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電子印鑑の作り方、使い方


1.電子印鑑とは何なの?

印鑑といえば朱肉をつけてしっかりと書類に捺印をするために使われるものです。 役所の書類では印鑑は必須ですが、企業の業務上ではペーパーレスが推進されている昨今、紙ベースの捺印はあまり好まれません。 そこで出てきたのが電子印鑑です。 電子印鑑とは、デジタルデータ上で本人の名前を印鑑として捺印できることです。 電子印鑑用のソフトが多数出てきていて、個人でも無料で使えるようになっています。 印鑑の形式にはいくつかの種類があり、名字だけの認印はもちろん、企業用の角印や「社外秘、極秘、承認」などの印鑑などもあります。

Word内の表を回転

2.電子印鑑を利用するときのメリットは何?

電子印鑑を使うことでどんなメリットがあるのでしょうか。 それは、業務の効率化や簡素化ができます。 電子印鑑にはどんなメリットがあるのでしょうか? 詳しく見ていきます。

2.1業務の効率化

一般的な印鑑ですと、相手企業から則られてきた書類がPDF形式の場合、いったん印刷して書類に上司の承認印などをもらわなければいけません。社内の承認が終わるとその書類を電子化して、相手先に送り返さなければいけない時もあります。その場合、紙ベースで回していた書類をスキャナーで読み込んでから電子文書として送り返すことになります。この作業を簡略化できるのが電子印鑑です。
電子印鑑であれば、PDFできた文章をデジタルデータのまま捺印できて、上司にはメールで送付してメールで捺印後の書類を受け取れます。無駄な作業が全くありません。最終的に戻ってきた書類にはすべての人の印鑑が夏井された状態でもどっ来るので、その書類をそのまま相手先へメールで添付して送付できます。無断印刷を省けますし、作業時間も短縮できます。

2.2セキュリティー強化

電子印鑑を使用することで、印刷をしないので、そのままのデジタルデータを必要な人にしか見られる心配が少なく、情報漏洩の心配が少なくなります。


3.電子印鑑の種類は?

電子印鑑を使いたいけど実際にどのくらいの利便性があるのでしょうか?ほしい印鑑が手に入らなければ電子印鑑としての役割を果たせません。電子印鑑にはいろいろな字体やサイズのものが作成できるようになっていて、非常に使いやすくなっています。
電子印鑑を作成するソフトもありますし、オンラインツールもあります。電子印鑑を作成するソフトには無料で使えるものでも、本格的な立派な印鑑を作成できます。昔と違って、相当クオリティーが高い印鑑を作成できるソフトもあるので一度利用してみるといいでしょう。作成できる名前の数も昔と違って、ほとんどの名前と字体について作成ができるようになっています。


4.PDFelement、Adobe Acrobatで電子印鑑を作る方法

4.1 PDFelementで電子印鑑を作成

PDFelementの電子印鑑作成機能にはいろんな種類があります。承認済み、公開許可、極密、修正済み、会社印、落款印などが作成できます。カスタマイズも可能です。「注釈」→「スタンプ」の順にクリックして、カスタマスタンプ(印鑑)を作成します。 *以下のボタンからPDFelement無料ダウンロードできます。

PDFelement 電子印鑑

4.2 Adobe Acrobat Reader DCで印鑑を作成する

Adobe Acrobat Reader DCにはスタンプツールという機能があります。見積書・請求書・稟議書などに捺印ができる機能です。いろいろな処理をAdobe Acrobat Readerで作成した後早PDFファイル上にそのまま捺印できます。

Adobe Acrobat Reader DCで実際に印鑑を作成してみましょう。
名前入りの印鑑を作成するには、Adobe Acrobat Reader DCにユーザー情報を登録している必要があります。まずはユーザー登録をしなければいけません。ユーザー登録をするにはメニューの編集→環境設定を選択して、ユーザー情報のメニューを使用します。ユーザー情報に自分の名前を入力します。これだけで電子印鑑の作成の準備が完了しました。
ここまでであとは、Adobe Acrobat Reader DCのメニューの電子印鑑を選択すると使えるユーザー名の印鑑がたくさん一覧で表示されます。これだけで電子印鑑の作成完了です。
これでpdf書類に対しては、Adobe Acrobat Reader DCを使えばいろいろな電子印鑑を捺印することができます。

Adobe電子印鑑

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