企業がコストを削減できるペーパーレス化の導入方法

はじめに

ペーパーレス化とは、その名の通り紙をなくすことで、企業のビジネスにおいて、あらゆる文書を紙に印刷することなく、電子化して活用することです。

今までは紙で保存していた書類もスキャナーで読み込んでPDF化し、PDFエディターで編集してクラウドサービスを利用して保存する。不要となった書類はシュレッダーで処分すれば保管スペースも不要となり、コスト削減にもつながる・・・。といった感じです。

以下では企業でのペーパレス化の必要性、その導入方法、注意点などについて説明します。

目次：

1. 企業でのペーパーレス化の必要性
2. 企業でペーパーレス化を導入する際の準備と手順
3. 企業でペーパーレス化を維持する際の注意点
4. まとめ

一、企業でのペーパーレス化の必要性

企業でのペーパーレス化導入のメリットとしては、以下が挙げられます。

ペーパーレス化導入のメリット：

① コストを削減

　文書を紙に印刷するには、紙代やトナー代等、コストがかかります。ペーパーレス化は、そうした印刷にかかるコストを削減します。また、クラウドサービスなどの利用で書類の保管スペースが不要となるので、オフィスの賃貸コストを下げることにもなります。

② 地球環境に優しい

　紙の削減は地球環境の保護にも役立ちます。日本は世界でも有数の紙消費大国で、消費した紙の分だけ樹木が伐採されています。ペーパーレス化によって、環境に優しい企業であることを訴えられます。

③ 書類を効率的に探せる

　書類をPDF化し、パソコンで文書を管理することによって、検索も効率化できるので、資料探しに追われるような無駄な時間を節約できます。

④ 共有化でいつでも・どこでも・誰でもアクセス可能に

　電子媒体は共有のサーバーに保存すれば、時・場所を選ばず閲覧可能で、いつでも、どこでも、誰でも目的の情報にアクセスすることができます。

⑤ セキュリティの向上

　資料にパスワードやアクセス権限を設けることができるので、ペーパーレス化した方がセキュリティを向上することが可能です。

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一方では、以下のようなデメリットもあります。

ペーパーレス化導入のデメリット：

① 見やすさに問題がある

　画面で見ると文字が小さすぎたり、画面に表示される資料があまり見やすいものでない場合、結局各自がプリントアウトすることになり、ペーパーレス化の意味がなくなります。

② 導入コストがかかる

　印刷代を節約できるとはいえ、導入するにはそれなりの費用がかかります。金銭的な導入コストだけでなく、時間的・人的コストについても同様です。

③ 故障等の影響を受ける

　電子機器による運用には、故障が伴いますので、常にバックアップを取っておく必要があります。

④ ITリテラシーが求められる

　使用者のセキュリティ意識が欠如していると、機密情報漏洩やウィルス感染など不測の事態が発生する可能性があります。使用者全員の最低限のITリテラシーが求められます。

二、企業でペーパーレス化を導入する際の準備と手順

では、企業でペーパーレス化を導入する際、どういう手順で何を準備すればいいでしょうか？

① 器材の導入

② 社員の働き方を変えるトレーニング

　デジタル化の必要性を企業全体で認識・理解することが重要ですが、とりわけ情報セキュリティに関しては常に意識して習慣づける必要があります。

③ ソフトの導入

　まず必要になるのはPDF編集ソフトです。中でもオールインワンPDF編集ソフトのPDFelement（PDFエレメント）がお勧めです。以下の特徴があるので、無料版で試用して導入を検討しましょう。

また、各PCにソフトを導入するのではなく、ネットを通じてサービスを利用する、クラウドサービスの利用も検討しましょう。以下のようなものがあります。

④ PDF編集ソフトで作る「案件＆アプローチ力がUP！」するPDFの活用方法

三、企業でペーパーレス化を維持する際の注意点

　企業ペーパーレス化を維持するためには、以下に注意しましょう。

① 全社員がその必要性と利点を理解する

　仕事のやり方が抜本的に変わるので、経営陣や現場のスタッフの理解が欠かせませんし、移行作業も会社全体で取り組む必要があります。ペーパーレス化のメリットを享受するためにも、導入の必要性を全員に理解してもらうところから始めましょう。

② 部分的な取り組みから開始

　いきなりすべての書類をペーパーレス化しようとすると、負担が大きく、混乱を招く恐れがあります。結果として思うように進まず、取り組みが頓挫してしまう可能性も出てきます。小さな成功体験を積み重ねることでうまく進められるでしょう。

③ 外部の資源を有効に活用する

　有料にはなりますが、外部のオンラインストレージや文書管理システム、オンライン会議システム、などのツールや、導入支援・代行サービスなどの活用も取り入れましょう。

まとめ

　企業におけるペーパレス化の必要性、導入の仕方と維持の仕方について説明しました。企業のコスト削減だけでなく、地球環境保護のためにも、是非チャレンジしてください。