テレワークに役立つ在席管理ツールや勤怠管理ツール5選

目次：

1. 管理する内容
2. 在席管理ツールや勤怠管理ツールを選ぶ際のポイント
3. おすすめツール5選

現在、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い通常のオフィス勤務が困難な状況になっているため、テレワークを導入する企業も増加しつつあります。これまでテレワークを導入したことがない企業にとって、不安の種は従業員がサボタージュしていないかどうか、ということだと思います。今回は、テレワークに役立つ在席管理ツールや勤怠管理ツールを紹介していきます。

管理する内容

具体的なツールを紹介する前に、まずはツールで管理すべき内容について説明します。

・労働時間

労働時間の管理は最重要事項と言えます。テレワークでは周囲の監視の目がないため、従業員がサボタージュしてしまう可能性もあれば、深夜まで長時間労働してしまう可能性もあります。最低限、始業時刻・休憩時間・終業時刻の記録をつけなければなりません。 また、フレックスタイム制を適用する場合や、業務を中抜け・中断する場合も想定する必要があります。これらへの対応は企業によって異なるでしょう。

・離席/在席状況の確認

テレワークにおいて従業員が本当に作業をしているかどうか確かめたい場合、従業員が使用しているPCのスクリーンショットを撮影できるツールが存在します。営業職のような外勤仕事の場合は、従業員の位置情報をGPSで把握できるツールもあります。 ちなみに、離席/在席状況の確認だけならば、Skype等のチャットツールに備わっている「プレゼンス機能」も有効です。

・給与計算ソフト/人事管理ソフトとの連携

労働時間の管理だけでなく、給与計算や有給休暇の残日数の計算等、他の人事管理ツールとの連携が可能なツールも存在します。 さらに、「法廷3名簿」と言われる労働者名簿、賃金台帳、出勤簿を自動でアップデート・記録できるツールもあります。

ツールを選ぶ際のポイント

次に、自社に合ったツールを選ぶためのポイントについて解説したいと思います。

・導入にかかるコスト

勤怠管理ツールには無料のものもあれば、有料のものもあります。当たり前ではありますが、無料版に比べて有料版の方が機能は充実しています。しかし、機能が充実しているからといって、使わなければ意味がありません。従業員数が少ない中小企業であれば、無料版で事足りる場合もあります。「何のために」「どれくらいの予算で」勤怠管理ツールを導入するのか、正確に検討する必要があります。

・サポートやアップデートへの対応

初めて勤怠管理ツールを導入する場合、自然と不明点や疑問点が浮かんでくるでしょう。困った時に、手厚いサポートが受けられるかどうかは重要なポイントと言えます。 また、労働関係の法律は改正されやすいため、時代の変化にも柔軟に対応してアップデートできているかどうかもポイントとなります。中長期的な利用を計画しているのならば、なおさら意識しなければなりません。

おすすめツール5選

それでは、いよいよおすすめのツールを5つ紹介していきます。

・ジョブカン

ジョブカンでは、勤怠管理に合わせて社会保険や雇用保険の書類を自動化できるため、各書類の手続きや管理業務の負担を軽減することが可能です。ICカードやPC/タブレット端末等での打刻に対応しています。これまで3万社以上の採用実績があります。

・人事労務freee

人事労務freeeは、勤怠管理に連動して給与計算やマイナンバーの管理、年末調整などの人事・労務管理もできるサービスです。勤怠管理については従業員による手動入力となります。

・jinjer勤怠

jinjer勤怠はPC・スマホ・タブレット等からの打刻が可能な勤怠管理システムです。jinjerには勤怠管理以外にも、人事・労務・経費・採用等の様々なサービスがあり、それぞれとデータを共有することが可能です。

・Touch On Time

初期導入のやり方から運用方法、アフターサポートまで全て無料で対応してくれる、サポートの手厚さが特徴です。アップデートも無料で実行できて使いやすいため、99.7％の継続使用率を誇っています。

・F-Chair＋ エフチェアプラス

従業員側のＰＣのスクリーンショットが不定期に記録され、管理者に提供されるため、従業員の作業状況の把握ができます。 また、従業員のタスクごとの生産性を計測したり、隠れ勤務を防止したり、細切れの業務時間も集計したりすることが可能です。

いかがでしたでしょうか？今回は、テレワークに役立つ在席管理ツールや勤怠管理ツールを紹介しました。企業毎に事情も異なると思いますが、この文章が自社に合ったツールを選ぶ一助となれば幸いです。