[承諾] ボタンをクリック：波線部分が変更候補に書き換えられます。

●検索と置換機能

ある単語を検索したり、その単語を別の単語に置き換えたりする機能です。
[編集] ＞ [検索と置換] をクリックすると、[検索と置換] 画面が開きます。

・[検索] 欄：検索したい文字を入力します。ドキュメント内で検索された場合、その文字の色が変わります。
・[次に変更] 欄：置き換えたい文字を指定します。
[大文字と小文字を区別する]：チェックを入れた場合、たとえば「A」と「a」は違う文字と見なされます。
・[置換] ボタン：選択中の文字のみを置換します。
・[すべて置換] ボタン：ドキュメント内のすべての検索結果を置換します。
・[前へ] ボタン：１つ前の検索文字に移動します。
・[次へ] ボタン：次の検索文字に移動します。

【まとめ】

Googleドキュメントはクラウド上で編集・共有できる便利なファイルです。 PDFとも相性がよいので、いろいろなアイデアで活用してみてくださいね！