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OCR機能活用事例はじめに
データ文書を紙媒体にして印鑑を押すのは面倒だと感じている方も多いのではないでしょうか。そんな中、電子印鑑は、通常の印鑑を電子化したもので、データ文書に直接押印できる便利なシステムと言えます。電子化することによっていくつかのメリットがあります。
そこで電子印鑑の種類やそれぞれの特徴、電子印鑑はどのようなメリットがあるのか、導入方法やセキュリティ面など気になる部分を知っておきましょう。
目次：
1. 電子印鑑とは？
電子印鑑とはPDFやエクセルなど、パソコンに入っているデータ文書に印鑑を押印できる事を可能としたシステムです。パソコンのデータ文書に直接押印できるのが魅力です。パソコンで作成した文書をプリンタに出力して紙に印鑑を押印するという必要がなくなります。また印鑑が破損したり修復する心配がない点がメリットの一つと言えるでしょう。
2. 電子印鑑は大きく分けて２のタイプがある！
電子印鑑には大きく分けて印影を画像化したタイプと印影に識別情報が保存されたタイプの2種類があります。印影を画像化したタイプは比較的簡単に作成できる上、コストも抑えられるといった点がメリットです。電子印鑑を作成する方法はいくつかあり、その一つが紙に印鑑を押印し、それをスキャナで読込む方法です。簡単にオリジナリティのある電子印鑑を作る事ができ、最も費用がかからない作成方法です。また専用ソフトを使って電子印鑑を作成する方法もあります。
専用ソフトには様々な種類があるので、好きなデザインの印影を作りたいという方には最も適した作成方法なのかもしれません。他にも品質にこだわりたいという方は印鑑の専門店や電子印鑑を作成しているネットショップに依頼するのが良いでしょう。
ただ、印影を画像化したタイプは誰でも容易に同じ印影を作る事ができる為、簡単に偽造さてしまうリスクは高いと言えます。「印影をスキャンすればオリジナル性が強まるので問題ない」と思われる方もいるかもしれません。
しかしその場合、印影の画像データによって印鑑自体が偽造されるリスクもあります。また作成や押印を誰がしたのか判断できないといった問題もあるなど、セキュリティ面でやや不安が残るという点は注意しておく必要があるでしょう。
一方、印影に識別情報が保存されているタイプは作成や押印した人物が特定されるので、なりすましにとる押印のリスクはほとんどなく、不安なく使えるのが大きな魅力です。中にはコピー機能防止が備わっているものや固有のナンバーを与えられている電子印鑑もあります。
3. 電子印鑑ツール
識別情報が保存されているタイプは、有料のソフトウェアやWEBサービスを利用する為コストはややかかりますが、印影を画像化したタイプと比べるとセキュリティ技術や信頼性は高いと言えるでしょう。
識別情報が登録されている電子印鑑を作成してくれる ソフトツールもあり、その一つがPDFelement（PDFエレメント）です。無料ダウンロードできるので、インストールしてからすぐに電子印鑑作成機能を体験できます。電子印鑑の作成方法はこちらです>>
➬Microsoft Office、画像、テキストなど合計17種類のファイル形式に対応。
➬レイアウトと書式を崩さずに、各形式に合わせた高度設定も可能。
➬互換性あり！他のファイル形式からPDFまで直接作成/変換可能。
電子印鑑Webサービスもあり、「パソコン決裁Cloud」です。シヤチハタが運営を行っているWEBサービスで、リーズナブルな価格で電子印鑑が利用できるのが大きな特徴と言えます。パソコン決裁Cloudはスマートフォンなどの携帯端末にも対応可能となっているため、外出先でも簡単に押印する事ができます。そのため、承認を行う担当者が不在で仕事が進まないという心配がなくなり、業務効率化の大幅な向上が期待できます。さらに固有のIDを発行したり、押印の履歴記録を設けており、改ざんやなりすまし防止に対応する機能もあります。
また「Adobe Acrobat」を使って識別情報がある電子印鑑を作成する事も可能です。Adobe Acrobatはアドビシステムズが開発したソフトウェアで会社のWEBサイトから購入する事ができます。デジタルIDを設定し、パスワードを入力して署名をクリックするだけで、パソコンにあるデータ文書に電子署名が付いている電子印鑑が押印されます。優れたセキュリティ技術が備わっているので、第三者による不正な改ざんなどにもしっかり対応してくれます。
4. 電子印鑑の利用シーン
パソコなどを利用してオンライン上で取引を行うときは、電子印鑑と呼ばれるものが利用できます。電子印鑑はインターネット環境さえあれば、利用できるデジタル式の印鑑です。パソコンやタブレットなどで利用できるので、利便性が高いのがメリットです。
例えば見積書の発行や請求書などのウェブ上で相手先に提出するときなどにも電子印鑑は活躍してくれるので強みです。従来までは印鑑を捺印した書類を、スキャンしてデータ化していました。さらにデータ化したファイルをPDF化して、相手先に送るといった作業をするのでいくつかの工程を経る必要あります。電子化した印鑑は、そのままデータ化した書類に貼り付けることが可能です。業務効率をアップできるのでコスト削減に活躍してくれます。
5. 電子印鑑は法的な効力があるのか
電子印鑑は平成17年の4月1日から始まった「e文章法」というものが開始されてから、法的に認められるようになりました。
実際に経済産業省では、見積書や納品書、領収書や契約書などに電子印鑑を使えるとアナウンスを行っています。ちなみに電子印鑑が法的な効力を発揮するのは手順を踏む必要があるので注意しましょう。
最初に電子印鑑を登録しておき、電子証明書を発行してもらうことで法的な効力を得ることができます。また法人でも個人でも電子印鑑は利用可能です。
6. 電子化が可能な書類
日本の法律において「見読性」と「完全性」、「気密性」と「検索性」のあるものは電子化できる書類と決められています。
- ・見積書、納品書、請求書、注文書、領収書、振込伝票
- ・契約書、送り状、会計帳簿、決算関係書類棚卸表
- ・証憑書類、営業報告書、事業報告書、付属明細書
他にも多くの書類が電子化に対応しています。書類にすると多くの用紙が必要ですが、電子化すれば膨大な紙文章のデータもまとめて保存できるので、書類の電子化は業務効率化に一役買ってくれます。
7. 企業が電子印鑑を導入するメリット
企業が電子印鑑を導入すれば、コスト削減ができます。例えばペーパーレス化することができるので、余計な用紙を使う必要がありません。さらに書類の印刷をする必要がなくなるので、インク代も削減できるのがメリットです。また領収書などは印紙税がかかります。書類の電子化をすれば印紙税がかかりません。他にも電子印鑑はパソコン上で捺印や承認をすることができるため、リモートワークにも適しています。
8. 電子印鑑の導入方法
＃専用ソフトを購入して作ろう
最初に手持ちの印鑑を利用して、電子印鑑の画像をパソコンに取り込みましょう。取り込んだ画像は編集ソフトを利用して調整を行います。調整後はPDF化したファイルを保存しておきます。
＃ネット上でも作れる
電子印鑑はインターネットを利用して作ることも可能です。無料のものも用意されているので、ちなみに電子印鑑作成サービスによって、制作できる名字が違います。特殊な名字は作れない場合もあるので注意しておきましょう。
＃印鑑ショップで電子印鑑を作ろう
オンライン上で営業をしている印鑑ショップでは、一部電子印鑑の販売を行っています。はんこの形状も指定する事ができるので、こだわりのある人は印鑑ショップで電子印鑑を購入してみましょう。なお、ショップで購入できる電子印鑑は形状によって販売金額が違います。
9. 電子印鑑と企業のセキュリティ
企業が電子印鑑を導入すれば、印鑑の悪用をされるリスクを軽減できます。例えば電子印鑑の中には、一度捺印をすれば、対象の書類を変更できないようにする機能も備わっています。契約書などの重要書類が不正に改ざんされるリスクを回避できるので、企業側にとって電子印鑑の導入は合理的です。
一度捺印をすれば書類の操作ができないようになる電子印鑑は、セキュア＆個人認証が可能などと書かれているので、購入前にチェックしておきましょう。
ちなみに電子印鑑データには複製を防ぐためのシリアル番号が搭載されているものもあるので、安全性は高いです。
10. 電子印鑑とリモートワーク
リモートワーク中には取引先とのやり取りをするときもあります。取引先への契約書の作成や請求書の作成をするときにも電子印鑑は活躍してくれます。リモートワークは自宅で仕事を行うので、直接書類のやり取りをするのが非常に難しいです。その場で捺印をするときには電子印鑑 が活躍してくれます。
電子印鑑ならデータ化されているので、同じくデータ化した書類にそのまま捺印が可能です。直接はんこを押す必要がないので、リモートワークにとっては電子印鑑は合理的です。特に複数の上司からはんこが必要なときなどは、パソコン上から上司に書類を確認してもらい、その場で捺印をしてもらえるので業務効率がアップします。
まとめ
電子印鑑には大きく分けて2種類のタイプが存在していますが、セキュリティの安全性において大きな差が生じていると言えます。しかし、電子印鑑はパソコンにあるデータ文書に直接押印できるのは無駄に紙を使用する事なく業務の効率化も期待できます。そのため、行政の手続きや企業のコスト削減目的で今後は電子印鑑の普及率は高まり、ビジネスシーンでは当たり前のように使用される可能性は十分にあると言えます。
電子印鑑は安全面と業務効率面でメリットが多いので導入して損はない.電子印鑑はデータ化した書類に捺印をするときに使えます。法的な効力もある、また業務効率がアップするなどのメリットがあるので、企業にとって電子印鑑は合理的です。さらに電子化できる書類も多い、書類の不正改ざんできないといった利点もあります。PDFelement（PDFエレメント）は電子印鑑はリモートワークにも適した商品なので、これから効率良い業務を目指すのなら導入してみましょう。
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