テレワーク中にチーム力を向上させるツール6選

テレワークは、東京オリンピックの開催に向けて、まず政府が推進の音頭を取りましたが、その後の新型コロナウィルスの流行を受けて急速に広まりました。テレワークを導入した企業はその多くのメリットを享受し、コロナ渦が落ち着きを見せた今でも、そのままテレワークを続けているところが多くあります。

　しかしながら、テレワークで業務を行うと、チーム力を効果的に発揮することが中々難しくなります。以下では、テレワーク中の課題と、それを改善するのに役立つツールを紹介します。

目次：

1. Part1:テレワークの課題
2. Part2:テレワーク中チーム力を向上させるツール6選
• ①Chatwork
• ②Zoom
• ③Google カレンダー
• ④Google Drive
• ⑤PDFelement
• ⑥たくのむ

Part1:テレワークの課題

以下の課題が解決されれば、チームワーク力が発揮でき、業務効率化につながります。

①コミュニケーション（チャット）

電話は作業が中断され、メールは定型の挨拶文が必要など、簡易な情報共有には不向きな面もありましたが、チャットツールは、利用者のタイミングで確認ができ、メールのような定型文も不要です。

②コミュニケーション（TV会議）

対面しているのと同じように会話ができるのがテレビ会議ツールで、遠隔地同士でもミーティングを可能にしてくれます。

③スケジュール管理とスケジュールの公開

誰がいつ何をしているのか、離れていても確認することが可能です。

④タスク管理

進捗状況の共有が簡単になり、誰がどこまでやったのかを共有しながら、同じプロジェクトに複数人で取り組むことも可能です。

⑤ファイルの共有とセキュリティ管理

電話は作業が中断され、メールは定型の挨拶文が必要など、簡易な情報共有には不向きな面もありましたが、チャットツールは、利用者のタイミングで確認ができ、メールのような定型文も不要です。

⑥共通ソフトの利用と一括管理

チームで共通のソフトを用いて仕事が共有化でき、管理者が一括管理することで管理の手間が省けます。

⑦オンライン飲み会

オンラインランチやオンライン飲み会を開催して、チーム内の親睦が深まります。

Part2:テレワーク中チーム力を向上させるツール6選

前で述べた課題を解決できるテレワーク中チーム力を向上させるツール８選を紹介します。

①Chatwork

主にビジネスを目的として開発されたチャットツールで以下の特徴があります。

• ・PC版もスマホ版もある
• ・無料でも使えるが、広告が表示される
• ・１対１のチャットだけでなく、複数人でのチャットも可能
• ・音声・ビデオ通話もできる
• ・タスク管理機能もある

②Zoom

Zoomは他のオンライン会議システムと比較して以下のようなメリットがあります。

• ・通信量が低いので、接続が安定する
• ・同時接続人数が多く、あらゆる規模のチームミーティングに使える
• ・参加者はアカウントの登録が不要で、簡単に接続できる
• ・スマホ・タブレットからも利用でき、場所を選ばない
• ・録画機能があるので、ログを残せる
• ・無料のプランでも、1対1は無制限、多人数でのグループミーティングも40分まで利用できる

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③Google カレンダー

Googleアカウントを持っていれば誰でも利用できる「Gmail」や「Googleドキュメント」などと同様にさまざまなデバイスから無料で使用することができ、以下の機能があります。

• ・スケジュール登録・確認
• ・他の人とスケジュールを共有
• ・ファイルを添付

デメリットとして公開設定を間違えるとスケジュールが露呈するという点があります。

④Google Drive

写真や文章、音楽、動画など、さまざまなデータを保管、共有できるツールで以下の特徴があります。

• ・Googleアカウントがあれば、15GBの保存容量が無料で使える
• ・スマートフォン、タブレット、パソコンとどの端末からでもインターネット環境があればアクセスでき、いつでもファイルを閲覧、編集できる
• ・リンクを知っている人はファイルのダウンロード、共同編集に招待できる付

難点として、Googoleドライブで使えるスプレッドシート、ドキュメントはマイクロソフトのExcel、Wordと非常に似ているけれども微妙に異なる点があります。

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⑤PDFelement

PDF作成・編集ソフトPDFelementには、以下のファイルの共有方式があり、これを利用すればファイルのメール送信などの手間が省けます。

また、PDFelementチーム版にはライセンス管理ツールがあり、チーム版複数ライセンスを購入すると、管理者アカウントが設定でき、管理者がライセンスの発行・管理をすることができます。

この管理者は、別のオーナー/メンバーをアカウントに追加および削除することや、既存のメンバーアカウントのステータスを変更することも可能で、チームでのソフト管理に有効です。

⑥たくのむ

オンライン飲み会サービスで、以下の特徴があります。

• ・アプリのダウンロードがいらない
• ・時間の設定ができるが時間無制限での利用も可能
• ・時間制限を設定していると、終了10分前に全員の画面でアラートが表示される
• ・無料で最大6人のビデオ通話が可能
• ・Snap Cameraを使えば、カメラエフェクトによる加工・演出などにも対応

難点としては、映像の画質や声の音質があまり良くない、セキュリティに不安がある等が上げられます。

まとめ

テレワーク業務でも、チーム力を効果的に発揮できるツールを紹介しました。コロナ禍が沈静化しても、テレワークの流れはとどまりそうもありません。これらのツールを駆使して、チーム力を向上させましょう！