近年オフィスでの仕事からテレワークへの移行を進めている企業が増えていますが、テレワークでも円滑に業務を進めることが求められます。そこで、テレワークに必須と言っても過言ではない便利なツールやアプリをご紹介します。
テレワークとは？
テレワークとは、IT（情報通信技術）を用いることで、時間帯に縛られることなく、自宅やカフェなどオフィス以外の場所で作業を行う業務形態になります。働く人の中には育児や介護などと両立しなければならない人もおり、オフィスでフルタイムで働くのが厳しい状況に置かれていても、在宅で行うことにより余裕を持って働けるようになるのが魅力です。近年ITの目覚ましい進歩により、たくさんの企業が次々とテレワークを導入しています。
テレワークを効率アップさせるツール・アプリ10選
①PDFelement
まず真っ先におすすめしたいのが、PDFelementというツールです。こちらはPDFファイルの作成や編集を行うことができます。作成・編集と言っても文字だけではなく、画像やスタンプなども挿入でき、また電子印鑑の押印やフォーム作成機能も搭載されていますので、作成できる文書の幅が広がります。そして完成したPDFはただダウンロードするだけでなく、パワポや画像ファイルといった他の形式でのファイルに変換することもできるのです。またPDFを出力する上でパスワードの設定を行うことができるため、社外への漏洩を防ぎたいファイルがある場合のセキュリティ対策も万全です。
②AKASHI
次に勤怠管理のツールとしてAKASHIをおすすめします。部下がきちんと仕事をしているかチェックすることももちろん重要ですが、逆に長時間労働も困りものです。AKASHIでは現在の法律に基づき、適正な労働時間で働いているかどうか自動的にチェックする機能が搭載されています。
③Zoom
Web会議のアプリとしてZoomをおすすめします。今では企業の規模を問わず世界中で使われているサービスで、安定した音質・画質でビデオ通話を行うことができます。チャットや挙手機能など、会議の補助として役立てられる機能も満載です。PCだけでなく、タブレットやスマホでも快適に使えるのもメリットです。
④Slack
チャットツールとしてSlackをおすすめします。Slackでは、1対1のチャットはもちろんのこと、そのチャットルームに入っている人員の中から決まったメンバーのみ選出してチャンネルを作り、そのメンバーだけでチャットをすることも可能です。
⑤チャットワーク
もう一つ、チャットツールとしてチャットワークをおすすめします。チャットワークもSlackと同等の機能が搭載されていますが、それに加えてタスク管理やファイル管理を行うこともできます。デザインが全体的にシンプルで、操作しやすいのが魅力です。
⑥V-CUBE Gate
またWeb会議にもチャットにも対応した、V-CUBE Gateというツールもおすすめです。完全に法人向けのサービスとなっており、内容が社外に漏洩するおそれのあるWeb会議については、IPアドレスによるアクセス制限をかけるなど、万全なセキュリティ対策が施されています。ファイルの送受信についてもメンバーの制限をかけることができるのがメリットです。
⑦G Suite
テレワークで役立つ機能がたっぷり詰まった、Googleが提供するG Suiteというツールも外せません。Googleスプレッドシートを社内で共有して共同編集を行ったり、Googleカレンダーに社員全員が予定を記入できるようにすることで、社内全体のスケジュールを一目で確認可能な状態にしたりすることが可能です。セキュリティ対策も万全なため、老舗の大企業でも積極的に導入されています。
⑧Adobe Document Cloud
クラウド管理ツールとしては、Adobe Document Cloudがおすすめです。プランが細かく分かれていることで、事業規模に応じて自分に合った容量・機能を選んで使うことができます。様々な形式のファイルのPDF化や電子捺印など、テレワークには欠かせない機能はプランに関わらず搭載されているため、日々の業務の強力な味方となることでしょう。
⑨SmartDB
業務のデジタル化を徹底的に進めるためのツールとして、SmartDBもおすすめします。こちらは特に大企業の間でよく使われているツールとなっており、Web上にあるデータベースを活用して、簡単な作業で会社独自の文書フォーマットを作成することができます。さらに、データベース内のデータを取り出すAPIを難しいプログラミングをすることなく作成できるのも心強いです。
⑩VMWare Horizon
アプリ仮想化ツールとして、VMWare Horizonもおすすめしたいところです。自分以外の人が普段利用している端末を仮想環境上で利用できるようにしてくれるため、他の社員の作業状況を逐次問い合わせることなく、効率的に共同作業を進められるのが何よりの強みです。
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ツールやアプリの機能を上手く利用してテレワークに役立てよう
テレワークの際使えるツールやアプリを、PDFelementをメインに10個紹介しました。PDF出力から勤怠管理・Web会議・チャットに至るまで、多機能で痒い所に手が届くツールが数多くあることが分かります。是非一日も早く使い方に慣れて、仕事以外にやるべきことと上手く両立できるような時間の使い方を目指しましょう。
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