電子契約を導入するべきかはメリットとデメリットから判断しよう

電子書類の取り扱いが増えてきている現代では、電子契約の導入を検討するケースも増えてきました。リモートワーク推進の影響も受けて、契約としての有効性も確保され、企業としては安心して電子契約ができるようになっています。ただ、導入すべきかどうかは判断が難しい部分もありますので、この記事を通して電子契約のメリットとデメリットを確認しておきましょう。

目次：

1. 契約に関する意識の変化
2. 電子契約とは何か
3. 電子契約を利用するメリット
4. 電子契約を利用するデメリット
5. 電子化の動きに対応して電子契約を導入しよう

Part 1. 契約に関する意識の変化

契約の際には紙媒体で契約書を作成し、互いに直筆サインと捺印をするのが一般的でした。契約書は互いの合意が得られていることを示す、法的にも有効な書類として位置づけられているからです。しかし、書類の電子化が進むにつれて電子契約の利便性がよく理解されるようになり、状況は変化してきています。電子契約を積極的に活用する企業も増えていることから、多くの企業が電子契約の導入を検討しているのが現状です。

なお、電子契約を作成できるPDF専用ソフトの導入もビジネス効率に繋がりますので、まずは無料試用できるPDFelementをダウンロードしてみましょう。

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Part 2. 電子契約とは何か

電子契約とは、電子文書に対して電子署名をすることによって成立する契約を指します。典型的でよく用いられているのは、PDFファイルによる電子契約です。契約書として作成したPDFファイルに、電子署名の機能を使って署名を行うと契約の内容について合意したことを示す署名捺印に相当すると捉えられます。電子署名はただサインや印鑑の画像をPDFファイルに埋め込むのとは違い、誰が署名をしたのかをファイル内に記録できるのが特徴です。そのため、第三者による署名ではないことがわかるため、電子契約書を保管しておけば紙媒体の契約書と同様に証拠書類として利用できます。

厳密には、電子契約システムでは印鑑証明書に相当する電子証明書の発行や契印及び割印として用いるタイムスタンプを求める場合もあります。システムによっては電子署名のみでは契約書として認めない場合もあるので注意が必要です。

Part 3. 電子契約を利用するメリット

電子契約の導入の検討が進んでいるのはメリットが多いからです。代表的なメリットとして挙げられるのが次の4つです。

★印刷の必要がない

電子契約では契約書を印刷する必要がありません。そのため、契約に関わる作業の工数を減らすことができ、効率的に契約手続きを進められるのがメリットです。

★メールによる迅速な契約ができる

電子契約の場合には契約書をメールで送ることができるので、迅速な契約が可能です。国内でも海外でも関係なく瞬時に送受信ができるのも便利な点でしょう。

★コスト削減になる

電子契約を導入するとコスト削減になるのがメリットです。印刷不要ですから、紙を使用しない分だけ印刷代や紙代を抑えられます。また、紙の契約書では印紙が必要ですが、電子契約なら不要なため、印紙税がかからない点でもコスト削減になります。

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★契約書をそのまま電子ファイルとして保管できる

電子ファイルとして作成した契約書をそのまま保管できるのも電子契約のメリットです。紙媒体の場合には原本を紙のまま保管する必要があるため、スペースも確保しなければなりませんが、電子契約ならストレージに保管するだけで良いため、スペースの負担がほとんどないのも魅力です。

Part 4. 電子契約を利用するデメリット

電子契約は全ての企業で導入しているわけではありません。その理由は、電子契約にもデメリットがあるからです。代表的な次の4つのデメリットを確認しておきましょう。

⇝電子データの改ざんリスクがある

電子署名や電子証明書はセキュリティを重視したシステムになっていますが、それでもサイバー攻撃などによる改ざんのリスクがまったくないわけではありません。また、サイバーテロにより契約書が失われたり、第三者の手に渡ったりするリスクもあります。

⇝契約先との合意が必要になる

電子契約は契約先でも対応していないと行えません。契約先との合意を得るのに苦労する場合もあるのは注意すべき点です。

⇝電子署名に対応する基盤が必要

電子契約をするためには、電子署名に対応するソフトウェアなどの基盤が必要になります。業務の進め方も変わるため、業務フローの変更にも対応しなければならないでしょう。

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⇝契約の種類によっては日本では使えない

電子契約は、種類によっては有効と認められない場合があるのもデメリットです。定期借地契約や訪問販売等特定商取引における交付書面など、まだ未対応の部分もありますから注意して利用する必要があります。

Part 5. 電子化の動きに対応して電子契約を導入しよう

書類の電子化が進められている影響で、電子契約を導入する企業は着実に増えてきています。セキュリティの問題や業務フローの策定の必要など、課題点があるのは確かです。しかし、今後の取引をスムーズに進められるようにするためにも、電子契約の導入を前向きに検討するのが適切でしょう。PDFファイルへの電子署名に対応するのはその初期段階になりますから、PDFelementのような有用なソフトの導入を進めるのが大切です。