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【出荷管理の担当者必見!】PDFelement 6 Proを活用した事例をご紹介

【出荷管理の担当者必見!】PDFelement 6 Proを活用した事例をご紹介!

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出荷管理の業務とはどういうもの

出荷をするには、それまでにいろいろな書類を作成しなければいけません。 出荷でやるべき作業には、受注から出荷までには、受注確定をしてから出荷の指示書などが必要になってきます。出荷指示書では、いつどの商品を出荷するかなど、書かれた指示書になります。出荷する相手先の企業名または個人名・出荷する相手先の住所・出荷日・出荷する商品やその他の付属品などが最低限必要になります。

指示書を作成するに当たり、紙ベースで行っていると、無駄な作業が間に入ってしまいます。この空き時間をなくすためにも指示書や出荷時に納品書や受領書・領収書を作成するのに電子書類として作成できれば、受注から出荷までをスムーズに行うことが出来ます。

各部署で作成した書類を別の部署で見てから確認をするときでも、電子書類で見ることが出来きれば、パソコンなどで書類を開いてから確認をすることが出来ます。確認をするだけの書類や追記をしたりする書類などがありますので、書類ごと参照するだけの書類にしたり、書き込みが出来るような書類にしたり、誰が作成したものなのかなどの設定が出来れば、わかりやすくて、間違った書き込みなどもなくなります。そういった機能を持ったソフトと言えばpdf編集ソフトです。


出荷管理の業務の注意点

出荷作業を行うときの注意点としては、出荷を行ううえで、指示し通りに出荷準備が行わなければいけません。そのためには出荷のための納品書や、取引先に送る領収書などを作成してから出荷時に間違いがないようにしなければいけません。

そのときに変更できる書類と変更できない書類を、切り分けておかなければいけません。そのためにPDFelement 6 Proで電子署名やパスワード設定してから編集できる人や参照できる人を限定することも重要です。社内の個人情報の管理に、出荷時の書類の不備をなくすためには重要なことです。そのセキュリティ面と、管理面で貢献してくれるのがPDFelement 6 Proです。


PDFelement 6 Proを使った出荷管理の書類作成

このように、出荷作業では、「指示書」・「納品書」・「領収書」と大きく分けてこれだけの書類を取り扱うことになります。

指示書の場合は、受注を受けた部署から受注に関する詳細な情報が受け渡されるもので、編集したりする必要はありません。この書類に関しては常時だけして確認できればいいので、編集できないように保護された書類でOKです。指示書にしたがって、出荷準備を行いますが、納品書と領収書に関してはテンプレートを作っておく必要があります。これは、別途作成しておいたフォーマットを利用して編集することが出来ます。

読み込んだ納品書のフォーマットに必要な箇所にテキストで日時や相手の住所名前・商品名を入力していくことが出来ます。作成をした後に、PDFelement 6 Proで印刷をすることも出来ます。最終的に作成が完了したときには出荷業務の管理者が電子署名をしてから、変更が出来なくすることが出来ます。電子署名を入れることで、編集機能を無効にしてから、あとは参照するだけか印刷をするだけになります。この時点で、出荷での書類の作成が完了したということになります。

受け取る指示書には電子署名がされていて、参照のみを行うことで間違った指示が出されることを防ぐことも出来ます。同じように出荷業務で作業完了として、電子署名が荒れた書類は出荷を行ってもかまわないという、最後の出荷作業へ移行することが出来ます。

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編集者 カテゴリ: ビジネス活用
作成日: Dec 29,2017 14:16 pm / 更新日: May 14,2018 15:25 pm

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