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OCR機能活用事例契約書などの文書を電子媒体で作成するのは、今や当たり前の時代です。ですが、サインや押印は手書きや実印で行う場合が多いのではないでしょうか。それを郵送したり再びパソコンに取り込むのは大変な手間です。この記事では、そのような手間を軽減してくれる電子サイン、電子印鑑、電子署名についてご紹介します。業務の効率化にどうぞお役立てください。
目次：
電子サイン、電子署名、電子印鑑とはそもそも何なのか？
電子サインとは、電子上で行う証明行為全般を指す言葉で、代表的なものとしてパソコンやタブレット上の契約書へ指やタッチペンを用いてサインをすることが挙げられます。この形式の電子サインは比較的取り入れやすく、インターネットの普及に伴い利用する会社が増えつつあります。電気やガス、携帯電話の契約時などにタブレットへサインした経験のある方も多いのではないでしょうか。電子サインはそのような簡単な契約や取引の際に利用されることが多く、紙の書類に直接サインしたのと同等の法的効力を持ち得ます。
電子署名は、電子サインの一種でより強い法的効力を持つものです。印影などの画像データに使用者の識別情報やタイムスタンプが保存されており、いつ誰が署名したかが識別できるようになっています。セキュリティ性が高く改ざん防止が可能であるため、企業間の契約書や請求書など公的な文書において法的効力を持ち得る形式です。使い方は専用のソフトやサービスを用いて電子署名データを作成し、PDFなどの文章に挿入するだけと非常に手軽です。ですが、電子署名はタブレット上へサインする形式の電子サインに比べると普及率は低く、取引先の企業によっては受け入れてもらえない場合もあります。使用する際は事前に理解を得ておくことが大切です。
電子印鑑は、印影の画像データのことで、電子署名の印影のように法的効力を持たないものです。電子印鑑は無料で作れるものが多く、フリーソフトやブラウザ上のサービスを利用して誰でも気軽に印影画像を手に入れられます。作成出来る印鑑の種類も豊富で、氏名印から丸印、角印、「契約書在中」などのスタンプまで自在に作ることが出来ます。また、PDFで使えるもの、ワードやエクセルで使えるものなど、自分の使用環境に合わせた画像データを作成することも可能です。このように気軽に作成出来る電子印鑑は、偽造のリスクが高いため、電子サインや電子署名のようには法的効力を持ちません。主に簡単な日常業務において認印として使うにとどめ、正式な契約などでは使用しないようにしましょう。
電子サイン、電子署名、電子印鑑の違いについて解説
電子サインと電子署名、電子印鑑の違いとして、もっとも重要なのは法的効力の有無です。電子サインおよび電子署名は、電子署名法に基づいた法的有効性が認められているものです。一方電子印鑑にはそのような法的効力はありません。とはいえ電子印鑑は簡単な認印やスタンプとして使えるため、文書作成の効率化にはとても役立ちます。このように電子サインと電子署名、電子印鑑は法的効力の有無に従いそれぞれ使用される場面が違うので、使う際は十分気をつけましょう。
また、導入する際の費用にも違いがあります。電子サイン機能を含めた電子契約システムを提供するサービスは、クラウド型のものが一般的で、月額費用に加えて契約書一件につき送信料やその他オプション代がかかります。無料のお試し期間を設けているサービスも多いので、自社の事業にとって必要な機能を慎重に見極めてサービスを選びましょう。また、電子署名は印影を作成する専用のソフト購入に加え、印影データそのものを購入する場合もあります。一方電子印鑑は無料でも作成出来るため、必要なものを気軽に手に入れることが出来ます。予算の範囲内でぜひ自分たちの業務にふさわしいものを見つけ、導入してください。
契約を電子化して効率化とコスト削減を実現しよう!
いかがでしたでしょうか。電子契約は必ずしも当人がその場にいないと契約出来ないというものではありません。ペーパーレス化に加えてリモートワーク化が進む現在において、電子サイン、電子署名、電子印鑑の需要は今後ますます高まると予想されます。ぜひこの機会に導入を考えてみてはいかがでしょうか。業務の効率化とコスト削減にきっと役立つことでしょう。
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